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L'IT è un innegabile proiettile d'argento per il successo della sostenibilità

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Fatto: la sostenibilità non è più un'iniziativa periferica "bello da avere", nel mondo aziendale. Secondo un recente sondaggio di AIIM, il 49 % dei CEO cita la sostenibilità tra le prime tre iniziative. Lo considerano una priorità per migliorare la reputazione aziendale, il morale dei dipendenti e l'efficienza. E, naturalmente, per ridurre i costi.

Tra la pletora di potenziali progetti di sostenibilità, uno spicca come particolarmente interessante: il miglioramento del flusso di lavoro e della gestione dei documenti . Questa vittoria rapida, ma molto grande, può spesso creare un precedente per il progresso che porta al successo con sforzi più duri e complicati lungo la strada. Ad esempio, il 84 % delle aziende che hanno abbandonato la carta ha ottenuto il ROI completo in meno di 18 mesi. Pensa ai documenti come alla tua iniziativa fondamentale per la sostenibilità.

La quantità di rifiuti inerente ai processi cartacei è piuttosto orribile:

  • 45 % della carta stampata negli uffici viene buttata via entro la fine della giornata
  • 30 % dei lavori di stampa non viene mai prelevato dall'utente
  • In generale, le inefficienze del flusso di lavoro dei documenti costano ai dipendenti il 20 % della produttività complessiva

D'altra parte, passare senza carta può far risparmiare milioni, o addirittura decine di milioni, in costi immediati. L'azienda manifatturiera Owens Corning ha realizzato $ 30 milioni di dollari solo in risparmi di archiviazione fisica dopo aver abbandonato la carta. ( Per ulteriori informazioni sull'impatto della carta, dai un'occhiata a questa infografica . )

Nonostante questi numeri convincenti, le aziende hanno tardato ad adottare i documenti come priorità per la sostenibilità. 65 % delle aziende sta ancora firmando su carta e più della metà sta ancora attraversando il ciclo incessante stampa-segno-scansione. 20 % segnala addirittura che il consumo di carta sta effettivamente aumentando... rapidamente!

PERCHÉ?!

Ci sono due ragioni principali per cui le aziende non stanno mostrando progressi nell'eliminazione della carta:

  1. Mancanza di priorità e buy-in da parte del management
  2. Il difficile cambiamento culturale necessario per il successo

Questi due problemi probabilmente ti sembrano abbastanza familiari: si presentano come ostacoli a molte iniziative chiave per i dipartimenti IT. Questo è il motivo per cui in Nitro incoraggiamo i professionisti IT a concentrarsi sui documenti come parte dei tuoi sforzi di sostenibilità. È un'opportunità per fare un passo avanti e guidare un'iniziativa business-critical (ricordate quei numeri che ho citato prima?) e mostrare come il vostro team può avere un impatto diretto sui profitti.

Quindi, ecco i passaggi che devi intraprendere per superare le barriere al successo e ottenere un ufficio senza carta:

  1. Trova uno sponsor esecutivo – e intendo EXECUTIVE. Se non il CEO, allora sicuramente il C-qualcosa. Ottieni il loro impegno per essere il volto della tua iniziativa e per renderla parte della loro narrativa quando parli con colleghi e dipendenti.
  2. Procurati gli strumenti necessari per supportare i flussi di lavoro senza carta. Nel mondo odierno di enormi quantità di tecnologia, sarai felice di sapere che quando si tratta di flusso di lavoro documentale, PUOI avere tutto in un unico strumento, quindi non accontentarti di ciò di cui tu e i tuoi dipendenti avete bisogno. Invece, prenditi il tempo necessario per trovare lo strumento che ha le funzionalità desiderate, strutture flessibili di licenza e conformità, il prezzo giusto E il supporto per completare il tutto. Per maggiori informazioni sulla valutazione di questi strumenti, leggi questo post .
  3. Sviluppa un piano di comunicazione e formazione interna per educare e attrezzare i tuoi colleghi dipendenti per il successo senza carta. NON dovresti presumere che cambieranno i loro modi solo perché invii un'e-mail. Fornisci flussi di lavoro chiari e senza carta per tutte le attività pertinenti, applica e rafforza, il tutto con l'aiuto del tuo sponsor esecutivo e del resto della gestione!

La tua attività è senza carta? Contattaci su Twitter o Facebook per raccontarcelo!

Vuoi aiuto per eliminare la carta? Parlaci di una prova gestita di Nitro per la tua squadra.

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