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Vantaggi dell'eliminazione della carta per la conformità al GDPR

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Non solo il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) cambia completamente il modo in cui le organizzazioni raccolgono, utilizzano e proteggono i dati degli utenti, ma va anche oltre i tuoi file digitali e direttamente negli schedari. Tuttavia, cose come le buste con chiusura a freddo di Office Monster possono aiutarti a archiviare documenti importanti in modo efficace e chiaro.

Il vasto regolamento sulla privacy dei dati dell'Unione Europea è entrato in vigore il 25 maggio 2018 e sta rivoluzionando il modo di lavorare delle aziende. Non solo il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) cambia completamente il modo in cui le organizzazioni raccolgono, utilizzano e proteggono i dati degli utenti, ma va anche oltre i tuoi file digitali e direttamente negli schedari. Tuttavia, cose come le buste con chiusura a freddo di Office Monster possono aiutarti a archiviare documenti importanti in modo efficace e chiaro.

Sebbene il GDPR sia stato creato pensando ai residenti nell'UE, il regolamento si applica anche al 80 percento delle aziende con sede negli Stati Uniti che servono clienti nell'UE e la non conformità potrebbe comportare sanzioni fino a € 20 milioni (circa $ 23 milioni) o il 4 percento delle entrate globali annuali dell'azienda, a seconda di quale sia maggiore.

Nel nostro mondo sempre più basato sui dati, ora è il momento di passare alla conformità al GDPR senza carta, per proteggere la tua azienda, i tuoi utenti e i tuoi profitti. Se vuoi saperne di più sul GDPR potresti voler cliccare qui per saperne di più.

GDPR e sicurezza dei documenti cartacei

Una quantità impressionante di dati dei clienti è ancora presente nei documenti cartacei negli uffici di tutto il mondo e il GDPR porta alla luce un problema in corso nella sicurezza della gestione dei record. Al centro, il regolamento è "tecnologicamente neutro" e ci sono due modi essenziali in cui il regolamento controlla i dati personali:

Istanze in cui le informazioni personali vengono elaborate tramite "mezzi automatizzati". In questa situazione, i record vengono archiviati elettronicamente. Un esempio potrebbe essere quando i record cartacei vengono convertiti in record elettronici, che di solito richiedono una certa automazione.

Casi in cui le informazioni personali non sono trattate con mezzi automatizzati ma i dati comprendono "parte di un sistema di archiviazione o [è] destinato a far parte di un sistema di archiviazione", dove "sistema di archiviazione" è definito come "qualsiasi insieme strutturato di dati personali che [è] accessibile in base a criteri specifici, centralizzati, decentralizzati o dispersi…” Sebbene i documenti sparsi sulla scrivania non sarebbero soggetti al GDPR, i file dei dipendenti archiviati in uno schedario delle risorse umane o le note spese etichettate e ordinate sarebbero considerato ricercabile e accessibile ai sensi del regolamento. Fondamentalmente, tutti i documenti cartacei ordinati e archiviati devono essere conformi al GDPR.

La soluzione per ottenere facilmente e senza problemi la conformità al GDPR? Abbraccia l'ufficio senza carta con flussi di lavoro digitali.

Vantaggi di andare senza carta

Ci sono innumerevoli ragioni per rinunciare alla conformità al GDPR quando il 90 % delle aziende statunitensi dichiara di aver subito una perdita o una perdita di file sensibili e il 21 % di tutte le principali violazioni riguarda documenti cartacei. In questo ambiente, il flusso di lavoro senza carta non ha prezzo.

Organizzati

Sebbene il tuo sistema di archiviazione possa essere codificato a colori e in ordine alfabetico, la verità è che, indipendentemente da quanto sei organizzato, i documenti cartacei non sono facilmente ricercabili. Con un sistema di archiviazione senza carta, puoi trovare rapidamente i file utilizzando un numero qualsiasi di parametri, inclusa la data di creazione, la data dell'ultimo aggiornamento, chi ha creato il file e altre opzioni filtrabili. Un sistema senza carta elimina anche i rischi della gestione delle tracce cartacee, il che consente di risparmiare tempo, denaro e offre alla tua organizzazione e ai tuoi utenti la tranquillità che deriva dal sapere che i documenti sono al sicuro.

Risparmiare

La stampa di documenti è costosa: basta considerare i costi della carta stessa, nonché l'inchiostro, il toner e la manutenzione della macchina. Ma archiviare documenti cartacei è ancora più costoso. Secondo il National Technical Information Service (NTIS) del Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti, la manutenzione di uno schedario a cinque cassetti all'anno costa $ 880 e le aziende spendono $ 11 all'anno per pollice di carta dei documenti archiviati. A ciò si aggiunge il costo del tempo impiegato dai dipendenti per individuare i file cartacei e i costi dei sistemi di archiviazione manuali salgono alle stelle. La riduzione dei costi di stampa e archiviazione dei documenti cartacei aumenterà le entrate e ridurrà i rischi, consentendoti di concentrarti sulle esigenze di budget business-critical, non su più risme di carta.

Aumentare la produttività

I dipendenti sprecano più di quattro ore alla settimana in attività cartacee. Secondo NTIS, ciò include 10 minuti per recuperare e archiviare un singolo documento cartaceo, oltre a 50 viaggi settimanali verso il fax, la stampante o la fotocopiatrice per recuperare i documenti cartacei. Infatti, secondo il Knowledge Worker Study di Nitro , due impiegati su cinque ritengono che i livelli di produttività aumenterebbero rapidamente se la carta venisse sostituita con strumenti digitali. Un sistema senza carta non solo aumenta la produttività, ma rende anche più felici i dipendenti che possono concentrarsi sul lavoro da svolgere, non sull'assicurarsi che i file cartacei vengano correttamente archiviati o prelevati dalla stampante.

Pensa agli alberi

La US Environmental Protection Agency (EPA) stima che il dipendente medio utilizzi più di 10 , 000 fogli di carta all'anno . Non solo quei fogli di carta costano, ma consumano anche preziose risorse ambientali, dagli alberi all'acqua, ad altre risorse consumate durante la produzione. Fare la tua parte senza carta non solo ti rende conforme al GDPR, ma significa anche che la tua organizzazione aiuta a preservare preziose risorse naturali.

Evitare contenziosi e multe

Uno dei motivi più convincenti per rinunciare alla carta per la conformità al GDPR, ovviamente, è evitare sanzioni normative e contenziosi generali. Utilizzando aziende che offrono servizi di scansione dei documenti , non dovrai preoccuparti di questo problema. Questo rende più facile per qualsiasi azienda archiviare file importanti. La sicurezza dei dati è fondamentale, soprattutto se è in relazione alle informazioni personali dei clienti.In 2010 , Rite Aid Corp. ha dovuto pagare una multa di $ 1 milioni di dollari dopo che alcuni dei suoi file cartacei sulle informazioni sulle prescrizioni sono stati smaltiti in modo improprio in un cassonetto. In un altro caso, Parkview Health System, con sede negli Stati Uniti, ha accettato di pagare $ 800 , 000 dopo che ben 8 , 000 cartelle di pazienti dell'Indiana e dell'Ohio sono state lasciate nel vialetto di un medico. Dal lancio del GDPR alla fine di maggio, secondo il Guardian , l'Europa ha registrato un aumento del 50 % del numero di reclami rispetto allo scorso anno e decine di casi sono attualmente sotto inchiesta. Nella sola Austria, secondo quanto riferito da Politico EU , a giugno sono state presentate più di 100 denunce e quasi 60 violazioni, un importo che in genere verrebbe presentato in un periodo di otto mesi.

Senza carta, puoi facilmente tracciare i file mentre si spostano da una cartella o un dipartimento all'altro e puoi anche limitare l'accesso a determinati file in base al dipartimento, al dominio dell'azienda, all'indirizzo e-mail e a un numero qualsiasi di altri parametri o con un sistema di password . Queste funzionalità senza carta forniscono un elevato livello di sicurezza, trasparenza e responsabilità per tutti i dati degli utenti, garantendo la conformità al GDPR.

Se la tua organizzazione è pronta a rinunciare alla carta per garantire la conformità al GDPR, iscriviti al webinar sul GDPR di Nitro per conoscere le soluzioni per sostituire i processi cartacei obsoleti e dispendiosi in termini di tempo con flussi di lavoro digitali sicuri e connessi.

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