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I documenti sono più sicuri grazie ai miglioramenti della sicurezza della firma digitale

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Per consentire ai nostri clienti di affrontare al meglio queste sfide, abbiamo integrato in Nitro Pro 12 una serie di funzionalità di firma digitale nuove e migliorate. Questi aggiornamenti renderanno più facile per gli utenti firmare documenti in modo sicuro, proteggere le informazioni all'interno e verificare automaticamente da dove provengono i documenti firmati.

Sebbene lo scambio di documenti in formato digitale sia la norma nelle organizzazioni di tutto il mondo, farlo in modo sicuro che protegga l'integrità dei file e delle informazioni al suo interno continua a presentare sfide per aziende di ogni tipo.

Per consentire ai nostri clienti di affrontare al meglio queste sfide, abbiamo integrato in Nitro Pro una serie di funzionalità di firma digitale nuove e migliorate 12 . Questi aggiornamenti renderanno più facile per gli utenti firmare documenti in modo sicuro, proteggere le informazioni all'interno e verificare automaticamente da dove provengono i documenti firmati.

Perché utilizzare le firme digitali?

Le firme digitali sono un sottoinsieme delle firme elettroniche e forniscono agli utenti un modo rapido, potente e sicuro per firmare i documenti. Sono ideali per settori altamente regolamentati e flussi di lavoro documentali in quanto dimostrano l'autenticità e l'integrità di un documento verificando l'identità del firmatario, la data e l'ora in cui un documento è stato firmato e se un documento è stato modificato o manomesso dopo la firma. In sostanza, una firma digitale blocca un documento, quindi qualsiasi modifica apportata dopo l'applicazione della firma invaliderebbe la firma e avviserebbe gli utenti di tali modifiche.

Per firmare digitalmente un documento, gli utenti devono disporre di certificati digitali. I certificati digitali sono come passaporti elettronici che consentono a una persona o un'organizzazione di scambiare informazioni digitali in modo sicuro utilizzando PKI (Public Key Infrastructure). I certificati digitali possono essere ottenuti dalle autorità di certificazione (CA) che sono agenzie fidate, un po' come gli uffici passaporti.

Le grandi organizzazioni o gli enti governativi possono avere le proprie CA o possono utilizzare fornitori di certificati di 3 terze parti affidabili che acquistano i loro certificati da fornitori affidabili.

Sicurezza della firma digitale presso Nitro

In Nitro Pro 12 abbiamo ottimizzato il processo di convalida delle firme digitali (tramite Chain of Trust), ottenendo flussi di lavoro più rapidi. Nitro Pro 12 introduce anche algoritmi di firma digitale più avanzati, consentendo autorizzazioni di firma digitale più complesse, come la possibilità di impostare blocchi su campi modulo diversi destinati a firmatari diversi utilizzando la nostra funzione Certifica.

Catena di fiducia

Una delle nuove funzionalità di firma digitale in Nitro Pro 12 è Chain of Trust . Le organizzazioni possono utilizzare la funzione Catena di fiducia per automatizzare il processo di verifica se una firma digitale proviene da un contatto fidato. La disponibilità di Chain of Trust elimina la necessità per gli utenti di verificare e approvare manualmente ogni documento firmato mentre arriva, risparmiando tempo, riducendo il margine di errore e aumentando la produttività complessiva.

Funzione di certificazione di Nitro

Nitro Pro 12 offre anche una funzione di Certificazione notevolmente migliorata, che non solo dimostra l'autenticità e l'integrità di un documento (simile alle firme digitali), ma consente anche ai proprietari di documenti di assegnare insiemi separati di autorizzazioni a utenti diversi sullo stesso documento. Tali autorizzazioni includono: commenti, compilazione di campi modulo, stampa, estrazione di pagine, copia del contenuto e firma. Il proprietario del documento può anche scegliere se consentire a utenti specifici di eseguire queste azioni dopo che il documento è stato certificato; in caso contrario, il documento verrebbe bloccato e tutte le modifiche sarebbero limitate.

Alcuni dei vantaggi degli strumenti di firma digitale di livello aziendale di Nitro:

  • I certificati legati alle firme digitali non possono essere copiati o condivisi facilmente, quindi sono più sicuri delle tradizionali firme a penna e inchiostro.
  • Chain of Trust elimina la necessità di approvare manualmente i documenti firmati, consentendo una migliore produttività, efficienza e precisione.
  • Gli utenti possono applicare diverse impostazioni di sicurezza per diversi destinatari dello stesso documento. Ad esempio, il proprietario del documento può concedere i privilegi di modifica e stampa a un utente, mentre un altro utente è limitato ai soli privilegi di visualizzazione.
  • Elimina la necessità di stampare e firmare, anche per i flussi di lavoro più sensibili e attenti alla sicurezza, risparmiando molto sui costi di stampa.

Casi d'uso comuni

Un consulente finanziario sta preparando i documenti da far firmare a un cliente, ma i file richiedono anche la firma del suo collega. Il consulente applica la sua firma digitale al documento per segnalarne il completamento, quindi utilizza la funzione di certificazione di Nitro per assegnare al collega il permesso di firmare digitalmente il documento, limitando tutte le altre funzionalità. Quindi aggiunge un'altra autorizzazione per consentire al suo cliente di firmare e stampare il documento. Le due parti firmano e restituiscono il documento al promotore finanziario, che poi invia una versione finale firmata e certificata al cliente. Questa versione certificata finale non ha autorizzazioni aggiuntive assegnate, quindi il documento è bloccato per evitare modifiche future.

Un consulente di ingegneria sta presentando un progetto definitivo al project manager per il suo cliente, un'azienda manifatturiera globale. L'ingegnere appone la sua firma digitale al file di progetto, segnalando che è stato finalizzato, e invia il documento. Poiché l'ingegnere è uno dei contatti fidati dell'azienda manifatturiera, Chain of Trust verifica automaticamente la firma quando il project manager apre il file di progettazione e l'azienda manifatturiera può procedere con sicurezza con i passaggi successivi sapendo che il progetto è stato firmato dall'appropriato festa. Se il consulente non fosse stato un contatto di fiducia dell'azienda, o se qualcuno diverso dal consulente avesse tentato di firmare e presentare l'atto, la firma sarebbe stata rifiutata.

Un analista della qualità esamina i documenti, come i manuali dell'utente, alcune volte alla settimana e generalmente lavorano su una sequenza temporale prestabilita. Una volta che un pezzo di documentazione è finalizzato, deve essere bloccato, con data e ora verificate. Un professionista del controllo qualità può utilizzare Nitro Pro 12 per firmare digitalmente questi documenti per dimostrare che sono stati approvati in tempo e dalle parti corrette. Tale processo può migliorare significativamente la responsabilità e l'efficienza in qualsiasi organizzazione con un team di controllo qualità.

Nitro Pro 12 è disponibile come parte della nuova Nitro Productivity Suite . Visita GoNitro.com/Pricing per informazioni su prezzi e imballaggio.