Signatures électroniques et signatures numériques

Lorsqu'ils décrivent les processus d'entreprise, de nombreuses personnes ont tendance à utiliser les mots "électronique" et "numérique" de manière interchangeable. Mais quelle est la grande différence entre les signatures numériques et les signatures électroniques? Ne sont-elles pas identiques ? La réponse courte est "non", mais la réponse plus longue est un peu plus nuancée.

Alors que les entreprises transforment de plus en plus leurs solutions logicielles d'entreprise pour s'adapter à la main-d'œuvre moderne et aux environnements virtuels, il est essentiel de comprendre en quoi les signatures électroniques et numériques diffèrent. La compréhension des définitions des signatures électroniques et numériques permettra à votre équipe technologique d'évaluer les options de logiciels de gestion de documents et de déterminer celle qui convient le mieux à votre organisation.

De par leur conception, les deux types de signatures offrent à votre entreprise un meilleur retour sur investissement. Gagnez du temps en recherchant les signatures des employés et des clients. Gardez un œil sur les documents numériques pour garantir des processus plus fluides, une meilleure conformité et une réduction des erreurs. Utilisez les signatures numériques ou électroniques pour réduire les coûts du papier et des fournitures d'impression.

Bien que les signatures numériques soient un sous-ensemble des signatures électroniques, elles présentent quelques différences essentielles :

• Il peut s'agir d'une image de signature, d'une empreinte digitale, d'un clic, d'un processus, d'un symbole ou d'un processus.
• L'objectif principal d'une signature électronique est de vérifier un document.
• Ne comprend pas de certificat numérique
• Légalement contraignante si toutes les parties consentent à la signature électronique
• Le document n'est pas nécessairement sécurisé
• Toutes les signatures électroniques ne sont pas signées numériquement

• La signature est essentiellement une empreinte digitale électronique soutenue par une certification numérique pour le cryptage.
• L'objectif principal d'une signature numérique est de vérifier l'identité du signataire.
• La signature numérique authentifie le document
• Juridiquement contraignante

Contactez Nitro pour en savoir plus sur la façon dont nos outils de productivité dotés de capacités de signature numérique et électronique peuvent transformer les processus de travail de votre organisation.

En termes simples, les signatures électroniques - ou eSignatures - sont des images de signature, des symboles, des empreintes digitales, des clics, des sons verbaux ou des processus qui vérifient un document à la place d'une signature à l'encre humide ou manuscrite. Une signature électronique peut être aussi simple que de cliquer sur une case ou de taper son nom dans un formulaire à remplir, tout en acceptant de signer le document. Une fois signé par toutes les parties, un accord signé électroniquement est juridiquement contraignant. Contrairement à une signature numérique, les signatures électroniques ne sont généralement pas autorisées par une certification numérique. Si cela facilite l'utilisation des signatures électroniques, cela peut aussi signifier qu'elles sont moins sûres qu'une signature numérique.

De nombreuses entreprises utilisent les signatures électroniques dans les contrats et les accords. Par exemple, votre entreprise peut demander à ses clients de signer électroniquement des demandes de prêt et d'autres contrats financiers. Votre équipe de vente peut signer des contrats avec des clients potentiels à l'aide de signatures électroniques, et votre service des ressources humaines peut permettre aux nouveaux employés de remplir des documents à l'aide de signatures électroniques.

La signature numérique fait partie de la catégorie des signatures électroniques, mais avec quelques différences essentielles. Les signatures numériques s'appuient sur des algorithmes et le cryptage pour signer et vérifier l'authenticité d'un document.

Alors que l'objectif d'une signature électronique est simplement de vérifier un document, une signature numérique sécurise également le document grâce à des dispositifs de sécurité supplémentaires qui protègent le document. Comme la signature électronique, la signature numérique est également juridiquement contraignante et plus facilement traçable grâce à son certificat de vérification numérique.

Étant donné qu'une signature numérique utilise un certificat numérique qui authentifie l'identité du signataire, ce type de signature est un bon outil de sécurité pour les données sensibles, telles que les dossiers financiers, les documents réglementés par l'HIPAA et d'autres documents ou contrats confidentiels.

Dans le cas de la signature électronique par rapport à la signature numérique, la grande question est de savoir quelle est la solution la plus sûre et la plus efficace : Quelle est la méthode la plus sûre, la plus efficace, la plus fiable et la plus facile à utiliser pour faciliter la conclusion de contrats importants ou pour créer des flux de travail plus souples pour vos employés et vos clients ? Voici ce qu'il faut savoir sur les problèmes de sécurité liés à chaque méthode de signature :

Si les signatures électroniques peuvent être sûres, vous devez vérifier que la plate-forme logicielle que vous utilisez met la sécurité au premier plan. Les capacités de signature électronique de Nitro s'appuient sur des contrôles de sécurité rigoureux et une infrastructure sécurisée avec une sécurité des données de pointe. Non seulement nous appliquons les normes de conformité les plus récentes, mais nous faisons également appel chaque année à des auditeurs tiers indépendants pour tester nos contrôles. En fait, Nitro maintient le rapport AICPA SOC2 de type 2 sur les contrôles relatifs à la sécurité, à la disponibilité, à la confidentialité et à la protection de la vie privée, ainsi qu'une évaluation de la conformité à la sécurité HIPAA des contrôles internes afin d'offrir à votre entreprise des options de signature sûres et sécurisées.

Les signatures numériques font partie des signatures électroniques et les méthodes avancées de cryptage et de décryptage rendent ce type de signature exceptionnellement sûr. Les signatures numériques reposent sur des clés publiques et privées qui permettent de garantir l'authenticité et l'origine du contenu, c'est-à-dire que les deux signataires d'un document sont bien ceux qu'ils prétendent être. Un certificat numérique permet de valider la signature du document.

Bien que les signatures électroniques et les signatures numériques soient largement utilisées aujourd'hui, les normes actuelles relatives à la mise en œuvre de toutes les signatures électroniques sont étonnamment dépassées. La réflexion sur la légalité et les réglementations provient en grande partie des orientations fédérales et nationales, qui ont toutes deux été publiées il y a plus de vingt ans.

Par exemple, en 2000, la loi américaine sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (Electronic Signatures in Global and National Commerce - ESIGN) a été adoptée avec les stipulations suivantes pour les signatures électroniques :

• Intention de signature : les signatures électroniques ne sont valables que si les deux parties ont l'intention de signer le document.
• Consentement électronique : Les deux parties doivent accepter de faire des affaires en utilisant des signatures électroniques. Notez que lorsque vous traitez avec des consommateurs, vous devez également leur fournir des informations sur le consentement des consommateurs et vous assurer qu'ils acceptent d'utiliser des enregistrements électroniques tout au long de la transaction.
• Vérification : Votre entreprise devra confirmer que vous liez la signature électronique à un document spécifique.
• Conservation des documents : Il doit être possible de stocker et de reproduire le document ou le contrat signé électroniquement afin que toutes les parties aient accès à une copie.

Bien que beaucoup de choses aient changé depuis 2000, les principes de la loi ESIGN sont toujours valables. Plus récemment, le Sénat américain a introduit la loi ESIGN Modernization Act of 2020 en décembre 2020. Cette nouvelle législation vise à abroger certaines exigences en matière de signature électronique, telles que la nécessité pour les consommateurs de démontrer leur capacité à accéder à l'information par voie électronique afin de donner leur consentement à l'enregistrement électronique.

En vertu de la loi fédérale ESIGN, les signatures électroniques et numériques sont juridiquement contraignantes lorsque le droit fédéral américain s'applique. Dans les cas où la loi ESIGN ne s'applique pas, c'est souvent la loi UETA qui s'applique. Introduite en 1999, la loi sur l'uniformisation des transactions électroniques (Uniform Electronic Transaction Act, ou UETA) reprend pour l'essentiel les termes de la loi ESIGN.

Les deux lois stipulent que les signatures électroniques sont équivalentes à une signature manuscrite lorsque les deux parties consentent à procéder à un document électronique. Washington, D.C., les îles Vierges américaines et 47 États ont adopté des réglementations UETA.

Bien que les signatures électroniques deviennent la norme de facto pour faire des affaires - en particulier en raison de la crise COVID-19 - il existe des situations où les signatures numériques ou électroniques ne sont toujours pas autorisées. Dans ces cas, une signature humide est nécessaire. Une signature humide, ou à l'encre humide, est apposée chaque fois que vous signez un document physiquement à la main au moyen d'un stylo ou d'un tampon.

Les documents relatifs aux fiducies et aux testaments, aux prestations d'assurance, aux rappels de produits, aux divorces et aux procédures judiciaires, aux scénarios de garde et d'adoption, ainsi qu'au transport de matières dangereuses, requièrent encore généralement des signatures humides en personne.

Nitro Sign vous permet, à vous et à vos employés, de débloquer des flux de travail de signature électronique efficaces partout, à partir de n'importe quel appareil. La solution de signature et d'envoi illimités de personne à personne est dotée de fonctions puissantes, connectées et conviviales telles que les pistes d'audit, la signature en bloc et les modèles personnalisés qui s'intègrent de manière transparente aux outils existants tels que Microsoft Word, SharePoint et Google Drive.