Conseils pour personnaliser et envoyer votre contrat de planification d’événements

Vous êtes à la recherche d’un contrat de planification d’événements à utiliser avec des clients pour votre entreprise? Si c’est le cas, ne cherchez pas plus loin. Nous avons un modèle de contrat de planificateur d’événements qui peut être personnalisé pour répondre aux besoins de votre entreprise de planification d’événements.

Considérations importantes pour votre contrat de planification d’événements

Ci-dessous, nous allons couvrir:

• Détails importants à inclure dans votre contrat de planification d’événements
• Clauses à envisager d’ajouter
• Erreurs à éviter
• Liens vers des ressources supplémentaires
• Comment faire signer votre contrat

Détails importants à inclure dans votre contrat de planification d’événements

Que vous planifiez une fête privée intime ou un grand gala public, le diable est dans les détails. Il en va de même pour le contrat qui couvre vos services en tant que planificateur d’événements. La planification d’événements est une forme d’art complexe qui exige que votre client vous transmette une vision globale sur laquelle vous vous appuyez et que vous donnez vie. Avoir un contrat clair et concis en place est le meilleur moyen de vous protéger, vous et votre client, en cas de litige survenant à tout moment.

Lors de la création de votre contrat de planificateur d’événements, assurez-vous d’inclure les détails suivants :

• Coordonnées des deux parties
• Date et heure de l’événement, y compris une heure de fin
• Une description détaillée de l’événement
• Description des tâches et responsabilités du planificateur d’événements
• Ventilation des coûts et des frais
• Montant de l’acompte dû au moment de la signature du contrat
• Pénalités d’annulation
• Choix de la juridiction

Clauses à envisager d’ajouter

En plus des conditions et clauses de base de votre contrat de planification d’événements, vous devrez peut-être également ajouter des clauses spécifiques pour vous protéger et protéger votre client, telles que:

• Responsabilité en cas de blessures. Il s’agit d’une clause qui indique clairement qui sera responsable en cas de blessure à une partie, un invité ou un travail avant ou pendant l’événement.
• Droits de photographie et de publicité.  Si vous souhaitez pouvoir utiliser des photos prises de la configuration ou de l’événement lui-même pour faire de la publicité pour votre entreprise, vous devez indiquer clairement que vous avez ce droit dans votre contrat.
• Date limite du contrat. Pour vous assurer que votre contrat est signé en temps opportun, ajoutez une clause qui indique combien de temps le client a pour retourner le contrat signé. Vous pouvez utiliser Nitro Sign pour faire signer rapidement et facilement n’importe lequel de vos contrats ou documents importants !

Erreurs à éviter

Votre contrat de planification d’événements est destiné à vous protéger, vous et votre client, contre des litiges juridiques coûteux et chronophages. Pour vous assurer que votre contrat fonctionne comme prévu, assurez-vous d’éviter de faire les erreurs suivantes lors de la personnalisation de votre contrat :

• Manque de détails concernant les tâches du planificateur. Fournissez autant de détails que possible sur ce dont le planificateur d’événements est responsable et n’est pas responsable avant et pendant l’événement. Lorsque des détails manquent, des différends surviennent souvent.
• Ne pas faire face aux coûts supplémentaires. Une certaine flexibilité est nécessaire lors de la planification d’un budget pour tout événement. Assurez-vous de couvrir les situations qui peuvent entraîner des coûts supplémentaires, tels qu’une augmentation significative des prix des fournisseurs, des frais de salle imprévus et des frais qui seront encourus si l’événement dépasse l’heure de fin convenue.
• Permettre l’annulation tardive. Les événements peuvent être annulés à tout moment pour une grande variété de raisons; Cependant, le planificateur d’événements peut déjà avoir engagé des dépenses au moment de l’annulation. Dans cet esprit, assurez-vous de choisir les dates d’annulation appropriées.
• Défaut d’autoriser les modifications. N’autorisez pas les modifications verbales. Permettre aux deux parties de modifier les détails du contrat est courant; Cependant, toute modification doit être faite par écrit et acceptée par les deux parties.
• Y compris les conditions déraisonnables. Évitez les conditions déraisonnables dans votre contrat, telles que des frais de résiliation excessifs, car cela pourrait entraîner la nullité du contrat par un juge.

Liens vers des ressources supplémentaires

• Négociation de contrats de planification d’événements : meilleures pratiques et erreurs les plus courantes
• Conseils pour clarifier la rédaction des contrats
• 6 clauses à inclure dans votre contrat de planification d’événements

Comment faire signer votre contrat

La bonne exécution de tout contrat est cruciale pour s’assurer que les conditions convenues dans le contrat résisteront devant les tribunaux en cas de litige. Dans le monde numérique d’aujourd’hui, la possibilité de faire signer votre contrat électroniquement est impérative. Une fois que vous avez personnalisé votre contrat de planification d’événements pour refléter l’accord conclu entre vous et votre client, l’envoyer à votre client pour une signature est facile et rapide avec Nitro. Commencez votre essai gratuit de Nitro dès aujourd’hui.