Conseils pour personnaliser et utiliser les contrats de photographie d’événements

Le succès de votre entreprise de photographie exige que vous vous assuriez que vous avez une compréhension claire de chaque mission que vous acceptez et que vous êtes payé pour votre travail. Vous pouvez éliminer le risque de ne pas comprendre la portée d’un travail et vous assurer que les conditions de paiement sont claires en utilisant un modèle de contrat de photographie d’événement.

Voici ce que nous allons couvrir ci-dessous:

• Clauses contractuelles de photographie événementielle
• Avertissements concernant le glissement de l’étendue de la tâche
• Apporter des modifications aux contrats
• Ressources utiles

Comme pour tout contrat, il y a des pièces standard qui doivent être incluses. Lorsque vous utilisez un modèle de contrat de photographie d’événement, vous verrez les clauses suivantes incluses qui permettent une personnalisation complète avec les informations sur lesquelles vous et votre client êtes d’accord.

• Parties au contrat
• Détails de l’événement (date, lieu)
• Détails de l’heure (début et fin)
• Type d’événement (occasionnel et formel/informel)
• Thème (s’il y a lieu)
• Emplacements supplémentaires (pour les photos)
• Frais (descriptif)
• Consultation préalable à l’événement (le cas échéant)
• Politique d’annulation (avec accord de remboursement/dépôt)
• Identifier les « parties importantes » pendant l’événement
• Heure de planification (début et ajout à la planification)
• Règles du lieu (que le photographe doit respecter)
• Avis de droit d’auteur
• Afficher l’avis
• Libération du modèle
• Limites de responsabilité
• Clause de changement/amendement
• Différends
• Divisibilité et renonciation
• Juridiction
• Cessibilité des droits (successeurs/ayants droit)

Ce sont les clauses typiques que l’on aurait dû inclure dans tous les contrats de photographie.

Un défi auquel un photographe est souvent confronté est d’être invité à faire des photos « impromptues » lors d’un événement qui ne sont pas incluses dans leurs contrats. Il existe des moyens de gérer ce problème, notamment :

• Addenda contractuels — vous pouvez utiliser un addenda contractuel pour conseiller un client avant un événement de modules complémentaires qui pourraient être mis à disposition pendant l’événement moyennant des frais spécifiques. Le client serait alors avisé lors de l’événement s’il demandait un ajout qu’il était couvert dans l’addenda au contrat et il devrait accepter verbalement l’ajout. Immédiatement après la fin de l’événement, il serait sage de demander au client de parapher tous les articles qu’il a autorisés et informés des coûts supplémentaires. Des dispositions de paiement devraient être prises.
• Feuille de service séparée - une autre option possible est d’avoir une feuille de service supplémentaire avec vous lorsque vous partez pour assister à un événement de photographie. Si le client demande des services supplémentaires lors de l’événement, cette feuille contiendra les détails ainsi que les coûts associés aux services complémentaires.

La dernière chose que vous voulez faire en tant que photographe est d’ajouter du temps à un événement et de ne pas être rémunéré pour le temps. Vous ne voulez pas non plus vous retrouver à prendre des photos pour un client qui ne faisaient pas partie du contrat initial sans obtenir un accord du client sur sa volonté de payer pour les services supplémentaires.

Il y a souvent des raisons pour lesquelles un contrat peut avoir besoin d’être modifié. Les règles du site peuvent changer, des problèmes liés aux conditions météorologiques peuvent entraîner la nécessité d’un changement ou le report de la date de l’événement. Assurez-vous d’avoir une zone dans votre modèle de contrat de photographie d’événement pour décrire comment ces types de changements peuvent être gérés et quelles sont les dates limites pour changer de dates.

Les clients ont souvent tendance à penser que les photographes indépendants ne réservent qu’un seul événement par jour. Cependant, si leur événement est l’un des nombreux événements qui sont programmés dans une journée, il est important que vous leur le fassiez clairement savoir dès le départ afin qu’ils sachent que le délai ne peut pas être modifié pour tenir compte des changements dans leur horaire ou leur demande.

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