2020 'est l’année de la transformation numérique généralisée. Mais votre organisation tire-t-elle le meilleur parti de ses efforts pour passer au numérique?
Qu'est-ce que la transformation numérique ?
La transformation numérique signifiera différentes choses pour différentes organisations. Mais à la base, la transformation numérique consiste à intégrer efficacement les bons outils et technologies numériques dans tous les aspects pertinents d’une entreprise. En fin de compte, il améliore l’expérience de l’employé ou du client et élimine les inconvénients des processus analogiques.
Les enjeux d'une transformation numérique réussie pour les entreprises
La transformation numérique ne se limite pas à la dématérialisation, même si cela en fait certainement partie. Une transformation numérique complète et réussie réinvente tous les aspects des processus d’une organisation et encourage les chefs d’entreprise à se poser les questions suivantes :
- Quels sont les points noirs pour nos employés et nos clients ?
- À quel niveau perdons-nous du temps ou en efficacité ?
- Comment restructurer ces processus de travail ?
- Quels outils nous permettront d'y arriver ?
Sa principale mission est de se débarrasser des processus obsolètes et « bien ancrés », mais devenus inefficaces voire inutiles pour les employés et les clients.
Lorsqu'il est bien conçu, il peut faciliter le travail et le rendre plus agréable pour les employés, accroître l'efficacité et la productivité, offrir une meilleure expérience au client et conférer à votre entreprise un avantage concurrentiel.
Mais trop souvent, cela ne fonctionne pas comme une entreprise l’espérait. Certaines recherches révèlent que moins de 30% des efforts de transformation numérique sont considérés comme fructueux par les employés.
Alors, comment pouvez-vous vous assurer que vos projets ne relèvent pas de cette catégorie ?
Télécharger notre guide de la transformation numérique
Comment se préparer pour réussir la transformation numérique
1. Clarifier votre vision
Vous ne devriez jamais commencer par acheter une nouvelle technologie. Commencez plutôt par avoir une vision et formuler des questions-clés. Quels sont les problèmes que vous voulez résoudre ? Quel impact attendez-vous que la transformation numérique ait sur vos workflows ? Comment allez-vous quantifier et mesurer votre réussite ?
2. Définir vos objectifs
Soyez le plus précis possible. Cela vous permettra non seulement d'identifier exactement les points que vous souhaitez améliorer, mais aussi d'évaluer le succès de vos efforts par la suite. Voici quelques exemples :
« Réduire le gaspillage de papier » devient « Réduire le gaspillage de papier, en particulier les formulaires signés du service RH et les demandes de remboursement du service finances ».
« Améliorer les conditions de travail à distance » revient à « Améliorer les conditions de travail à distance en facilitant la collaboration sur les documents avec l'avancement du flux de travail en temps réel. »
3. Identifier les outils et les personnes qui vous aideront à y parvenir
Il y a des entreprises pour lesquelles certaines étapes de la transformation numérique nécessitent de faire appel à des consultants ou même de créer des postes et des services. Toutefois, la transformation numérique commence souvent avec des outils simples et faciles à mettre en œuvre, qui répondent à vos obstacles les plus courants.
Lorsque vous recherchez des outils numériques, il convient de garder quelques éléments à l'esprit :
- Cherchez une solution rapide à prendre en main. Optez pour un produit accessible et ergonomique si vous souhaitez une adoption générale.
- Les solutions tout-en-un. La surcharge d'applications est un obstacle à la réussite d'une transformation numérique, alors essayez d'utiliser des produits qui répondent à plusieurs problèmes à la fois.
4. Ne pas improviser le déploiement : créer une stratégie de gestion du changement
Tout vétéran de l'informatique sait que la plupart des gens n'aiment pas le changement - du moins au début. Chez Nitro, nous avons constaté qu'une stratégie de gestion du changement est presque aussi importante que l'outil lui-même pour une transformation numérique réussie.
La gestion du changement vous aide à présenter de nouveaux outils aux employés, et ce avec légèreté pour mieux obtenir leur adhésion. Elle facilite également le travail du service informatique en privilégiant des stratégies de déploiement réalisables. L'approche de la gestion du changement varie d'une entreprise à l'autre, mais celle-ci doit toujours tenir compte de ces principes de base :
- Encouragez l'adhésion des utilisateurs. Expliquez-leur les raisons de ce changement, dites-leur que la solution résout des problèmes et qu'au bout du compte, elle simplifiera la vie des employés.
- Même si vous pensez que vos employés n’ont pas besoin de la formation, fournissez-la. Il est systématiquement associé à une plus grande adoption de votre nouvel outil par les utilisateurs.
- Déployez le produit de manière stratégique. Il n'est pas toujours judicieux d'imposer une nouvelle technologie simultanément à l'ensemble de votre personnel. Commencer par certains services spécifiques peut vous aider à améliorer vos processus d'intégration et de formation. Vous apprendrez à reconnaître certaines difficultés récurrentes et gagnerez en efficacité au fur et à mesure que vous étendrez le déploiement au reste de l'organisation.
5. Suivre l'adoption des utilisateurs et les indicateurs de réussite
Les rapports d'utilisation vous permettent d'évaluer la réussite de vos efforts de transformation numérique. Ils vous apportent des informations qui vous permettent d'identifier vos points faibles et de vous concentrer sur l'amélioration de ces aspects spécifiques. Par exemple, si vous découvrez qu'un certain service n'a pas adopté votre démarche et continue d'avoir des taux d'impression élevés, vous saurez à qui adresser votre prochain argumentaire et votre prochaine séance de formation.
Les produits numériques qui vous permettent de suivre facilement ces indicateurs facilitent considérablement cet aspect de la transformation numérique et augmentent ses chances de réussite.
Prêt à entamer votre parcours de transformation numérique ?Voir comment Nitro peut vous aider
