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Gestion documentaire et durabilité en entreprise

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Le concept de développement durable, ou du « passage au vert », ne date pas d’hier. Certes, nous vivons aujourd’hui dans le monde des voitures électriques et des maisons à panneaux solaires, mais cette transformation ne s’est pas faite du jour au lendemain, et il faut encore plus de temps pour qu’elle s’impose dans le monde professionnel.

En fin de compte, l’énergie renouvelable existe sous plusieurs formes. Toutes permettent aux propriétaires de maisons et d’entreprises d’utiliser des sources d’électricité écologiquement durables qui réduisent les émissions de CO2, et peuvent même contribuer à la lutte contre le changement climatique.

En outre, l'énergie solaire et l'énergie éolienne sont des choix intéressants dans les régions où l'on produit beaucoup d'énergie renouvelable. Cette énergie est produite par des parcs solaires et éoliens, puis envoyée au réseau. L'énergie est acheminée par des lignes électriques jusqu'à votre foyer ou votre entreprise, ce qui vous évite d'avoir à investir dans des panneaux solaires coûteux.

En faisant une recherche en ligne, vous pouvez trouver des offres d’énergie renouvelable à des tarifs souvent inférieurs à ceux des énergies fossiles, par exemple avec un fournisseur comme TriEagle Energy.

Surtout, de plus en plus d'organisations prêtent définitivement attention à la durabilité. En fait, la durabilité des entreprises est devenue partie intégrante de la stratégie commerciale du 21 e siècle.

Par ailleurs, sur un marché mondial très concurrentiel, le fait d'avoir une excellente réputation en matière de développement durable peut être un facteur de différenciation essentiel, en particulier auprès des millennials, une classe d'âge dont le pouvoir d'achat et l'influence sont en plein boom.

Selon une étude réalisée en 2014 par McKinsey & Company, 49 % des PDG placent le développement durable parmi les 3 premières priorités de leur entreprise, 13 % la citant comme leur principale initiative.

Les raisons pour lesquelles les entreprises s'intéressent au développement durable ont évolué au cours des dernières années, la réduction des coûts étant un facteur essentiel en 2012, mais il existe désormais une volonté d'intégrer pleinement le développement durable aux objectifs et aux valeurs de l'entreprise.

D'un point de vue commercial, le thème plus large de la durabilité est généralement guidé par deux initiatives principales : la réduction de la consommation d'énergie et la réduction des déchets créés, qui sont toutes deux directement affectées par la façon dont les processus de gestion des documents d'une organisation.

Pourquoi la question des documents figure-t-elle au cœur de cette problématique ?

Simple et simple, les employés transforment encore des copies numériques de documents en papier physique en les envoyant à l'imprimante, et cela se produit fréquemment. En fait, 33 % des travailleurs du savoir utilisent une imprimante, un scanner ou une photocopieuse 10 ou plus par jour.

Pour avoir une idée de ce que cela signifie en termes de déchets générés et d'énergie dépensée, voici quelques informations surprenantes :

  • Il faut 24 arbres, 2 . 2 K livres de déchets solides et 19 K gallons d'eau pour fabriquer 1 tonnes de papier
  • Chaque jour, 45 % du papier imprimé dans les bureaux finit à la poubelle.
  • Les employés génèrent près de 700 g de déchets de papier par jour (1 kg dans les institutions financières).
  • Les copieurs et les imprimantes sont les équipements Office qui consomment le plus d'énergie et continuent de consommer de l'énergie lorsqu'ils sont en veille et en mode veille

Pis encore, 30 % des tâches d’impression ne sont jamais récupérées par l’utilisateur.

Comment y remédier ?

Éliminer le papier - ou au moins créer une stratégie pour le réduire de manière significative. Une tâche ardue, sans aucun doute, mais elle doit être entreprise si votre organisation est sérieuse au sujet de la durabilité.

Faites-en une partie intégrante de la culture d'entreprise. Impliquez les équipes RH et RSE. Lancez un concours entre les services pour savoir qui génère le moins de papier ou qui peut concevoir la meilleure stratégie pour en réduire son utilisation. Rendre la chose amusante et partager son impact contribuera à assurer un beau succès à ces efforts.

Donnez aux employés l'occasion de changer leurs habitudes. Le plus souvent, les employés impriment des documents parce qu'ils n'ont pas les bons outils pour travailler numériquement. En effet, dans les entreprises de plus de 100 employés, 74 % des collaborateurs n'ont pas accès à un éditeur de PDF et se rabattent souvent sur l'impression parce qu'ils sont limités dans la façon dont ils peuvent travailler avec le document sur leur ordinateur.

En équipant les employés d’outils numériques qui leur permettent de créer, d’éditer et de collaborer sur un ordinateur ou un appareil mobile, on peut remplacer efficacement le papier dans les workflows documentaires – une étape essentielle pour éliminer complètement le papier.

Vous vous inquiétez du coût d'une telle solution ? Faisons une rapide comparaison :

Coût journalier d'impression par employé et par jour :

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D'autre part,Nitro Pro(qui dispose de tous les Tool dont vous auriez besoin pour remplacer le papier dans vos flux de travail de documents) commence à 159 $ par licences. Les avantages de la dématérialisation et de l'adoption d'une solution de productivité documentaire intelligente et efficace sont évidents. Cela donnera un coup de fouet aux initiatives de développement durable de votre entreprise, avec l'avantage de créer des économies de coûts.

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