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Gestion documentaire et durabilité en entreprise

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Le concept de développement durable, ou du « passage au vert », ne date pas d’hier. Certes, nous vivons aujourd’hui dans le monde des voitures électriques et des maisons à panneaux solaires, mais cette transformation ne s’est pas faite du jour au lendemain, et il faut encore plus de temps pour qu’elle s’impose dans le monde professionnel.

En fin de compte, l’énergie renouvelable existe sous plusieurs formes. Toutes permettent aux propriétaires de maisons et d’entreprises d’utiliser des sources d’électricité écologiquement durables qui réduisent les émissions de CO2, et peuvent même contribuer à la lutte contre le changement climatique.

En outre, l'énergie solaire et l'énergie éolienne sont des choix intéressants dans les régions où l'on produit beaucoup d'énergie renouvelable. Cette énergie est produite par des parcs solaires et éoliens, puis envoyée au réseau. L'énergie est acheminée par des lignes électriques jusqu'à votre foyer ou votre entreprise, ce qui vous évite d'avoir à investir dans des panneaux solaires coûteux.

En faisant une recherche en ligne, vous pouvez trouver des offres d’énergie renouvelable à des tarifs souvent inférieurs à ceux des énergies fossiles, par exemple avec un fournisseur comme TriEagle Energy.

Above all, more and more organizations are definitely paying attention to sustainability. In fact, corporate sustainability has emerged as an integral part of 21st-century business strategy.

Par ailleurs, sur un marché mondial très concurrentiel, le fait d'avoir une excellente réputation en matière de développement durable peut être un facteur de différenciation essentiel, en particulier auprès des millennials, une classe d'âge dont le pouvoir d'achat et l'influence sont en plein boom.

Selon une étude réalisée en 2014 par McKinsey & Company, 49 % des PDG placent le développement durable parmi les 3 premières priorités de leur entreprise, 13 % la citant comme leur principale initiative.

Les raisons pour lesquelles les entreprises s'intéressent au développement durable ont évolué au cours des dernières années, la réduction des coûts étant un facteur essentiel en 2012, mais il existe désormais une volonté d'intégrer pleinement le développement durable aux objectifs et aux valeurs de l'entreprise.

From a business perspective, the broader topic of sustainability is commonly driven by two core initiatives: reducing energy use and reducing waste created, both of which are directly impacted by the way an organization’s document management processes.

Pourquoi la question des documents figure-t-elle au cœur de cette problématique ?

Plain and simple, employees are still turning digital copies of documents into physical paper by sending them to the printer-and it’s happening frequently. In fact, 33% of knowledge workers use a printer, scanner, or copier 10 or more times each day.

For some perspective on what this means in terms of waste generated and energy spent, here are a few startling tidbits:

  • It takes 24 trees, 2.2K lbs of solid waste and 19K gallons of water to make 1 ton of paper
  • Chaque jour, 45 % du papier imprimé dans les bureaux finit à la poubelle.
  • Les employés génèrent près de 700 g de déchets de papier par jour (1 kg dans les institutions financières).
  • Copiers and printers are the top energy-consuming office equipment and continue to burn energy when on standby and in sleep mode

Pis encore, 30 % des tâches d’impression ne sont jamais récupérées par l’utilisateur.

Comment y remédier ?

Eliminate paper-or at least create a strategy to significantly reduce it. A daunting task, no doubt, but it must be undertaken if your organization is serious about sustainability.

Faites-en une partie intégrante de la culture d'entreprise. Impliquez les équipes RH et RSE. Lancez un concours entre les services pour savoir qui génère le moins de papier ou qui peut concevoir la meilleure stratégie pour en réduire son utilisation. Rendre la chose amusante et partager son impact contribuera à assurer un beau succès à ces efforts.

Donnez aux employés l'occasion de changer leurs habitudes. Le plus souvent, les employés impriment des documents parce qu'ils n'ont pas les bons outils pour travailler numériquement. En effet, dans les entreprises de plus de 100 employés, 74 % des collaborateurs n'ont pas accès à un éditeur de PDF et se rabattent souvent sur l'impression parce qu'ils sont limités dans la façon dont ils peuvent travailler avec le document sur leur ordinateur.

En équipant les employés d’outils numériques qui leur permettent de créer, d’éditer et de collaborer sur un ordinateur ou un appareil mobile, on peut remplacer efficacement le papier dans les workflows documentaires – une étape essentielle pour éliminer complètement le papier.

Worried about the cost of such a solution? Let’s make a quick comparison:

Daily cost of printing per employee per day:

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On the other hand, Nitro Pro (which has all the tools you’d need to replace paper in your document workflows) starts at $159 per license. It’s clear to see the advantages of going paperless and adopting a smart, effective document productivity solution. Doing so will kick start your company’s sustainability initiatives, with the bonus of creating cost efficiencies.

Découvrez les avantages de Nitro, et lisez ce que certains de nos 600 000 clients professionnels disent de nous.

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