Avant la pandémie, de nombreux établissements d’enseignement se contentaient de voir leur personnel et leurs enseignants évaluer l’efficacité opérationnelle selon un modèle linéaire d’évolution technologique. En réalité, dès lors que le lieu de travail physique des enseignants a cessé d’être l’objet d’attention principal, il est devenu plus facile de s’occuper des processus établis qui entravaient le fonctionnement de ces établissements.
Qu’est-ce qui a changé avec la Covid ?
Nous savons tous que de nombreuses organisations ont fortement œuvré en faveur de l’espace de travail virtuel et des technologies de collaboration et de partage de l’information. Au plus fort de la pandémie, les établissements d’enseignement n’avaient pas d’autre choix pour maintenir les cours et les interactions entre étudiants et professeurs.
En revanche, nous n’avons qu’une vue partielle de la vitesse du changement appliqué aux processus et aux technologies qui ont modifié en interne la façon dont les institutions favorisent la productivité du personnel enseignant, et plus particulièrement de la façon dont cette amélioration est mesurée :
1. En premier lieu, la façon dont les étudiants interagissent avec le corps enseignant avant et après leur admission, mais aussi tout au long de leur cursus d’étudiant, a fortement évolué.
2. Alors qu’ils passaient au processus numériques, les enseignants ont dû modifier leur pratiques, en particulier en ce qui concerne la conformité des contenus et la transversalité des apprentissages.
3. Enfin, l’essai de la campagne sur les dons et la collecte de fonds des anciens élèves a été difficile pour les universités tout au long de Covid, et en tant que tel, l’ensemble du processus d’interaction du personnel avec les anciens élèves pour la gestion et la gouvernance des fonds a évolué numériquement.
En définitive, les établissements attendent des fournisseurs qu’ils les aident à simplifier les processus internes, à améliorer l’expérience des étudiants et à accroître la rentabilité du personnel et du corps enseignant tout en réduisant les coûts. À l’heure actuelle, la transformation numérique est un véritable défi. En effet, une étude de McKinsey indique que seuls 16 % des entreprises ont déclaré avoir réussi à en évaluer les résultats, ce qui signifie que les établissements scolaires doivent se concentrer sur des domaines où il est possible d’apporter facilement des améliorations mesurables.
Identifier les points d’inefficacité
Dans les établissements d’enseignement, les cycles de vie des documents sont inefficaces et coûteux. Qu’ils relèvent de la provenance des documents ou de leur création sous divers formats (G Suite, MS Office et PDF), qu’ils concernent les cycles interminables d’impression, de modification, de photocopie, de recherche et souvent de recréation, la plupart des processus restent désespérément manuels.
N'oublions pas non plus la manière dont les documents sont stockés (souvent décentralisés), archivés et dupliqués à des fins de collaboration - ce qui entraîne la circulation d'innombrables copies des mêmes documents au sein de l'organisation, avec des répercussions sur le courrier électronique, les plates-formes de messagerie d'entreprise, la conservation des données et la gouvernance.
Enfin, lorsque vous avez des flux de travail qui nécessitent que les documents soient examinés, postés et exécutés par deux parties ou plus - à l’intérieur ou à l’extérieur de l’institution - l’ensemble du cycle de vie des documents est encore aggravé par un degré élevé de complexité, de temps et de coûts intégrés évidents à gérer.
Prioriser la simplicité dans la productivité documentaire
Il existe deux façons d’envisager l’amélioration de la productivité de votre gestion documentaire. (1) Commencez au niveau de l’utilisateur et du processus/des outils qui les affectent et, à partir de là, identifiez les domaines à améliorer. La deuxième possibilité est (2) de commencer au niveau du flux de travail organisationnel et de descendre au niveau de l’utilisateur. Si le but immédiat est de rendre les étudiants et les enseignants plus efficaces, alors il est toujours préférable de commencer par les choses les plus simples (voir le schéma ci-dessous).
Se concentrer sur des moyens accessibles de créer, de modifier et de partager des documents est un bon point de départ. Ensuite, il faut se pencher sur ces activités manuelles intensives qui entravent la productivité individuelle. Par ex., les dossiers d’accueil des étudiants, les formulaires de commande, les accusés de réception des politiques RH, qui ne requièrent qu’une simple signature, peuvent être un fardeau à la fois pour l’émetteur et le destinataire si elles sont faites manuellement.
La plateforme de productivité Nitro répond à toutes les situations évoquées ci-dessus, ceci grâce à une simple licence groupée pour les étudiants et à une gestion centralisée pour les enseignants. La plateforme facilite également la deuxième étape importante dans l’adoption du numérique pour les documents, c’est-à-dire comprendre, évaluer et signaler ce qui se passe.
Nitro Analytics offre un aperçu très utile de l’activité réelle, des tendances et des économies qui découlent directement de l’utilisation du logiciel. En fait, 68 % des entreprises du Fortune 500 font confiance aux analyses de Nitro. L’outil vous permet de répondre à des questions telles que « Combien de papier avons-nous utilisé aujourd’hui ? » ou « Quelle a été la vitesse de ce processus de signature électronique ? » Il est essentiel de peaufiner vos arguments et de démontrer le ROI que permet l’utilisation de la plateforme. Mais il ne faut pas en rester là.
Lorsque vous êtes prêt pour passer à des processus documentaires organisationnels plus importants, vous devez savoir que les workflows interfonctionnels nécessiteront probablement une automatisation et une intégration à des solutions spécifiques. Nitro s’intègre à des outils comme Microsoft Power Automate grâce à son partenariat avec Microsoft et exploite ses propres API.
Conçu pour l’éducation
Alors que dans le secteur, de nombreux fournisseurs font augmenter les coûts et incitent à prendre des licences inutilement, Nitro a adopté une politique de soutien des instituts universitaires de premier cycle, des universités, des facultés de droit et de médecine, des écoles de commerce et des services de conseil pédagogique. Un récent numéro de EdWeek Market Brief, mentionnant le financement des cursus technologiques, a mis en évidence que, même si les investissements dans les abonnements aux solutions technologiques ont considérablement augmenté ces 12 derniers mois aux États-Unis, un tiers des établissements aura recours à des fonds fédéraux d’urgence pour appuyer cet investissement et que, dans ce contexte, un octroi de licences prudent est donc essentiel.
Nous avons récemment lancé un programme de distribution mondial pour le secteur de l'éducation sur trois continents et nous avons quelques partenaires spécifiques qui se concentrent sur les besoins de l'éducation, notamment SoftwareONE™. Nous avons développé un modèle de licence spécialement conçu pour les étudiants, les enseignants et le personnel, à un prix abordable pour les institutions.
