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Passer à un modèle de travail hybride ? 4 Considérations clés pour les DSI

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Le modèle de travail hybride offre de nombreux avantages tant pour les employeurs que pour les employés. Cependant, ces environnements ne sont pas sans défis.

Au cours des 16 derniers mois, le télétravail était devenu la norme. Pendant un moment, le retour au bureau semblait impossible. Mais à mesure que le monde commence à se rouvrir et que davantage d’employés se font vacciner, de plus en plus d’entreprises adoptent une approche hybride du travail.

According to Gartner’s recent report, they predict that up to 48% of the workforce will remain in remote work or hybrid model situations where many employees are working remotely at least some of the time. And a significant number of employees have reported feeling more productive in a hybrid working environment.

Sachant que la plupart des entreprises passeront à ce modèle de travail d’ici la fin de 2021 et probablement bien au-delà, nous ne pouvons ignorer que celui-ci présente ses défis et ses enjeux propres pour les DSI.

Gartner présente les 4 défis du travail hybride

Le modèle de travail hybride offre de nombreux avantages tant pour les employeurs que pour les employés, notamment des économies sur les locaux, tout en maintenant un certain niveau de contact personnel. Toutefois, ce type d’environnement de travail ne va pas sans difficultés.

Les DSI seront confrontés à quelques obstacles face à cette nouvelle façon de travailler, à savoir :

  • Pas assez d’outils de productivité, de partage de documents et de collaboration pour rendre le télétravail possible
  • Obstacles logistiques créés par les réunions en présentiel ou à distance, ou une solution hybride
  • Normalisation des outils et des processus numériques dans tous les locaux de l’entreprise et les bureaux à domicile

4 principaux domaines à aborder lors de la mise en place d’un environnement de travail hybride

Le rapport de Gartner suggère aux directeurs des systèmes d’information de commencer à se préparer à ce style de travail en abordant ces quatre thèmes clés :

1. workflows

Avant la pandémie, la plupart des bureaux étaient conçus en espace ouvert afin d’améliorer la communication et la collaboration entre les équipes. Bien que cette configuration puisse changer dans notre nouveau monde du travail, Gartner nous rappelle que les entreprises doivent toujours favoriser la collaboration et l’innovation, qui découlent généralement du dialogue entre les employés.

Afin de garantir des workflows agiles et des environnements propices à la collaboration dans un modèle de travail hybride, les directeurs des systèmes d’information doivent :

  • Identifier les tâches, les processus et les activités qui nécessitent un dialogue et une discussion, en prenant comme référence l’expérience en présentiel avant la pandémie.
  • Identifiez les tâches et les processus que les employés ont pu poursuivre avec succès tout en travaillant à domicile, que cela concerne la formation ou le partage des connaissances.
  • Tirer les leçons de cette expérience et mettre les processus et les outils qui l’ont rendue possible à la disposition de toute l’entreprise.
  • Évaluez ce qui n’a pas bien fonctionné dans le télétravail (c’est-à-dire le partage des connaissances et le brainstorming en personne) afin de faciliter la tâche des employés à distance.

2. Les besoins psychologiques de votre équipe

Alors que le télétravail présente certainement ses avantages, il peut aussi donner aux employés un sentiment d’isolement. Le manque de contact social et de réunions en présentiel peut être problématique. Alors, comment trouver le bon équilibre pour que vos employés soient heureux et motivés ? Voici les solutions proposées dans l’étude de Gartner :

  • Identifiez de quelle façon vos employés maintiennent les liens sociaux et professionnels avec leurs collègues.
  • Work with your team to create a “connection or contact strategy” that provides a balance of virtual and in-person engagement.
  • Mettez au point et testez une variété d’approches pour promouvoir l’interaction virtuelle entre les employés, qu’il s’agisse de sessions en ligne libres ou d’activités sociales virtuelles.
  • Diversifiez les activités en créant des opportunités de participation intéressantes et variées. Des activités sociales virtuelles tous les mois virent rapidement à l’ennui. Offrez de réelles opportunités de collaboration grâce à des systèmes de parrainage, de mentorat et un développement professionnel en équipe.

3. Utilisation de l’espace de travail

With more organizations adopting the hybrid work style, the office isn’t what it used to be. Maybe only a small percentage of employees have to work on-site all the time, meaning a company may not need to lease as much office space. Or perhaps the office has become primarily a place for meetings and events. In this new hybrid working environment, it’s important to give the office workspace a value that differentiates it from the home office.

Gartner préconise les actions suivantes :

  • Envisagez de faire du bureau un espace dédié aux formations, au développement professionnel, aux réunions d’équipe importantes, aux conférences TED ou aux activités sociales.
  • Aménagez des espaces de collaboration dédiés à la fois aux grandes et aux petites équipes.
  • Créez des espaces communs ouverts et sûrs pour la vie sociale.
  • Mettez en place un environnement de bureaux nomades qui permet à tout membre de l’équipe d’utiliser facilement les locaux de l’entreprise en cas de besoin.
  • Pensez aux employés qui sont en télétravail partiel. Préparez des ensembles de meubles et d’outils de bureau qu’ils peuvent utiliser chez eux, et indiquez les éléments essentiels pour leur espace de travail à distance.

4. Integrity

Assurer l’intégrité des données, de la sécurité et même des connexions internet est un défi majeur. Si vos employés travaillent dans plusieurs endroits, les risques de violation des données, de rupture des communications et de la confidentialité sont plus élevés que lorsque tout le monde travaille dans le même bureau et utilise les mêmes appareils et les mêmes logiciels de communication.

Voici comment vous pouvez préserver l’intégrité des informations confidentielles de votre société et des données de vos clients :

  • Évaluez les risques dans l’espace de travail de chaque employé et déterminez les éventuelles modifications à y apporter.
  • Renforcez sans cesse les politiques de l’organisation en matière de sécurité, de confidentialité et de responsabilité.
  • Confirm employees understand that communications with clients are confidential.
  • Encourage transparency, and make sure company guidelines on business ethics are clear and easy to understand.
  • Establish back-up plans for situations where remote workers lose lines of communication due to power outages or internet service issues.

The better CIOs can prepare their organizations for hybrid work, the more nimble their enterprises will be. Learn more Gartner insights to stay up to date on the latest enterprise-critical digital transformation initiatives for CIOs and IT leaders.

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