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Passer à un modèle de travail hybride ? 4 Considérations clés pour les DSI

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Le modèle de travail hybride offre de nombreux avantages tant pour les employeurs que pour les employés. Cependant, ces environnements ne sont pas sans défis.

Au cours des 16 derniers mois, le télétravail était devenu la norme. Pendant un moment, le retour au bureau semblait impossible. Mais à mesure que le monde commence à se rouvrir et que davantage d’employés se font vacciner, de plus en plus d’entreprises adoptent une approche hybride du travail.

Selon le récent rapport de Gartner, ils prévoient que jusqu'à 48 % de la main-d'œuvre restera dans des situations de travail à distance ou de modèles hybrides où de nombreux employés travaillent à distance au moins une partie du temps. Et un nombre important d'employés ont déclaré se sentir plus productifs dans un environnement de travail hybride.

Sachant que la plupart des entreprises passeront à ce modèle de travail d’ici la fin de 2021 et probablement bien au-delà, nous ne pouvons ignorer que celui-ci présente ses défis et ses enjeux propres pour les DSI.

Gartner présente les 4 défis du travail hybride

Le modèle de travail hybride offre de nombreux avantages tant pour les employeurs que pour les employés, notamment des économies sur les locaux, tout en maintenant un certain niveau de contact personnel. Toutefois, ce type d’environnement de travail ne va pas sans difficultés.

Les DSI seront confrontés à quelques obstacles face à cette nouvelle façon de travailler, à savoir :

  • Pas assez d’outils de productivité, de partage de documents et de collaboration pour rendre le télétravail possible
  • Obstacles logistiques créés par les réunions en présentiel ou à distance, ou une solution hybride
  • Normalisation des outils et des processus numériques dans tous les locaux de l’entreprise et les bureaux à domicile

4 principaux domaines à aborder lors de la mise en place d’un environnement de travail hybride

Le rapport de Gartner suggère aux directeurs des systèmes d’information de commencer à se préparer à ce style de travail en abordant ces quatre thèmes clés :

1. workflows

Avant la pandémie, la plupart des bureaux étaient conçus en espace ouvert afin d’améliorer la communication et la collaboration entre les équipes. Bien que cette configuration puisse changer dans notre nouveau monde du travail, Gartner nous rappelle que les entreprises doivent toujours favoriser la collaboration et l’innovation, qui découlent généralement du dialogue entre les employés.

Afin de garantir des workflows agiles et des environnements propices à la collaboration dans un modèle de travail hybride, les directeurs des systèmes d’information doivent :

  • Identifier les tâches, les processus et les activités qui nécessitent un dialogue et une discussion, en prenant comme référence l’expérience en présentiel avant la pandémie.
  • Identifiez les tâches et les processus que les employés ont pu poursuivre avec succès tout en travaillant à domicile, que cela concerne la formation ou le partage des connaissances.
  • Tirer les leçons de cette expérience et mettre les processus et les outils qui l’ont rendue possible à la disposition de toute l’entreprise.
  • Évaluez ce qui n’a pas bien fonctionné dans le télétravail (c’est-à-dire le partage des connaissances et le brainstorming en personne) afin de faciliter la tâche des employés à distance.

2. Les besoins psychologiques de votre équipe

Alors que le télétravail présente certainement ses avantages, il peut aussi donner aux employés un sentiment d’isolement. Le manque de contact social et de réunions en présentiel peut être problématique. Alors, comment trouver le bon équilibre pour que vos employés soient heureux et motivés ? Voici les solutions proposées dans l’étude de Gartner :

  • Identifiez de quelle façon vos employés maintiennent les liens sociaux et professionnels avec leurs collègues.
  • Travaillez avec votre équipe pour créer une « stratégie de connexion ou de contact » qui offre un équilibre entre l'engagement virtuel et en personne.
  • Mettez au point et testez une variété d’approches pour promouvoir l’interaction virtuelle entre les employés, qu’il s’agisse de sessions en ligne libres ou d’activités sociales virtuelles.
  • Diversifiez les activités en créant des opportunités de participation intéressantes et variées. Des activités sociales virtuelles tous les mois virent rapidement à l’ennui. Offrez de réelles opportunités de collaboration grâce à des systèmes de parrainage, de mentorat et un développement professionnel en équipe.

3. Utilisation de l’espace de travail

Avec de plus en plus d'organisations adoptant le style de travail hybride, le Office n'est plus ce qu'il était. Peut-être que seul un petit pourcentage d'employés doit travailler sur place en permanence, ce qui signifie qu'une entreprise peut ne pas avoir besoin de louer autant d'espace Office. Ou peut-être que le Office est devenu avant tout un lieu de réunions et d'événements. Dans ce nouvel environnement de travail hybride,il est important de donner à l'espace de travail Office une valeur qui le différencie de la maison Office.

Gartner préconise les actions suivantes :

  • Envisagez de faire du bureau un espace dédié aux formations, au développement professionnel, aux réunions d’équipe importantes, aux conférences TED ou aux activités sociales.
  • Aménagez des espaces de collaboration dédiés à la fois aux grandes et aux petites équipes.
  • Créez des espaces communs ouverts et sûrs pour la vie sociale.
  • Mettez en place un environnement de bureaux nomades qui permet à tout membre de l’équipe d’utiliser facilement les locaux de l’entreprise en cas de besoin.
  • Pensez aux employés qui sont en télétravail partiel. Préparez des ensembles de meubles et d’outils de bureau qu’ils peuvent utiliser chez eux, et indiquez les éléments essentiels pour leur espace de travail à distance.

4 . Intégrité

Assurer l’intégrité des données, de la sécurité et même des connexions internet est un défi majeur. Si vos employés travaillent dans plusieurs endroits, les risques de violation des données, de rupture des communications et de la confidentialité sont plus élevés que lorsque tout le monde travaille dans le même bureau et utilise les mêmes appareils et les mêmes logiciels de communication.

Voici comment vous pouvez préserver l’intégrité des informations confidentielles de votre société et des données de vos clients :

  • Évaluez les risques dans l’espace de travail de chaque employé et déterminez les éventuelles modifications à y apporter.
  • Renforcez sans cesse les politiques de l’organisation en matière de sécurité, de confidentialité et de responsabilité.
  • Confirmez que les employés comprennent que les communications avec les clients sont confidentielles.
  • Encouragez la transparence et assurez-vous que les directives de l'entreprise en matière d'éthique des affaires sont claires et faciles à comprendre.
  • Établissez des plans de secours pour les situations où les télétravailleurs perdent les lignes de communication en raison de pannes de courant ou d'Internet problèmes de service.

Mieux les DSI peuvent préparer leurs organisations au travail hybride, plus leurs entreprises seront agiles. En savoir plus Gartner Insights pour rester à jour sur les dernières initiatives de transformation numérique critiques pour les DSI et les responsables informatiques.

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