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Les documents sont plus sécurisés grâce aux améliorations de la sécurité des signatures électroniques

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Pour permettre à nos clients de mieux relever ces défis, nous avons intégré un certain nombre de fonctionnalités de signature numérique nouvelles et améliorées dans Nitro Pro 12 . Ces mises à jour permettront aux utilisateurs de signer plus facilement des documents en toute sécurité, de protéger les informations qu'ils contiennent et de vérifier automatiquement la provenance des documents signés.

Bien que l'échange numérique de documents soit la norme dans les organisations du monde entier, le faire d'une manière sécurisée qui protège l'intégrité des fichiers et des informations qu'ils contiennent continue de présenter des défis pour les entreprises de tous types.

Pour permettre à nos clients de mieux relever ces défis, nous avons intégré un certain nombre de fonctionnalités de signature numérique nouvelles et améliorées dans Nitro Pro 12 . Ces mises à jour permettront aux utilisateurs de signer plus facilement des documents en toute sécurité, de protéger les informations qu'ils contiennent et de vérifier automatiquement la provenance des documents signés.

Pourquoi utiliser des signatures numériques ?

Les signatures numériques sont un sous-ensemble des signatures électroniques et offrent aux utilisateurs un moyen rapide, puissant et sécurisé de signer des documents. Ils sont idéaux pour les industries et les workflows de documents hautement réglementés, car ils prouvent l'authenticité et l'intégrité d'un document en vérifiant l'identité du signataire, la date et l'heure auxquelles un document a été signé et si un document a été modifié ou falsifié après la signature. Essentiellement, une signature numérique verrouille un document, de sorte que toute modification apportée après l'application de la signature invalide la signature et alerte les utilisateurs de ces modifications.

Pour signer numériquement un document, les utilisateurs doivent disposer de certificats numériques. Les certificats numériques sont comme des passeports électroniques qui permettent à une personne ou à une organisation d'échanger des informations numériques en toute sécurité à l'aide de PKI (Public Key Infrastructure). Les certificats numériques peuvent être obtenus auprès des autorités de certification (CA) qui sont des agences de confiance, un peu comme les bureaux des passeports.

Les grandes organisations ou les entités gouvernementales peuvent avoir leurs propres autorités de certification ou peuvent utiliser des fournisseurs de certificats 3 tiers de confiance qui achètent leurs certificats auprès de fournisseurs de confiance.

Sécurité des signatures numériques chez Nitro

Dans Nitro Pro 12 , nous avons optimisé le processus de validation des signatures numériques (via la chaîne de confiance), ce qui a permis d'accélérer les workflows. Nitro Pro 12 introduit également des algorithmes de signature numérique plus avancés, permettant des autorisations de signature numérique plus complexes, telles que la possibilité de verrouiller différents champs de formulaire destinés à différents signataires à l'aide de notre fonctionnalité Certify.

Chaîne de confiance

L'une des nouvelles fonctionnalités de signature numérique de Nitro Pro 12 est la chaîne de confiance . Les organisations peuvent utiliser la fonction Chaîne de confiance pour automatiser le processus de vérification si une signature numérique provient d'un contact de confiance. La disponibilité de la chaîne de confiance élimine le besoin pour les utilisateurs de vérifier et d'approuver manuellement chaque document signé au fur et à mesure qu'ils arrivent, ce qui permet de gagner du temps, de réduire la marge d'erreur et d'augmenter la productivité globale.

Fonction de certification de Nitro

Nitro Pro 12 offre également une fonctionnalité de certification grandement améliorée, qui non seulement prouve l'authenticité et l'intégrité d'un document (similaire aux signatures numériques), mais permet également aux propriétaires de documents d'attribuer des ensembles d'autorisations distincts à différents utilisateurs sur le même document. Ces autorisations incluent : les commentaires, le remplissage des champs de formulaire, l'impression, l'extraction de page, la copie de contenu et la signature. Le propriétaire du document peut également choisir d'autoriser ou non des utilisateurs spécifiques à effectuer ces actions une fois le document certifié ; sinon, le document serait verrouillé et toutes les modifications restreintes.

Certains des avantages des outils de signature numérique de niveau entreprise de Nitro :

  • Les certificats liés aux signatures numériques ne peuvent pas être copiés ou partagés facilement, ils sont donc plus sûrs que les signatures traditionnelles au stylo et à l'encre.
  • La chaîne de confiance élimine le besoin d'approuver manuellement les documents signés, ce qui améliore la productivité, l'efficacité et la précision.
  • Les utilisateurs peuvent appliquer différents paramètres de sécurité pour différents destinataires du même document. Par exemple, le propriétaire du document peut accorder des privilèges d'édition et d'impression à un utilisateur, tandis qu'un autre utilisateur est limité aux privilèges de visualisation uniquement.
  • Éliminez le besoin d'imprimer et de signer, même pour les flux de travail les plus sensibles et les plus soucieux de la sécurité, ce qui vous permet de réaliser d'importantes économies sur les coûts d'impression.

Cas d'utilisation courants

Un conseiller financier prépare des documents à faire signer par un client, mais les dossiers nécessitent également la signature de son collègue. Le conseiller applique sa signature numérique au document pour signaler qu'il est terminé, puis utilise la fonction Certify de Nitro pour attribuer à son collègue l'autorisation de signer numériquement le document, ce qui limite toutes les autres fonctionnalités. Elle ajoute ensuite une autre autorisation pour permettre à son client de signer et d'imprimer le document. Les deux parties signent et renvoient le document au conseiller financier, qui renvoie ensuite une version finale signée et certifiée au client. Cette version finale certifiée n'a pas d'autorisations supplémentaires attribuées, de sorte que le document est verrouillé pour empêcher toute modification future.

Un consultant en ingénierie soumet une conception finale au chef de projet pour son client, une entreprise de fabrication mondiale. L'ingénieur applique sa signature numérique au dossier de conception, signalant qu'il a été finalisé, et soumet le document. Étant donné que l'ingénieur est l'un des contacts de confiance de l'entreprise de fabrication, la chaîne de confiance vérifie automatiquement la signature lorsque le chef de projet ouvre le fichier de conception, et l'entreprise de fabrication peut passer en toute confiance aux étapes suivantes en sachant que la conception a été approuvée par le responsable approprié. faire la fête. Si le consultant n'avait pas été un contact de confiance de l'entreprise, ou si quelqu'un d'autre que le consultant avait tenté de signer et de soumettre le document, la signature aurait été rejetée.

Un analyste qualité examine des documents, tels que des manuels d'utilisation, quelques fois par semaine, et ils travaillent généralement selon un calendrier défini. Une fois qu'un document est finalisé, il doit être verrouillé, la date et l'heure étant vérifiées. Un professionnel de l'AQ peut utiliser Nitro Pro 12 pour signer numériquement ces documents afin de prouver qu'ils ont été approuvés à temps et par les bonnes parties. Un tel processus peut améliorer considérablement la responsabilisation et l'efficacité de toute organisation dotée d'une équipe d'AQ.

Nitro Pro 12 est disponible dans le cadre de la nouvelle suite de productivité Nitro . Visitez GoNitro.com/Pricing pour obtenir des informations sur les prix et l'emballage.