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Cómo usar las firmas electrónicas

¿Qué es eIDAS y qué necesita saber?

Si bien las firmas electrónicas han sido una parte clave y confiable de las transacciones comerciales durante más de dos décadas, la firma electrónica no sería posible sin la seguridad y la confianza... y la regulación de las primeras. Si trabaja con clientes o colegas en los 27 países de la Unión Europea, así como en algunos estados no pertenecientes a la UE que participan en el mercado único de la unión, es probable que se haya topado o haya oído hablar de Identificación electrónica y Servicios de Confianza (eIDAS) al firmar contratos o convenios por vía electrónica.

Pero, ¿qué es exactamente eIDAS y qué necesita saber sobre él como empresa que opera en un país de la UE o trabaja con clientes o clientes que operan en la UE? La identificación electrónica y los servicios de confianza proporcionan esencialmente un conjunto común de pautas y regulaciones para transacciones electrónicas seguras entre empresas, individuos y entidades públicas a través de las fronteras de la UE. Echemos un vistazo más de cerca a cómo funciona y lo que necesita saber sobre eIDAS.

Historia y estado actual del eIDAS

Las normativas sobre identificación electrónica y servicios de confianza surgieron de una guía anterior, la Directiva 1999/93/EC, que establece objetivos para eSigning iniciativas de firma electrónica en Europa. La primera nación en adoptar firmas digitales e identificación fue Estonia en 2002, seguida de Letonia cuatro años después. Las experiencias de esos dos estados bálticos con transacciones electrónicas en realidad ayudaron a informar la creación de regulaciones eIDAS reconocidas en toda la UE hoy.

Adoptada por el Consejo de Asuntos Generales en julio 2014 , la identificación electrónica y los servicios de confianza reemplazaron todas y cada una de las directivas de firma electrónica y eliminaron las inconsistencias en las leyes de firma digital en toda Europa. eIDAS entró en pleno vigor el 1 julio de 2016 y exige el reconocimiento mutuo de las identidades electrónicas (o eID) en los países miembros de la UE y participantes del mercado único. eIDAS exige que cualquier transacción digital realizada en un estado miembro de la UE debe ser reconocida por todos los demás estados de la UE a partir del 29 de septiembre de 2018 .

Los servicios de confianza e identificación electrónica proporcionan transacciones electrónicas seguras en toda la UE, lo que garantiza que las empresas, los organismos públicos y los particulares ya no necesiten depender de reuniones en persona, correo o faxes para realizar negocios o firmar documentos.

La ley regula no solo las firmas electrónicas, sino todas las transacciones electrónicas y sus procesos de incorporación, proporcionando estándares para firmas electrónicas, certificados digitales, sellos de tiempo, sellos electrónicos y otros medios para la autenticación de transacciones electrónicas.

¿Qué es Identificación Electrónica y Servicios de Confianza (eIDAS)?

Diseñado para promover la eficacia y la eficiencia de los servicios en línea, los negocios electrónicos y el comercio electrónico en la UE, eIDAS regula la autenticación, los sellos de firma, los servicios de entrega certificada y los sellos de tiempo en todos los países miembros.

¿Qué es el nivel de garantía eIDAS?

Los servicios de confianza e identificación electrónica proporcionan tres niveles de Assurance para los protocolos de identificación que reflejan el valor legal probable de la firma electrónica: bajo, sustancial y alto. Esos niveles de Assurance se definen de la siguiente manera:

  • Low Assurance ofrece confianza limitada en la identidad del firmante y solo puede probar la propiedad de una dirección de correo electrónico.
  • La Assurance sustancial proporciona un mayor grado de confianza en la identidad declarada del firmante y requiere pruebas no solo de que el firmante posee una dirección de correo electrónico, sino también de la identidad del firmante.   
  • High Assurance proporciona un alto grado de confianza en la identidad reclamada de un firmante al no solo probar su identidad sino también demostrar que el firmante representa a una organización en particular.

Elementos clave de eIDAS

Si usted o su empresa utilizan firmas electrónicas para la verificación de identidad y transacciones electrónicas y opera en la UE, es de vital importancia que cumpla con las regulaciones de eIDAS. Eso significa asegurarse de que la plataforma de firma electrónica que está utilizando pase las calificaciones de eIDAS mediante la creación de firmas electrónicas utilizando un certificado digital comprado a un llamado "proveedor de servicios de confianza".

Reglamento de Identificación Electrónica y Servicios de Confianza (eIDAS)

Ese proveedor de servicios de confianza o Autoridad de Certificación debe cumplir una serie de normas de Identificación Electrónica y Servicios de Confianza:

  • Verificación de la identidad de la persona física a favor de la cual se emitirá el certificado. Para todos los niveles de identificación, excepto los de "baja seguridad", esto requiere que la persona esté físicamente presente.
  • Notificación a una autoridad de control de cualquier cambio en el proveedor de servicios de confianza o intención de revocar certificados.
  • Capacitación del personal en mejores prácticas para la seguridad de datos.
  • Capacidad para almacenar datos y certificados de forma segura y evitar posibles falsificaciones o robos.
  • Mantenimiento de los datos del certificado incluso después de la revocación de un certificado con fines de referencia.

¿Qué países están incluidos en la guía eIDAS?

No toda Europa está bajo la guía eIDAS. Se aplica en los siguientes países :

  • Bulgaria
  • Croacia
  • Chipre
  • República Checa
  • Dinamarca 
  • Estonia
  • Finlandia
  • Francia
  • Alemania
  • Grecia
  • Hungría
  • Islandia
  • Irlanda
  • Italia
  • Letonia
  • Lichtenstein
  • Lituania
  • Luxemburgo
  • Malta
  • Países Bajos 
  • Noruega
  • Polonia
  • Portugal
  • Rumanía
  • Eslovaquia
  • Eslovenia
  • España
  • Suecia
  • Reino Unido

¿Existen excepciones a la ley eIDAS?

Hay algunos casos en los que las firmas electrónicas no son legalmente vinculantes según las regulaciones de eIDAS. Estos incluyen lo siguiente:

  • Documentos relacionados con el derecho de familia y sucesiones, como acuerdos de separación o últimas voluntades y testamentos
  • Acciones legales o documentos que requieren notarización de autorización judicial
  • Documentos legales para asegurar una garantía de propiedad para la fianza
  • Casos en los que una ley especial prohíbe la eSigning 

Beneficios de la ley eIDAS

La ley eIDAS ha regido las transacciones electrónicas en la UE durante más de 15 años y brinda los siguientes beneficios a las empresas, las agencias públicas y las personas que realizan transacciones en línea o comparten y firman documentos electrónicos:

  • Garantiza que las transacciones electrónicas transfronterizas sean seguras y confiables
  • Proporciona transparencia y estandarización en todos los mercados de la UE
  • Establece responsabilidad en el espacio digital
  • Reduce la necesidad y el uso de papel cuando los ciudadanos se mudan a nuevos estados miembros de la UE
  • Reduce los procesos en papel para las empresas, lo que reduce los gastos generales y aumenta la rentabilidad.
  • Proporciona servicios públicos y gubernamentales más convenientes y flexibles.

Gracias a eIDAS, la UE posee un marco legal sólido para permitir que las personas, las empresas y las entidades públicas accedan de manera segura a los servicios en línea y realicen transacciones en línea . De hecho, la ley es responsable de nuestra capacidad de hacer todo, desde abrir una cuenta bancaria de forma remota hasta autenticar pagos en línea.

Retos de la ley eIDAS

Si bien un estudio reciente realizado por la Unión Europea indicó que el 90 % de los propietarios de negocios que respondieron creen que eIDAS les brinda una oportunidad para hacer crecer su negocio, las regulaciones de eIDAS no están exentas de desafíos. Tanto los ciudadanos como las organizaciones pueden no comprender qué es la confianza en las transacciones electrónicas y por qué es importante.

Si bien eIDAS está diseñado para crear confianza, establecer su importancia y regular los estándares de confianza, la ley no siempre es fácil de entender, por lo que es fundamental que las empresas, las entidades y las personas que realizan transacciones electrónicas trabajen con un documento electrónico y un socio de firma electrónica. que tenga experiencia en la ley, así como la capacidad de monitorear e implementar actualizaciones de cumplimiento. Actualmente, la cantidad de proveedores de servicios de confianza es algo limitada y muchos no cumplen con eIDAS.

La UE también se ha esforzado más recientemente para explicar mejor la importancia de eIDAS y cómo funciona a través de la campaña go.eIDAS .

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Las regulaciones de identificación electrónica y servicios de confianza pueden ser difíciles de interpretar, ya que se redactaron para evitar dar preferencia a cualquier tipo de tecnología o proceso de validación para documentos electrónicos. Por eso es tan importante que trabaje con herramientas de firma electrónica en las que pueda confiar.

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