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Cómo usar las firmas electrónicas

Cómo agregar una firma electrónica en MS Word

A todos nos ha pasado. Estás emocionado de comenzar un nuevo proyecto, pendiente de una firma en su documento. Eres experto en MS Word (después de todo, Word es una de las herramientas más populares), pero cuando el cliente envía el contrato, es un tipo de archivo que no reconoces. No es .doc. No es .docx. Te parece un idioma extraño. Lo siguiente que sabes es que te has pasado una tarde entera tratando de conciliar sus archivos con tu software.

¿Por qué alguien tendría que hacer eso en el 21 siglo XXI? La buena noticia es: no tienes que hacerlo. Si tiene el software adecuado y el conocimiento de algunos pasos clave, es tan fácil agregar una firma electrónica en Microsoft Word como cualquier otra pieza de software. De hecho, cuando llegue a la ciencia, será tan fácil como firmar con un bolígrafo.

Pero será una actualización sobre la pluma. Si usa Nitro Sign, por ejemplo, puede hacer lo siguiente con facilidad:

  • Usar firmas electrónicas dentro de MS Word
  • Asegúrese de que sus contratos importantes estén firmados y rastreados, para que sepa el estado de cada uno
  • Optimice los acuerdos digitales en los flujos de trabajo de su empresa
  • Almacene fácilmente contratos antiguos para una revisión rápida

Aquí está cómo hacerlo.

Crear un contrato firmable con Nitro Sign usando MS Word

Si le gusta mantener las cosas simples (y hace todo en Microsoft Word), probablemente se sienta molesto cada vez que su software de administración de contratos quiere que pruebe algo nuevo. Nosotros decimos: ¿por qué molestarse? Debería hacerlo directamente desde su software favorito.

Con Nitro Sign, puedes hacerlo. Estos son los pasos clave:

  • Cree el contrato en MS Word. Esta parte depende de ti. Antes de continuar, asegúrese de haber dejado espacio para que alguien agregue su firma y fecha al documento.
  • Una vez que su contrato esté listo, haga clic en el botón Enviar a través de Nitro en la esquina superior derecha. Esto aparecerá una vez que comience a usar Nitro Sign; no te preocupes, no es complicado.
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Cómo agregar una firma electrónica en Word 1

  • En la esquina inferior derecha, haga clic en Abrir documento .
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  • Esto abre el documento en Nitro Sign. ¿Tu próximo aviso? Agregando el nombre y el correo electrónico de las personas que necesita para firmarlo. Continúe e ingrese esos ahora.
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Como agregar una firma electronica en microsoft word

  • Su siguiente paso es agregar las tarjetas de información, como Firma y Fecha . Haga esto haciendo clic en el campo deseado y arrastrándolo al lugar apropiado en el documento, como la línea de firma que ya creó.
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Como agregar una firma electronica en microsoft word

  • Si también necesita firmar el documento, haga clic en su propio nombre dentro de Nitro y fírmelo.
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  • Haga clic en Continuar en la esquina inferior derecha de la pantalla. Esto lo llevará al paso de envío.
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  • Si lo desea, puede personalizar un mensaje único para el destinatario. O puede dejar que Nitro Sign rellene automáticamente este campo. Tu elección.
  • Haga clic en Solicitar firma . Asegúrate de tener todo correcto en este punto, porque esto enviará el contrato para su aprobación y firma.

Después de eso, ahora podrás usar Nitro Sign para supervisar el estado de tu contrato. Hay algunas cosas que puedes supervisar en tu panel Nitro:

  • Estado de firma. Específicamente, ¿hay más personas por ahí que aún no hayan firmado su contrato? Si es así, los verás en "Esperando firma". Por ejemplo, si envió un contrato a una persona, notará inmediatamente un " 1 " debajo de "Esperando firma".
  • Contratos a firmar . ¿Hay contratos esperando su firma y aprobación? Busque en "Necesita su firma" para ver si hay algún contrato pendiente que olvidó revisar.

Notarás un paso final. Una función de recordatorio .

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Con un solo clic, Nitro enviará un recordatorio por correo electrónico a su firma, junto con el enlace del contrato original. Esto ayudará a mantener sus contratos frescos en la mente de las personas y reducirá el trabajo requerido de su parte. Conseguir que mucha gente firme un contrato puede sentirse como una manada de gatos. Con Nitro, puede reducir ese trabajo al clic de unos pocos botones.

Cómo firmar electrónicamente un documento de MS Word en su dispositivo

Imagine por un momento que su cliente está usando Nitro Sign. Dado que Nitro Sign es una solución basada en la web, lo que significa que cualquier persona con acceso a un navegador e Internet puede usarla, el software funcionará en varios dispositivos. Computadora de escritorio, Mac, Android, tableta: lo que sea que use para acceder a Internet, funcionará. Esto es lo que haces:

  • Abre tu correo electrónico. Una vez que alguien cree un contrato para que lo firme y lo agregue a Nitro Sign, automáticamente te enviará una copia para una firma digital. Abre ese correo electrónico con el cliente de correo electrónico que prefiera. Verás algo parecido a esto. No lo puedas perder.
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  • Haga clic en Firmar el documento.
  • No necesitará registrarse para obtener una cuenta de Nitro Sign. Si es usted quien lo envía, no tendrá que preguntar si todos tienen el mismo software que usted.
  • Si ve la Autorización de dos factores habilitada, ingrese el código que le proporcionó el creador del contrato. 
  • Si no, simplemente revise el contrato.
  • Cuando esté listo para firmar, identifique dos Box: Firma y Fecha. Seleccione estos campos para ingresar su información.
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  • Haga clic en Enviar .
  • A continuación, recibirá un correo electrónico de confirmación con un enlace para ver el documento. Puede guardarlos en sus registros y, ¡listo!, ya está.

¿Por qué molestarse en agregar firmas electrónicas en MS Word?

Ahora que ya sabe cómo crear contratos y agregar campos de firma electrónica en MS Word, aún nos queda responder una pregunta. ¿Por qué? ¿Cuales son los beneficios? ¿Qué le impide imprimir el documento Word y enviarlo por correo a alguien para que lo firme?

Bueno, probablemente ya haya notado que la mayoría de las personas no manejan los contratos de esa manera. El mundo se ha vuelto digital. Y si no haces lo mismo, podrías dar la impresión de que un cliente potencial está obsoleto.

Aun así, esa no es toda la razón para agregar firmas electrónicas en MS Word. Considerar:

  • El uso de MS Word es intuitivo. Mucha gente usa Word para crear cartas de oferta y contratos en primer lugar. Guardar en PDF y luego enviar archivos PDF, que deben editarse, no solo puede ser inútil, sino que solo puede causar dolores de cabeza adicionales. Al descargar Nitro Sign y agregarlo a sus funciones de MS Word, puede crear un contrato legítimo directamente en el propio procesador de textos. Esto le ahorra tiempo. También le guarda las funciones de MS Word que le gusta usar.
  • Las firmas electrónicas son más rápidas . Todo lo que tiene que hacer es seguir los pasos anteriores y transformará rápidamente un documento de Microsoft Word en un contacto que se encuentra en la bandeja de entrada de otra persona. Si lo reduce a una ciencia, todo el proceso puede tomar menos de un minuto. Por parte del destinatario, puede ser igual de rápido, sin contar el tiempo de revisión del contrato, si es necesario. Esto hace que el negocio sea mucho más rápido.
  • Las firmas electrónicas tienen ventajas añadidas . Desde la seguridad hasta los botones de recordatorio y el almacenamiento automático, las firmas electrónicas incluyen funciones de automatización que las hacen mucho más fáciles de manejar que los contratos en papel. Y además, siempre puedes imprimir tus documentos si lo necesitas.

¿Está harto de oír hablar de él y quiere probarlo usted mismo? Pruebe Nitro gratis para obtener una vista previa de lo fácil que puede ser optimizar todos los contratos importantes de su empresa.

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