È successo a tutti noi. Lei è entusiasta di iniziare un nuovo progetto, in attesa di una firma sul loro documento. Lei è abile con MS Word (dopo tutto, Word è uno degli strumenti più popolari in circolazione), ma quando il cliente le invia il contratto, si tratta di un tipo di file che non riconosce. Non è .doc. Non è .docx. A lei sembra una lingua aliena. Subito dopo, ha perso un intero pomeriggio per cercare di riconciliare i loro file con il suo software.
Perché qualcuno dovrebbe farlo nel 21esimo secolo? La buona notizia è che non è necessario. Se dispone del software giusto e della conoscenza di alcuni passaggi chiave, è altrettanto facile aggiungere una firma elettronica su Microsoft Word come su qualsiasi altro software. In effetti, quando sarà diventata una scienza, sarà facile come firmare con una penna.
Ma sarà un miglioramento rispetto alla penna. Se utilizza Nitro Sign, ad esempio, può fare quanto segue con facilità:
- Utilizzi le firme elettroniche in MS Word
- Assicuratevi che i vostri contratti importanti siano firmati e tracciati, in modo da conoscere lo stato di ogni contratto.
- Semplificare gli accordi digitali nei flussi di lavoro aziendali
- Archiviare facilmente i vecchi contratti per una rapida revisione
Ecco come fare.
Creare un contratto firmabile con Nitro Sign utilizzando MS Word
Se le piace mantenere le cose semplici (e fa tutto in Microsoft Word), probabilmente si troverà in difficoltà ogni volta che il suo software di gestione dei contratti le chiederà di provare qualcosa di nuovo. Noi diciamo: perché preoccuparsi? Dovrebbe essere in grado di farlo direttamente dal suo software preferito.
Con Nitro Sign è possibile. Ecco i passaggi chiave:
- Crei il contratto in MS Word. Questa parte dipende da lei. Prima di andare avanti, si assicuri di aver lasciato uno spazio per aggiungere la propria firma e la data al documento.
- Una volta che il suo contratto è pronto, clicchi sul pulsante Invia tramite Nitro nell'angolo in alto a destra. Questo apparirà quando inizierà ad utilizzare Nitro Sign; non si preoccupi, non è complicato.
- Nell'angolo in basso a destra, clicchi su Aprire un documento.
- Questo apre il documento in Nitro Sign. Il suo prossimo suggerimento? Aggiungendo il nome e l'e-mail delle persone che deve firmare. Vada avanti e li inserisca ora.
- Il prossimo passo è aggiungere le schede informative, come Firma e Data. Per farlo, clicchi sul campo desiderato e lo trascini nel punto appropriato del documento, ad esempio nella riga della firma che ha già creato.
- Se deve firmare anche lei il documento, clicchi sul suo nome all'interno di Nitro e proceda con la firma.
- Clicchi su Continua nell'angolo in basso a destra dello schermo. Questo la porterà alla fase di invio.
- Se lo desidera, può personalizzare un messaggio unico per il destinatario. Oppure può lasciare che Nitro Sign popoli automaticamente questo campo. La scelta è sua.
- Clicchi su Richiesta di firma. Si assicuri di avere tutto preciso a questo punto, perché in questo modo invierà il contratto per l'approvazione e la firma.
Dopodiché, potrà utilizzare Nitro Sign per monitorare lo stato del suo contratto. Ci sono alcune cose che può monitorare nel suo cruscotto Nitro:
- Stato della firma. In particolare, ci sono altre persone là fuori che devono ancora firmare il suo contratto? In tal caso, li vedrà sotto la voce "In attesa di firma". Ad esempio, se ha inviato un contratto a una sola persona, noterà immediatamente un "1" sotto "In attesa di firma".
- Contratti da firmare. Ci sono contratti in attesa di sua firma e approvazione? Guardi alla voce "Necessita della sua firma" per vedere se ci sono contratti in sospeso che ha dimenticato di esaminare.
Noterà un ultimo passo. Una funzione di Ricorda a .
Con un solo clic, Nitro invierà un promemoria via e-mail alla sua firma, insieme al link del contratto originale. Questo aiuterà a mantenere i suoi contratti freschi nella mente delle persone e a ridurre il lavoro necessario da parte sua. Far firmare un contratto a molte persone può sembrare come radunare i gatti. Con Nitro, può ridurre questo lavoro al clic di alcuni pulsanti.
Come firmare elettronicamente un documento MS Word sul suo dispositivo
Immagini per un momento che il suo cliente utilizzi Nitro Sign. Poiché Nitro Sign è una soluzione basata sul web - il che significa che chiunque abbia accesso a un browser e a Internet può utilizzarla - il software funziona su più dispositivi. Desktop, Mac, Android, Tablet: qualsiasi cosa utilizzi per accedere a Internet, funzionerà. Ecco cosa fare:
- Apra la sua e-mail. Una volta che qualcuno crea un contratto da firmare e la aggiunge a Nitro Sign, ne invierà automaticamente una copia a lei per la firma digitale. Apra l'e-mail con il client di posta elettronica che preferisce. Vedrà qualcosa che assomiglia a questo. Non può mancare.
- Clicchi su per firmare il documento.
- Non sarà necessario registrare un account Nitro Sign. Se è lei a inviarlo, non dovrà chiedere se tutti hanno il suo stesso software.
- Se vede Two-Factor Authorization abilitato, inserisca il codice che le è stato fornito dal creatore del contratto.
- In caso contrario, è sufficiente rivedere il contratto.
- Quando è pronto a firmare, identifichi due caselle: Firma e Data. Selezioni questi campi per inserire le sue informazioni.
- Clicchi su e invii.
- Successivamente, riceverà un'e-mail di conferma con un link per visualizzare il documento. Può conservarli nei suoi archivi e... voilà! fatto.
Perché preoccuparsi di aggiungere le firme elettroniche in MS Word?
Ora che conosce come creare contratti e aggiungere campi per la firma elettronica in MS Word, dobbiamo ancora rispondere a una domanda. Perché? Quali sono i vantaggi? Cosa le impedisce di stampare il documento word e di inviarlo a qualcuno per la firma?
Beh, probabilmente avrà già notato che la maggior parte delle persone non gestisce i contratti in questo modo. Il mondo è diventato digitale. E se non fa lo stesso, potrebbe dare l'impressione di essere obsoleto a un potenziale cliente.
Tuttavia, non è questo il motivo principale per aggiungere le firme elettroniche in MS Word. Consideri:
- L'utilizzo di MS Word è intuitivo. Molte persone utilizzano Word per creare lettere d'offerta e contratti. Salvare in PDF e poi inviare PDF, che devono essere modificati, può essere non solo inutile, ma anche fonte di ulteriori grattacapi. Scaricando Nitro Sign e aggiungendolo alle funzioni di MS Word, può creare un contratto legittimo direttamente nell'elaboratore di testi. Questo le fa risparmiare tempo. Inoltre, salva le funzioni di MS Word che preferisce utilizzare.
- Le firme elettroniche sono più veloci. Tutto ciò che deve fare è seguire i passi sopra descritti e trasformerà rapidamente un documento di Microsoft Word in un contatto che si trova nella casella di posta elettronica di qualcun altro. Se si riesce a fare una scienza, l'intero processo può richiedere meno di un minuto. Per il suo destinatario, il processo può essere altrettanto rapido, senza contare il tempo di revisione del contratto, se necessario. Questo rende gli affari molto più veloci.
- Le firme elettroniche presentano ulteriori vantaggi. Dalla sicurezza ai pulsanti di promemoria e all'archiviazione automatica, le firme elettroniche includono funzioni di automazione che le rendono molto più facili da gestire rispetto ai contratti cartacei. Inoltre, può sempre stampare i suoi documenti, se ne ha bisogno.
È stufo di sentirne parlare e vuole provare lei stesso? Provi Nitro gratuitamente per vedere in anteprima quanto può essere facile semplificare tutti i contratti importanti della sua azienda.
