È successo a tutti noi. Sei entusiasta di iniziare un nuovo progetto, in attesa di una firma sul loro documento. Sei esperto con MS Word (dopotutto, Word è uno degli strumenti più popolari in circolazione), ma quando il cliente invia il contratto, è un tipo di file che non riconosci. Non è .doc. Non è .docx. Ti sembra una lingua aliena. La prossima cosa che sai, hai sprecato un intero pomeriggio cercando di riconciliare i loro file con il tuo software.
Perché qualcuno dovrebbe farlo nel 21 secolo? La buona notizia è: non è necessario. Se hai il software giusto e la conoscenza di alcuni passaggi chiave, è facile aggiungere una firma elettronica su Microsoft Word come qualsiasi altro software. In effetti, quando si riduce a una scienza, sarà facile come firmare con una penna.
Ma sarà un aggiornamento rispetto alla penna. Se usi Nitro Sign, ad esempio, puoi eseguire facilmente quanto segue:
- Usa le firme elettroniche all'interno di MS Word
- Assicurati che i tuoi contratti importanti siano firmati e monitorati, in modo da conoscere lo stato di ciascuno
- Semplifica gli accordi digitali nei flussi di lavoro aziendali
- Archivia facilmente i vecchi contratti per una rapida revisione
Ecco come farlo.
Crea un contratto firmabile con Nitro Sign utilizzando MS Word
Se ti piace mantenere le cose semplici (e fai tutto in Microsoft Word), probabilmente ti ritroverai irritato ogni volta che il tuo software di gestione dei contratti vuole che tu provi qualcosa di nuovo. Diciamo: perché preoccuparsi? Dovresti essere in grado di farlo direttamente dal tuo software preferito.
Con Nitro Sign puoi farlo. Ecco i passaggi chiave:
- Crea il contratto in MS Word. Questa parte dipende da te. Prima di andare oltre, assicurati di aver lasciato spazio a qualcuno per aggiungere la propria firma e data al documento.
- Una volta che il tuo contratto è pronto, fai clic sul pulsante Invia tramite Nitro nell'angolo in alto a destra. Apparirà una volta che inizi a usare Nitro Sign; non preoccuparti, non è complicato.
- Nell'angolo in basso a destra, fai clic su Apri documento .
- Questo apre il documento in Nitro Sign. La tua prossima richiesta? Aggiungendo il nome e l'e-mail delle persone di cui hai bisogno per firmarlo. Vai avanti e inserisci quelli ora.
- Il prossimo passo è aggiungere le schede informative, come Firma e Data . A tale scopo, fai clic sul campo desiderato e trascinalo nella posizione appropriata nel documento, ad esempio la riga della firma che hai già creato.
- Se devi firmare anche il documento, fai clic sul tuo nome all'interno di Nitro e vai avanti e firmalo.
- Fai clic su Continua nell'angolo in basso a destra dello schermo. Questo ti porterà alla fase di invio.
- Se lo desideri, puoi personalizzare un messaggio univoco per il destinatario. Oppure puoi lasciare che Nitro Sign riempia automaticamente questo campo. La tua scelta.
- Fare clic su Richiedi firma . Assicurati di avere tutto accurato a questo punto, perché questo invierà il contratto per l'approvazione e la firma.
Dopodiché, ora potrai utilizzare Nitro Sign per monitorare lo stato del tuo contratto. Ci sono alcune cose che puoi monitorare nella tua dashboard Nitro:
- Stato della firma. Nello specifico, ci sono più persone là fuori che devono ancora firmare il tuo contratto? In tal caso, li vedrai in "In attesa di firma". Ad esempio, se hai inviato un contratto a una persona, noterai immediatamente un " 1 " in "In attesa di firma.
- Contratti da firmare . Ci sono contratti in attesa della tua firma e approvazione? Guarda sotto "Richiede la tua firma" per vedere se ci sono contratti in sospeso che hai dimenticato di rivedere.
Noterai un ultimo passaggio. Una funzione Ricorda .
Con un clic, Nitro invierà un promemoria via e-mail alla tua firma, insieme al link del contratto originale. Ciò contribuirà a mantenere i tuoi contratti freschi nella mente delle persone e a ridurre il lavoro richiesto da parte tua. Far firmare un contratto a molte persone può sembrare come guidare i gatti. Con Nitro, puoi ridurre quel lavoro al clic di pochi pulsanti.
Come firmare un documento MS Word sul tuo dispositivo
Immagina per un momento che il tuo cliente stia utilizzando Nitro Sign. Poiché Nitro Sign è una soluzione basata sul Web, il che significa che chiunque abbia accesso a un browser e a Internet può utilizzarlo, il software funzionerà su più dispositivi. Desktop, Mac, Android, Tablet: qualunque cosa utilizzi per accedere a Internet, funzionerà. Ecco cosa fai:
- Apri la tua email. Una volta che qualcuno crea un contratto da firmare e ti aggiunge a Nitro Sign, ti invierà automaticamente una copia per una firma digitale. Apri quell'e-mail con il client di posta elettronica che preferisci. Vedrai qualcosa che assomiglia a questo. Non puoi perderlo.
- Fare clic su Firma il documento.
- Non sarà necessario registrarsi per un account Nitro Sign. Se sei tu a spedirlo, non dovrai chiedere se tutti hanno il tuo stesso software.
- Se vedi l'Autorizzazione a due fattori abilitata, inserisci il codice fornito dall'autore del contratto.
- In caso contrario, rivedi semplicemente il contratto.
- Quando sei pronto per firmare, identifica due caselle: Firma e Data . Seleziona questi campi per inserire le tue informazioni.
- Fare clic su Invia .
- Successivamente, riceverai un'e-mail di conferma con un link per visualizzare il documento. Puoi tenerli nei tuoi archivi e, voilà!, il gioco è fatto.
Perché preoccuparsi di aggiungere firme elettroniche in MS Word?
Ora che sai come creare contratti e aggiungere campi di firma elettronica in MS Word, dobbiamo ancora rispondere a una domanda. Come mai? Quali sono i vantaggi? Cosa ti impedisce di stampare il documento word e di inviarlo per posta a qualcuno per la firma?
Bene, probabilmente avrai già notato che la maggior parte delle persone non gestisce i contratti in quel modo. Il mondo è diventato digitale. E se non fai lo stesso, potresti sembrare obsoleto un potenziale cliente.
Anche così, questo non è l'unico motivo per aggiungere firme elettroniche in MS Word. Tenere conto:
- L'uso di MS Word è intuitivo. Molte persone usano Word per creare lettere di offerta e contratti in primo luogo. Salvare in PDF e quindi inviare PDF, che devono essere modificati, non solo può essere inutile, ma solo causare ulteriori grattacapi. Scaricando Nitro Sign e aggiungendolo alle funzionalità di MS Word, puoi creare un contratto legittimo direttamente nell'elaboratore di testi stesso. Questo ti fa risparmiare tempo. Ti salva anche le funzionalità di MS Word che ti piace usare.
- Le firme elettroniche sono più veloci . Tutto quello che devi fare è seguire i passaggi precedenti e trasformerai rapidamente un documento di Microsoft Word in un contatto che si trova nella posta in arrivo di qualcun altro. Se lo riduci a una scienza, l'intero processo può richiedere meno di un minuto. Da parte del destinatario, può essere altrettanto veloce, senza contare il tempo di revisione del contratto, se necessario. Questo rende gli affari molto più veloci.
- Le firme elettroniche hanno ulteriori vantaggi . Dalla sicurezza ai pulsanti di promemoria e all'archiviazione automatica, le firme elettroniche includono funzionalità di automazione che le rendono molto più facili da gestire rispetto ai contratti cartacei. Inoltre, puoi sempre stampare i tuoi documenti se necessario.
Stufo di sentirne parlare e vuoi provarlo tu stesso? Prova Nitro gratuitamente per vedere in anteprima quanto può essere facile semplificare tutti i contratti importanti della tua attività.
