Alle hulpbronnen
Digitale handtekeningen

Een elektronische handtekening toevoegen aan MS Word

Het is ons allemaal overkomen. Je staat te popelen om een nieuw project te starten, in afwachting van een handtekening op hun document. Je bent bedreven met MS Word (Word is tenslotte een van de meest populaire tools die er zijn), maar wanneer de klant het contract verzendt, is het een bestandstype dat je niet herkent. Het is geen .doc. Het is geen .docx. Het lijkt je een vreemde taal. Voor je het weet, heb je een hele middag verpest om hun bestanden te verzoenen met je software.

Waarom zou iemand dat in de 21 e eeuw moeten doen? Het goede nieuws is: dat hoeft niet. Als u over de juiste software beschikt en enkele belangrijke stappen kent, is het toevoegen van een elektronische handtekening op Microsoft Word net zo eenvoudig als elk ander stuk software. In feite, als je het tot een wetenschap brengt, zal het net zo eenvoudig zijn als tekenen met een pen.

Maar het zal een upgrade zijn ten opzichte van de pen. Als u bijvoorbeeld Nitro Sign gebruikt, kunt u gemakkelijk het volgende doen:

  • Elektronische handtekeningen gebruiken in MS Word
  • Zorg ervoor dat uw belangrijke contracten worden ondertekend en bijgehouden, zodat u de status van elk weet
  • Stroomlijn digitale overeenkomsten in uw zakelijke workflows
  • Bewaar eenvoudig oude contracten voor snelle beoordeling

Hier is hoe het te doen.

Maak een ondertekenbaar contract met Nitro Sign met behulp van MS Word

Als je het graag simpel houdt (en je doet alles in Microsoft Word), dan vind je het waarschijnlijk vervelend elke keer dat je contractbeheersoftware wil dat je iets nieuws probeert. Wij zeggen: waarom zou je je druk maken? Je zou het goed moeten kunnen doen vanuit je favoriete software.

Met Nitro Sign kan dat. Dit zijn de belangrijkste stappen:

  • Maak het contract in MS Word. Dit deel is aan jou. Voordat je verder gaat, moet je ervoor zorgen dat je ruimte hebt gelaten voor iemand om zijn handtekening en datum aan het document toe te voegen.
  • Zodra uw contract klaar is voor gebruik, klikt u op de knop Verzenden via Nitro in de rechterbovenhoek. Dit verschijnt zodra u Nitro Sign gaat gebruiken; maak je geen zorgen, het is niet ingewikkeld.
Een elektronische handtekening toevoegen in microsoft word.png
Een elektronische handtekening toevoegen in Microsoft Word 1

  • Klik in de rechterbenedenhoek op Document openen .
Een elektronische handtekening toevoegen aan MS Word ( 7 ).png

  • Dit opent het document in Nitro Sign. Uw volgende vraag? Voeg de naam en het e-mailadres toe van de mensen die je moet ondertekenen. Ga je gang en voer die nu in.
Een elektronische handtekening toevoegen in Microsoft Word ( 1 ).png
Een elektronische handtekening toevoegen in Microsoft Word

  • Uw volgende stap is het toevoegen van de informatiekaarten, zoals Handtekening en Datum . Doe dit door op het gewenste veld te klikken en het naar de juiste plaats in het document te slepen, zoals de handtekeningregel die u al hebt gemaakt.
Een elektronische handtekening toevoegen in Microsoft Word ( 2 ).png
Een elektronische handtekening toevoegen in Microsoft Word

  • Als je het document ook moet ondertekenen, klik dan op je eigen naam in Nitro en ga je gang en onderteken het.
    Een elektronische handtekening toevoegen aan MS Word ( 3 ).png
  • Klik op Doorgaan in de rechterbenedenhoek van het scherm. Hiermee gaat u naar de verzendstap.
Een elektronische handtekening toevoegen aan MS Word ( 4 ).png

  • Als je wilt, kun je een uniek bericht voor de ontvanger aanpassen. Of u kunt Nitro Sign dit veld automatisch laten invullen. Uw keuze.
  • Klik op Handtekening aanvragen . Zorg ervoor dat u op dit punt alles juist heeft, want hiermee wordt het contract ter goedkeuring en ondertekening verzonden.

Daarna kunt u Nitro Sign nu gebruiken om de status van uw contract te volgen. Er zijn een paar dingen die u kunt controleren in uw Nitro-dashboard:

  • Ondertekeningsstatus. Zijn er in het bijzonder meer mensen die uw contract nog moeten ondertekenen? Als dat het geval is, ziet u ze onder 'Wachten op handtekening'. Als u bijvoorbeeld één contract naar één persoon hebt gestuurd, ziet u onmiddellijk een " 1 " onder "Wachten op handtekening".
  • Contracten om te ondertekenen . Zijn er contracten in afwachting van uw ondertekening en goedkeuring? Kijk onder 'Uw handtekening vereist' om te zien of er nog lopende contracten zijn die u bent vergeten te bekijken.

Je zult nog een laatste stap opmerken. Een herinneringsfunctie .

Een elektronische handtekening toevoegen aan MS Word ( 5 ).png

Met één klik stuurt Nitro een e-mailherinnering naar uw handtekening, samen met de originele contractlink. Dit zal helpen om uw contracten vers in het geheugen van mensen te houden en het werk dat aan uw kant nodig is te verminderen. Veel mensen ertoe brengen een contract te ondertekenen, kan voelen als katten hoeden. Met Nitro kunt u dat werk terugbrengen tot een klik op een paar knoppen.

Hoe u een MS Word-document e-ondertekent op uw apparaat

Stelt u zich even voor dat uw klant Nitro Sign gebruikt. Aangezien Nitro Sign een webgebaseerde oplossing is, wat inhoudt dat iedereen met toegang tot een browser en internet deze kan gebruiken, werkt de software op meerdere apparaten. Desktop, Mac, Android, Tablet: wat u ook gebruikt om toegang te krijgen tot internet, het werkt. Dit is wat je doet:

  • Open uw e-mail. Zodra iemand een contract voor u heeft gemaakt om te ondertekenen en u toevoegt aan Nitro Sign, stuurt het automatisch een kopie naar u toe voor een digitale handtekening. Open die e-mail met de e-mailclient die u verkiest. Je ziet iets dat er zo uitziet. Je kunt het niet missen.
Een elektronische handtekening toevoegen aan MS Word ( 8 ).png

  • Klik op Het document ondertekenen.
  • U hoeft zich niet aan te melden voor een Nitro Sign-account. Als jij degene bent die het verstuurt, hoef je niet te vragen of iedereen dezelfde software heeft als jij.
  • Als je twee-factorenautorisatie ingeschakeld ziet, voer dan de code in die je hebt gekregen van de maker van het contract. 
  • Zo niet, bekijk dan gewoon het contract.
  • Wanneer u klaar bent om te ondertekenen, identificeert u twee vakken: Handtekening en Datum . Selecteer deze velden om uw gegevens in te voeren.
Een elektronische handtekening toevoegen aan MS Word ( 6 ).png

  • Klik op Verzenden .
  • Vervolgens ontvang je een bevestigingsmail met een link om het document te bekijken. U kunt deze in uw administratie bewaren en - voila! - u bent klaar.

Waarom de moeite nemen om elektronische handtekeningen toe te voegen in MS Word?

Nu u weet hoe u contracten aanmaakt en velden voor elektronische handtekeningen toevoegt in MS Word, moeten we nog één vraag beantwoorden. Waarom? Wat zijn de voordelen? Wat weerhoudt u ervan om het Word-document uit te printen en naar iemand te mailen om te ondertekenen?

Nou, je hebt waarschijnlijk inmiddels gemerkt dat de meeste mensen niet op die manier met contracten omgaan. De wereld is digitaal geworden. En als u niet hetzelfde doet, zou u een potentiële klant als verouderd kunnen beschouwen.

Toch is dat niet de hele reden om elektronische handtekeningen toe te voegen in MS Word. Overwegen:

  • Het gebruik van MS Word is intuïtief. Veel mensen gebruiken Word om in de eerste plaats aanbiedingsbrieven en contracten te maken. Opslaan naar PDF en vervolgens versturen van PDF's, die bewerkt moeten worden, kan niet alleen zinloos zijn, maar zorgt alleen maar voor extra kopzorg. Door Nitro Sign te downloaden en toe te voegen aan uw MS Word-functies, kunt u een legitiem contract maken in de tekstverwerker zelf. Dit bespaart u tijd. Het bespaart u ook de functies van MS Word die u graag gebruikt.
  • Elektronische handtekeningen zijn sneller . Het enige dat u hoeft te doen, is de bovenstaande stappen te volgen en u transformeert snel een Microsoft Word-document in een contactpersoon in de inbox van iemand anders. Als je het tot een wetenschap brengt, kan het hele proces misschien minder dan een minuut duren. Aan het einde van uw ontvanger kan het net zo snel zijn, indien nodig, de contractbeoordelingstijd niet meegerekend. Dit maakt zaken veel sneller.
  • Elektronische handtekeningen hebben extra voordelen . Van beveiliging tot herinneringsknoppen en automatische opslag, elektronische handtekeningen bevatten automatiseringsfuncties waardoor ze veel gemakkelijker te hanteren zijn dan papieren contracten. En bovendien kunt u uw documenten altijd uitprinten als dat nodig is.

Ben je het beu om erover te horen en wil je het zelf proberen? Probeer Nitro gratis om te zien hoe gemakkelijk het kan zijn om alle belangrijke contracten van uw bedrijf te stroomlijnen.

Tags
Digitale handtekeningen

gerelateerde inhoud

card-ns-create-eSignature.jpeg
Digitale handtekeningen
April 07, 2021 12:36 PM
Leer in slechts enkele minuten hoe u een elektronische handtekening instelt.
Leestijd 2 minuut
card-ns-add-eSignature.jpeg
Digitale handtekeningen
April 07, 2021 12:47 PM
Door e-handtekeningen aan uw pdf's toe te voegen, blijven uw workflows efficiënt en zijn uw documenten beter beveiligd.
Leestijd 2 minuut
Nitro Sign thumbnail.jpg
Digitale handtekeningen
April 16, 2021 10:47 AM
Met eSigning kunnen gebruikers documenten legaal ondertekenen zonder dat ze handmatig hoeven te worden afgedrukt en ondertekend.
Leestijd 2 minuut