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Signatures électroniques

Comment ajouter une signature électronique sur MS Word

C'est arrivé à nous tous. Vous êtes ravi de démarrer un nouveau projet, en attendant une signature sur leur document. Vous maîtrisez MS Word (après tout, Word est l'un des outils les plus populaires), mais lorsque le client envoie le contrat, c'est un type de fichier que vous ne reconnaissez pas. Ce n'est pas .doc. Ce n'est pas .docx. Cela ressemble à une langue étrangère pour vous. Ensuite, vous avez perdu tout un après-midi à essayer de concilier leurs fichiers avec votre logiciel.

Pourquoi devrait-on faire ça au 21e siècle ? La bonne nouvelle est que vous n'êtes pas obligé de le fer.Si vous avez le bon logiciel et la connaissance de quelques étapes clés, il est tout aussi simple d'ajouter une signature électronique sur Microsoft Word que sur n'importe quel autre logiciel.En fait, lorsque vous en arriverez à une science, ce sera aussi simple que de signer avec un stylo.

Mais ce sera une mise à niveau par rapport au stylo. Si vous utilisez Nitro Sign,par exemple, vous pouvez facilement effectuer les opérations suivantes :

  • Utiliser des signatures électroniques dans MS Word
  • Assurez-vous que vos contrats importants sont signés et suivis, afin de connaître le statut de chacun
  • Rationalisez les accords numériques dans vos flux de travail d'entreprise
  • Stockez facilement les anciens contrats pour un examen rapide

Voici comment procéder.

Créer un contrat signable avec Nitro Sign en utilisant MS Word

Si vous aimez garder les choses simples (et que vous faites tout dans Microsoft Word), vous vous retrouvez probablement vexé chaque fois que votre logiciel de gestion de contrats vous demande d'essayer quelque chose de nouveau. Nous disons : pourquoi s'embêter ? Vous devriez pouvoir le faire directement depuis votre logiciel préféré.

Avec Nitro Sign, c'est possible. Voici les étapes clés :

  • Créez le contrat dans MS Word. Cette partie dépend devous. Avant d'aller plus loin, assurez que vous avez laissé de la place à quelqu'un pour ajouter sa signature et sa date au document.
  • Une fois que votre contrat est prêt, cliquez sur le bouton Envoyer via Nitro dans le coin supérieur droit. Cela apparaîtra une fois que vous commencerez à utiliser Nitro Sign ; rassurez-vous, ce n'est pas compliqué.
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  • Dans le coin inférieur droit, cliquez sur Ouvrir le document .
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  • Cela ouvre le document dans Nitro Sign. Votre prochaine invite ? Ajoutez le nom et l'e-mail des personnes dont vous avez besoin pour le signer. Allez-y et entrez-les maintenant.
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Comment ajouter une signature électronique dans Microsoft Word

  • L'étape suivante consiste à ajouter les cartes d'informations, telles que Signature et Date . Pour ce faire, cliquez sur le champ souhaité et faites-le glisser à l'endroit approprié dans le document, comme la ligne de signature que vous avez déjà créée.
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Comment ajouter une signature électronique dans Microsoft Word

  • Si vous devez également signer le document, cliquez sur votre propre nom dans Nitro et continuez et signez-le.
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  • Cliquez sur Continuer dans le coin inférieur droit de l'écran. Cela vous mènera à l'étape d'envoi.
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  • Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser un message unique pour le destinataire. Ou vous pouvez laisser Nitro Sign remplir automatiquement ce champ. Votre choix.
  • Cliquez sur Demander une signature . Assurez-vous que tout est exact à ce stade, car cela enverra le contrat pour approbation et signature.

Après cela, vous pourrez désormais utiliser Nitro Sign pour surveiller l'état de votre contrat. Il y a quelques éléments que vous pouvez surveiller dans votre tableau de bord Nitro :

  • Statut de signature. Plus précisément, y a-t-il plus de personnes qui n'ont pas encore signé votre contrat ? Si tel est le cas, vous les verrez sous "En attente de signature". Par exemple, si vous avez envoyé un contrat à une personne, vous remarquerez immédiatement un « 1 » sous « En attente de signature.
  • Contrats à signer . Y a-t-il des contrats en attente de votre signature et de votre approbation ? Regardez sous "Besoin de votre signature" pour voir s'il y a des contrats en attente que vous avez oublié d'examiner.

Vous remarquerez une dernière étape. Une fonction de rappel .

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En un clic, Nitro enverra un e-mail de rappel à votre signature, ainsi que le lien du contrat d'origine. Cela aidera à garder vos contrats frais dans l'esprit des gens et à réduire le travail requis de votre côté. Amener un grand nombre de personnes à signer un contrat peut donner l'impression de rassembler des chats. Avec Nitro, vous pouvez réduire ce travail au clic de quelques boutons.

Comment signer électroniquement un document MS Word sur votre appareil

Imaginez un instant que votre client utilise Nitro Sign. Étant donné que Nitro Sign est une solution Web, c'est-à-dire que toute personne ayant accès à un navigateur et à Internet peut l'utiliser, le logiciel fonctionnera sur plusieurs appareils. Ordinateur de bureau, Mac, Android, tablette : quoi que vous utilisiez pour accéder à Internet, cela fonctionnera. Voici ce que vous faites :

  • Ouvrez votre messagerie. Une fois que quelqu'un crée un contrat que vous signez et vous ajoute dans Nitro Sign, il vous enverra automatiquement une copie pour une signature numérique. Ouvrez cet e-mail avec le client de messagerie que vous préférez. Vous verrez quelque chose qui ressemble à ceci. Vous ne pouvez pas le manquer.
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  • Cliquez sur Signer le document.
  • Vous n'aurez pas besoin de créer un compte Nitro Sign. Si c'est vous qui l'envoyez, vous n'aurez pas à demander si tout le monde a le même logiciel que vous.
  • Si vous voyez l'autorisation à deux facteurs activée, entrez le code qui vous a été fourni par le créateur du contrat. 
  • Sinon, relisez simplement le contrat.
  • Lorsque vous êtes prêt à signer, identifiez deux cases : Signature et Date . Sélectionnez ces champs pour saisir vos informations.
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  • Cliquez sur Soumettre .
  • Ensuite, vous recevrez un e-mail de confirmation avec un lien pour afficher le document. Vous pouvez les conserver dans vos dossiers et, voilà ! C'est terminé.

Pourquoi s'embêter à ajouter des signatures électroniques dans MS Word ?

Maintenant que vous savez comment créer des contrats et ajouter des champs de signature électronique dans MS Word, nous devons encore répondre à une question. Pourquoi? Quels sont les bénéfices? Qu'est-ce qui vous empêche d'imprimer le document Word et de l'envoyer à quelqu'un pour signature ?

Eh bien, vous avez probablement déjà remarqué que la plupart des gens ne gèrent pas les contrats de cette façon. Le monde est devenu numérique. Et si vous ne faites pas la même chose, vous pourriez considérer un client potentiel comme obsolète.

Même ainsi, ce n'est pas la seule raison d'ajouter des signatures électroniques dans MS Word. Considérer:

  • L'utilisation de MS Word est intuitive. De nombreuses personnes utilisent Word pour créer des lettres d'offre et des contrats en premier lieu.Enregistrer dans PDFs puis envoyer des PDFs, qui doivent être modifiés, peut non seulement être inutile, mais aussi causer des maux de tête supplémentaires. En téléchargeant Nitro Sign et en l'ajoutant à vos fonctionnalités MS Word, vous pouvez créer un contrat légitime directement dans le processeur Word lui-même. Cela vous fait gagner du temps. Il vous permet également d'économiser les fonctionnalités de MS Word que vous aimez utiliser.
  • Les signatures électroniques sont plus rapides. Tout ce que vous avez à faire est de suivre les étapes ci-dessus et vous transformerez rapidement un document Microsoft Word en un contact assis dans la boîte de réception de quelqu'un d'autre. Si vous le réduisez à une science, l'ensemble du processus peut prendre moins d'une minute.Du côté de votre destinataire, cela peut être tout aussi rapide, sans compter le temps d'examen du contrat, si nécessaire. Cela rend les affaires beaucoup plus rapides.
  • Les signatures électroniques présentent des avantages supplémentaires . De la sécurité aux boutons de rappel et au stockage automatique, les signatures électroniques incluent des fonctionnalités d'automatisation qui les rendent beaucoup plus faciles à gérer que les contrats papier. Et en plus, vous pouvez toujours imprimer vos documents si vous en avez besoin.

Vous en avez marre d'en entendre parler et vous voulez l'essayer vous-même ? Essayez Nitro gratuitement pour découvrir à quel point il est facile de rationaliser tous les contrats importants de votre entreprise.

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