Comment ajouter une signature électronique sur MS Word

C’est arrivé à nous tous. Vous êtes enthousiaste à l’idée de commencer un nouveau projet, en attendant une signature sur leur document. Vous maîtrisez MS Word (après tout, Word est l’un des outils les plus populaires), mais lorsque le client envoie le contrat, c’est un type de fichier que vous ne reconnaissez pas. Ce n’est pas .doc. Ce n’est pas .docx. Cela ressemble à une langue étrangère pour vous. La prochaine chose que vous savez, vous avez soufflé un après-midi entier en essayant de réconcilier leurs fichiers avec votre logiciel.

Pourquoi quelqu’un devrait-il faire cela au 21e siècle? La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas à le faire. Si vous avez le bon logiciel et la connaissance de quelques étapes clés, il est tout aussi facile d’ajouter une signature électronique sur Microsoft Word que sur n’importe quel autre logiciel. En fait, lorsque vous en descendrez à une science, ce sera aussi facile que de signer avec un stylo.

Mais ce sera une mise à niveau par rapport au stylo. Si vous utilisez Nitro Sign, par exemple, vous pouvez facilement effectuer les opérations suivantes :

• Utiliser des signatures électroniques dans MS Word
• Assurez-vous que vos contrats importants sont signés et suivis, afin de connaître le statut de chacun
• Rationalisez les accords numériques dans l’ensemble des workflows de votre entreprise
• Stockez facilement les anciens contrats pour un examen rapide

Voici comment procéder.

Si vous aimez garder les choses simples (et que vous faites tout dans Microsoft Word), alors vous vous retrouvez probablement vexé chaque fois que votre logiciel de gestion des contrats veut que vous essayiez quelque chose de nouveau. Nous disons: pourquoi s’embêter? Vous devriez pouvoir le faire directement à partir de votre logiciel préféré.

Avec Nitro Sign, c’est possible. Voici les étapes clés :

• Créez le contrat dans MS Word. Cette partie dépend de vous. Avant d’aller plus loin, assurez-vous d’avoir laissé de la place à quelqu’un pour ajouter sa signature et sa date au document.
• Une fois que votre contrat est prêt, cliquez sur le bouton Envoyer via Nitro dans le coin supérieur droit. Cela apparaîtra une fois que vous commencerez à utiliser Nitro Sign; Ne vous inquiétez pas, ce n’est pas compliqué.

• Dans le coin inférieur droit, cliquez sur Ouvrir le document.

• Le document s’ouvre dans Nitro Sign. Votre prochaine invite ? En ajoutant le nom et l’adresse e-mail des personnes dont vous avez besoin pour le signer. Allez-y et entrez-les maintenant.

• L’étape suivante consiste à ajouter les cartes d’information, telles que Signature et Date. Pour ce faire, cliquez sur le champ souhaité et faites-le glisser à l’endroit approprié dans le document, tel que la ligne de signature que vous avez déjà créée.

• Si vous devez également signer le document, cliquez sur votre propre nom dans Nitro et allez-y et signez-le.

  

• Cliquez sur Continuer dans le coin inférieur droit de l’écran. Cela vous mènera à l’étape d’envoi.

• Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser un message unique pour le destinataire. Vous pouvez également laisser Nitro Sign remplir automatiquement ce champ. À vous de choisir.
• Cliquez sur Demander une signature. Assurez-vous d’avoir tout ce qui est exact à ce stade, car cela enverra le contrat pour approbation et signature.

Après cela, vous pourrez maintenant utiliser Nitro Sign pour surveiller l’état de votre contrat. Il y a quelques éléments que vous pouvez surveiller dans votre tableau de bord Nitro :

• État de signature. Plus précisément, y a-t-il plus de gens qui n’ont pas encore signé votre contrat? Si c’est le cas, vous les verrez sous « En attente de signature ». Par exemple, si vous avez envoyé un contrat à une personne, vous remarquerez immédiatement un «1» sous « En attente de signature.
• Contrats à signer. Y a-t-il des contrats en attente de votre signature et de votre approbation? Regardez sous « Besoin de votre signature » pour voir s’il y a des contrats en attente que vous avez oublié d’examiner.

Vous remarquerez une dernière étape. Une fonction de rappel .

En un clic, Nitro enverra un rappel par e-mail à votre signature, avec le lien du contrat d’origine. Cela aidera à garder vos contrats frais dans l’esprit des gens et à réduire le travail requis de votre côté. Amener beaucoup de gens à signer un contrat peut donner l’impression de garder des chats. Avec Nitro, vous pouvez réduire ce travail au clic de quelques boutons.

Imaginez un instant que votre client utilise Nitro Sign. Étant donné que Nitro Sign est une solution basée sur le Web, ce qui signifie que toute personne ayant accès à un navigateur et à Internet peut l’utiliser, le logiciel fonctionnera sur plusieurs appareils. Desktop, Mac, Android, Tablet : quoi que vous utilisiez pour accéder à Internet, cela fonctionnera. Voici ce que vous faites :

• Ouvrez votre e-mail. Une fois que quelqu’un crée un contrat que vous devez signer et vous ajoute dans Nitro Sign, il vous enverra automatiquement une copie pour une signature numérique. Ouvrez cet e-mail avec le client de messagerie que vous préférez. Vous verrez quelque chose qui ressemble à ceci. Vous ne pouvez pas le manquer.

• Cliquez sur Signer le document.
• Vous n’aurez pas besoin de créer un compte Nitro Sign. Si c’est vous qui l’envoyez, vous n’aurez pas à demander si tout le monde a le même logiciel que vous.
• Si l’autorisation à deux facteurs est activée, entrez le code qui vous a été fourni par le créateur du contrat. 
• Si ce n’est pas le cas, il suffit de revoir le contrat.
• Lorsque vous êtes prêt à signer, identifiez deux cases : Signature et Date. Sélectionnez ces champs pour saisir vos informations.

• Cliquez sur Soumettre .
• Ensuite, vous recevrez un e-mail de confirmation avec un lien pour afficher le document. Vous pouvez les conserver dans vos dossiers et, le tour est joué, vous êtes fait.

Maintenant que vous savez comment créer des contrats et ajouter des champs de signature électronique dans MS Word, nous devons encore répondre à une question. Pourquoi? Quels sont les avantages ? Qu’est-ce qui vous empêche d’imprimer le document Word et de l’envoyer par la poste à quelqu’un pour signature?

Eh bien, vous avez probablement remarqué maintenant que la plupart des gens ne gèrent pas les contrats de cette façon. Le monde est passé au numérique. Et si vous ne faites pas la même chose, vous pourriez frapper un client potentiel comme obsolète.

Même ainsi, ce n’est pas la seule raison d’ajouter des signatures électroniques dans MS Word. Considérer:

• L’utilisation de MS Word est intuitive. Beaucoup de gens utilisent Word pour créer des lettres d’offre et des contrats en premier lieu. L’enregistrement au format PDF, puis l’envoi de fichiers PDF, qui doivent être modifiés, peuvent non seulement être inutiles, mais ne causer que des maux de tête supplémentaires. En téléchargeant Nitro Sign et en l’ajoutant à vos fonctionnalités MS Word, vous pouvez créer un droit contractuel légitime dans le traitement de texte lui-même. Cela vous fait gagner du temps. Il vous enregistre également les fonctionnalités de MS Word que vous aimez utiliser.
• Les signatures électroniques sont plus rapides. Tout ce que vous avez à faire est de suivre les étapes ci-dessus et vous transformerez rapidement un document Microsoft Word en un contact assis dans la boîte de réception de quelqu’un d’autre. Si vous en faites une science, l’ensemble du processus peut peut-être prendre moins d’une minute. Du côté de votre destinataire, cela peut être tout aussi rapide, sans compter le temps d’examen du contrat, si nécessaire. Cela rend les affaires beaucoup plus rapides.
• Les signatures électroniques présentent des avantages supplémentaires. De la sécurité aux boutons de rappel en passant par le stockage automatique, les signatures électroniques comprennent des fonctionnalités d’automatisation qui les rendent beaucoup plus faciles à manipuler que les contrats papier. Et en plus, vous pouvez toujours imprimer vos documents si vous en avez besoin.

Vous en avez assez d'en entendre parler et vous voulez l'essayer vous-même ? Essayez Nitro gratuitement pour découvrir à quel point il peut être facile de rationaliser tous les contrats importants de votre entreprise.