Es ist uns allen passiert. Sie freuen sich darauf, ein neues Projekt zu starten, solange ihr Dokument nicht unterschrieben ist. Sie beherrschen MS Word (schließlich ist Word eines der beliebtesten Tools überhaupt), aber wenn der Kunde den Vertrag schickt, ist es ein Dateityp, den Sie nicht erkennen. Es ist nicht.doc. Es ist nicht.docx. Es sieht für Sie wie eine Fremdsprache aus. Das nächste, wissen Sie, Sie haben einen ganzen Nachmittag damit verbracht, ihre Dateien mit Ihrer Software abzustimmen.
Warum sollte das jemand im21 1. Jahrhundert tun müssen? Die gute Nachricht ist: Das müssen Sie nicht. Wenn Sie über die richtige Software verfügen und einige wichtige Schritte kennen, ist es genauso einfach, eine elektronische Signatur in Microsoft Word hinzuzufügen, wie es bei jeder anderen Software der Fall ist. In der Tat, wenn Sie es zu einer Wissenschaft machen, wird es so einfach sein, als würden Sie mit einem Stift unterschreiben.
Aber es wird ein Upgrade im Vergleich zum Stift sein. Wenn Sie zum Beispiel Nitro Sign verwenden, können Sie mit Leichtigkeit Folgendes tun:
- Verwenden Sie elektronische Signaturen in MS Word
- Stellen Sie sicher, dass Ihre wichtigen Verträge unterzeichnet und nachverfolgt werden, damit Sie den Status jedes einzelnen Vertrags kennen
- Optimieren Sie digitale Vereinbarungen in Ihren Geschäftsabläufen
- Speichern Sie einfach alte Verträge für eine schnelle Überprüfung
Hier erfahren Sie, wie es geht.
Erstellen Sie einen signierbaren Vertrag mit Nitro Sign mithilfe von MS Word
Wenn Sie es einfach halten möchten (und Sie alles in Microsoft Word machen), dann ärgern Sie sich wahrscheinlich jedes Mal, wenn Ihre Vertragsverwaltungssoftware möchte, dass Sie etwas Neues ausprobieren. Wir sagen: Warum die Mühe machen? Sie sollten in der Lage sein, es direkt von Ihrer Lieblingssoftware aus zu machen.
Mit Nitro Sign können Sie. Hier sind die wichtigsten Schritte:
- Erstellen Sie den Vertrag in MS Word. Dieser Teil liegt bei Ihnen. Bevor Sie weitermachen, stellen Sie sicher, dass Sie Platz für jemanden gelassen haben, der dem Dokument seine Unterschrift und sein Datum hinzufügen kann.
- Sobald Ihr Vertrag fertig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Per Nitro senden in der oberen rechten Ecke. Das wird angezeigt, sobald Sie Nitro Sign verwenden. Keine Sorge, es ist nicht kompliziert.
- Klicken Sie in der unteren rechten Ecke auf Dokument öffnen.
- Dadurch wird das Dokument in Nitro Sign geöffnet. Ihre nächste Aufforderung? Fügen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse der Personen hinzu, die Sie unterschreiben müssen. Fahren Sie fort und geben Sie sie jetzt ein.
- Ihr nächster Schritt ist das Hinzufügen der Informationskarten, wie Unterschrift und Datum. Klicken Sie dazu auf Ihr gewünschtes Feld und ziehen Sie es an die entsprechende Stelle im Dokument, z. B. in die Signaturzeile, die Sie bereits erstellt haben.
- Wenn Sie das Dokument auch unterschreiben müssen, klicken Sie in Nitro auf Ihren eigenen Namen und unterschreiben Sie es.
- Klicken Sie in der unteren rechten Ecke des Bildschirms auf Weiter. Dadurch werden Sie zum Sendeschritt weitergeleitet.
- Wenn Sie möchten, können Sie eine individuelle Nachricht an den Empfänger anpassen. Oder Sie können Nitro Sign dieses Feld automatisch ausfüllen lassen. Ihre Wahl.
- Klicken Sie auf Signatur anfordern. Stellen Sie sicher, dass Sie zu diesem Zeitpunkt alles korrekt haben, da der Vertrag dann zur Genehmigung und Unterzeichnung geschickt wird.
Danach können Sie Nitro Sign verwenden, um den Status Ihres Vertrags zu überwachen. Es gibt ein paar Dinge, die Sie in Ihrem Nitro-Dashboard überwachen können:
- Status der Unterzeichnung. Konkret, gibt es mehr Leute da draußen, die Ihren Vertrag noch nicht unterzeichnet haben? Falls ja, werden Sie sie unter „Warten auf die Unterschrift“ sehen. Wenn Sie zum Beispiel einen Vertrag an eine Person geschickt haben, werden Sie sofort ein „1“ unter „Wartet auf Unterschrift“ bemerken.
- Zu unterzeichnende Verträge. Gibt es Verträge, die auf Ihre Unterzeichnung und Genehmigung warten? Schauen Sie unter „Braucht Ihre Unterschrift“ nach, um zu sehen, ob es ausstehende Verträge gibt, die Sie vergessen haben zu überprüfen.
Sie werden einen letzten Schritt bemerken. Eine Erinnerungsfunktion.
Mit einem Klick sendet Nitro eine E-Mail-Erinnerung mit Ihrer Unterschrift zusammen mit dem ursprünglichen Vertragslink. Das wird dazu beitragen, dass Ihre Verträge in den Köpfen der Leute bleiben und der Arbeitsaufwand für Sie verringert wird. Viele Leute dazu zu bringen, einen Vertrag zu unterschreiben, kann sich anfühlen, als würde man Katzen hüten. Mit Nitro können Sie diese Arbeit auf ein paar Schaltflächen reduzieren.
So signieren Sie ein MS Word-Dokument auf Ihrem Gerät
Stellen Sie sich für einen Moment vor, Ihr Kunde verwendet Nitro Sign. Da Nitro Sign eine webbasierte Lösung ist — das heißt, jeder, der Zugriff auf einen Browser und das Internet hat, kann sie verwenden —, funktioniert die Software auf mehreren Geräten. Desktop, Mac, Android, Tablet: Was auch immer Sie verwenden, um auf das Internet zuzugreifen, es wird funktionieren. Folgendes tun Sie:
- Öffnen Sie Ihre E-Mail. Sobald jemand einen Vertrag erstellt hat, den Sie unterschreiben müssen, und Sie in Nitro Sign hinzugefügt hat, wird Ihnen automatisch eine Kopie für eine digitale Signatur zugeschickt. Öffnen Sie diese E-Mail mit dem E-Mail-Client, den Sie bevorzugen. Sie werden etwas sehen, das so aussieht. Sie können es nicht verpassen.
- Klicken Sie auf Das Dokument unterschreiben.
- Sie müssen sich nicht für ein Nitro Sign-Konto registrieren. Wenn Sie derjenige sind, der es verschickt, müssen Sie nicht fragen, ob jeder dieselbe Software hat wie Sie.
- Wenn Sie sehen, dass die Zwei-Faktor-Autorisierung aktiviert ist, geben Sie den Code ein, den Sie vom Ersteller des Vertrags erhalten haben.
- Wenn nicht, überprüfen Sie einfach den Vertrag.
- Wenn Sie bereit sind zu unterschreiben, identifizieren Sie zwei Felder: Unterschrift und Datum. Wählen Sie diese Felder aus, um Ihre Daten einzugeben.
- Klicken Sie auf Senden .
- Als Nächstes erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zum Ansehen des Dokuments. Sie können diese in Ihren Unterlagen aufbewahren und — voila! —Sie sind erledigt.
Warum sollten Sie sich die Mühe machen, elektronische Signaturen in MS Word hinzuzufügen?
Jetzt, da Sie wissen, wie man Verträge erstellt und elektronische Signaturfelder in MS Word hinzufügt, müssen wir noch eine Frage beantworten. Warum? Was sind die Vorteile? Was verhindert, dass Sie das Word-Dokument ausdrucken und es zur Unterschrift an jemanden schicken?
Nun, Sie haben wahrscheinlich schon bemerkt, dass die meisten Leute Verträge nicht auf diese Weise handhaben. Die Welt ist digital geworden. Und wenn Sie nicht dasselbe tun, könnten Sie einen potenziellen Kunden als veraltet bezeichnen.
Trotzdem, das ist nicht der ganze Grund, elektronische Signaturen in MS Word hinzuzufügen. Überlegen Sie sich:
- Die Verwendung von MS Word ist intuitiv. Viele Leute verwenden Word überhaupt, um Angebotsschreiben und Verträge zu erstellen. Als PDF zu speichern und dann PDFs zu versenden, die bearbeitet werden müssen, kann nicht nur sinnlos sein, sondern nur zusätzliche Kopfschmerzen bereiten. Indem Sie Nitro Sign herunterladen und es zu Ihren MS Word-Funktionen hinzufügen, können Sie direkt im Textverarbeitungsprogramm selbst einen legitimen Vertrag erstellen. Das spart Ihnen Zeit. Es spart Ihnen auch die Funktionen von MS Word, die Sie gerne verwenden.
- Elektronische Signaturen sind schneller. Alles, was Sie tun müssen, ist die oben genannten Schritte zu befolgen und Sie werden ein Microsoft Word-Dokument schnell in einen Kontakt umwandeln, der im Posteingang einer anderen Person sitzt. Wenn Sie es zu einer Wissenschaft machen, kann der gesamte Prozess vielleicht weniger als eine Minute dauern. Auf der Seite Ihres Empfängers kann es genauso schnell gehen — wenn nötig, die Zeit für die Vertragsüberprüfung nicht mitgerechnet. Das macht das Geschäft viel schneller.
- Elektronische Signaturen haben zusätzliche Vorteile. Von der Sicherheit über Erinnerungstasten bis hin zur automatischen Speicherung enthalten elektronische Signaturen Automatisierungsfunktionen, die ihre Handhabung wesentlich einfacher machen als Verträge in Papierform. Und außerdem können Sie Ihre Dokumente bei Bedarf jederzeit ausdrucken.
Haben Sie es satt, davon zu hören und möchten Sie es selbst ausprobieren? Testen Sie Nitro kostenlos, um eine Vorschau davon zu erhalten, wie einfach es sein kann, alle wichtigen Verträge Ihres Unternehmens zu optimieren.
