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Elektronische Signaturen

So fügen Sie eine elektronische Signatur in MS Word hinzu

Es ist uns allen passiert. Sie freuen sich darauf, ein neues Projekt zu starten und warten auf eine Unterschrift für ihr Dokument. Sie beherrschen MS Word ( Dazu gehören Word eines der beliebtesten Tools überhaupt), aber wenn der Kunde den Vertrag übersendet, handelt es sich um einen Dateityp, den Sie nicht kennen. Es ist nicht.doc. Es ist nicht.docx. Es sieht für Sie wie eine fremde Sprache aus. Als nächstes wissen Sie, dass Sie einen ganzen Nachmittag damit verbracht haben, ihre Dateien mit Ihrer Software abzugleichen.

Warum sollte das jemand im 21 . Jahrhundert tun müssen? Die gute Nachricht ist: Sie müssen nicht. Wenn Sie über die richtige Software verfügen und einige wichtige Schritte kennen, ist es genauso einfach, eine elektronische Signatur in Microsoft Word hinzuzufügen, wie in jeder anderen Software. In der Tat, wenn Sie es auf eine Wissenschaft bringen, wird es so einfach sein, wie mit einem Stift zu unterschreiben.

Aber es wird ein Upgrade gegenüber dem Stift sein. Wenn Sie beispielsweise Nitro-Signatur verwenden, können Sie Folgendes tun:

  • Verwenden Sie elektronische Signaturen in MS Word
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre wichtigen Verträge unterzeichnet und nachverfolgt werden, damit Sie den jeweiligen Status kennen
  • Optimieren Sie digitale Vereinbarungen in Ihren Geschäftsabläufen
  • Speichern Sie einfach alte Verträge für eine schnelle Überprüfung

Hier ist, wie es geht.

Erstellen Sie einen unterschreibbaren Vertrag mit Nitro Sign unter Verwendung von MS Word

Wenn Sie die Dinge gerne einfach halten (und alles in Microsoft Word erledigen), werden Sie wahrscheinlich jedes Mal, wenn Ihre Vertragsverwaltungssoftware Sie auffordert, etwas Neues auszuprobieren. Wir sagen: Warum machen sich die Mühe? Sie sollten sich in der Lage sein, dies direkt von Ihrer bevorzugten Software aus zu tun.

Das ist möglich. Hier sind die wichtigsten Schritte:

  • Erstellen Sie den Vertrag in MS Word. Dieser Teil liegt bei Ihnen. Bevor Sie fortfahren, vergewissern Sie sich, dass Sie Platz gelassen haben, damit jemand dem Dokument seine Unterschrift und ihr Datum hinzufügen kann.
  • Sobald Ihr Vertrag einsatzbereit ist, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Per Nitro senden". Dies wird angezeigt, sobald Sie mit der Verwendung von Nitro-Signatur beginnen. Keine Sorge, es ist nicht kompliziert.
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  • Klicken Sie unten rechts auf Dokument öffnen .
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  • Dadurch wird das Dokument in Nitro Sign geöffnet. Ihre nächste Aufforderung? Fügen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse der Personen hinzu, die Sie unterschreiben müssen. Geben Sie diese jetzt ein.
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So fügen Sie eine elektronische Signatur in Microsoft Word hinzu

  • Im nächsten Schritt fügen Sie die Informationskarten hinzu, z. B. Unterschrift und Datum . Klicken Sie dazu auf das gewünschte Feld und ziehen Sie es an die entsprechende Stelle im Dokument, z. B. die bereits erstellte Unterschriftszeile.
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So fügen Sie eine elektronische Signatur in Microsoft Word hinzu

  • Wenn Sie das Dokument auch unterschreiben müssen, klicken Sie in Nitro auf Ihren eigenen Namen und fahren Sie fort und unterschreiben Sie es.
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  • Klicken Sie in der unteren rechten Ecke des Bildschirms auf Weiter . Dadurch gelangen Sie zum Sendeschritt.
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  • Wenn Sie möchten, können Sie eine einzigartige Nachricht an den Empfänger anpassen. Oder Sie lassen Nitro Sign dieses Feld automatisch ausfüllen. Deine Entscheidung.
  • Klicken Sie auf Signatur anfordern . Stellen Sie sicher, dass Sie bis zu diesem Zeitpunkt alles genau haben, da dies den Vertrag zur Genehmigung und Unterzeichnung versendet.

Danach können Sie Nitro-Signatur verwenden, um den Status Ihres Vertrags zu überwachen. Es gibt einige Dinge, die Sie in Ihrem Nitro-Dashboard überwachen können:

  • Unterzeichnungsstatus. Gibt es da draußen noch mehr Leute, die Ihren Vertrag noch unterschreiben müssen? Wenn dies der Fall ist, werden sie unter „Warten auf Signatur“ angezeigt. Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag an eine Person gesendet haben, sehen Sie sofort ein „ 1 “ unter „Warten auf Unterschrift.
  • Verträge zu unterzeichnen . Gibt es Verträge, die auf Ihre Unterschrift und Genehmigung warten? Sehen Sie unter „Benötigt Ihre Unterschrift“ nach, ob es ausstehende Verträge gibt, die Sie vergessen haben, zu überprüfen.

Sie werden einen letzten Schritt bemerken. Eine Erinnerungsfunktion .

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Mit einem Klick sendet Nitro eine E-Mail-Erinnerung an Ihre Unterschrift zusammen mit dem ursprünglichen Vertrags-Link. Dies trägt dazu bei, dass Ihre Verträge in den Köpfen der Menschen frisch bleiben und der Arbeitsaufwand für Sie reduziert wird. Viele Leute können einen Vertrag unterschreiben, können sich anfühlen, als würden Sie Katzen hüten. Mit Nitro können Sie diese Arbeit auf das Klicken weniger Schaltflächen reduzieren.

So signieren Sie ein MS Word-Dokument auf Ihrem Gerät

Stellen Sie sich für einen Moment vor, dass Ihr Kunde Nitro Sign verwendet. Da es sich bei Nitro Sign um eine webbasierte Lösung handelt – d. h. jeder mit Zugriff auf einen Browser und das Internet kann sie verwenden – funktioniert die Software auf mehreren Geräten. Desktop, Mac, Android, Tablet: Was auch immer Sie für den Zugriff auf das Internet verwenden, es funktioniert. Folgendes tun Sie:

  • Öffnen Sie Ihre E-Mail. Sobald jemand einen Vertrag erstellt, den Sie unterzeichnen müssen, und Sie in Nitro Sign hinzufügt, wird automatisch eine Kopie für eine digitale Signatur an Sie gesendet. Öffnen Sie diese E-Mail mit dem von Ihnen bevorzugten E-Mail-Client. Sie werden etwas sehen, das so aussieht. Sie können es nicht verfehlen.
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  • Klicken Sie auf Dokument signieren.
  • Sie müssen sich nicht für ein Nitro-Sign-Konto anmelden. Wenn Sie jemand sind, der es verschickt hat, müssen Sie nicht fragen, ob alle dieselbe Software wie Sie haben.
  • Wenn Sie sehen, dass die Zwei-Faktor-Autorisierung aktiviert ist, geben Sie den Code ein, den Sie vom Ersteller des Vertrags erhalten haben. 
  • Wenn nicht, einfach den Vertrag überprüfen.
  • Wenn Sie zum Unterschreiben bereit sind, identifizieren Sie zwei Box: Unterschrift und Datum. Wählen Sie diese Felder aus, um Ihre Informationen einzugeben.
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  • Klicken Sie auf Senden .
  • Als Nächstes erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zum Anzeigen des Dokuments. Sie können diese in Ihren Aufzeichnungen aufbewahren und – voila! – Sie sind fertig.

Warum sich die Mühe machen, elektronische Signaturen in MS Word hinzuzufügen?

Nachdem Sie nun wissen, wie man in MS Word Verträge erstellt und elektronische Signaturfelder hinzufügt, müssen wir noch eine Frage beantworten. Wieso den? Was sind die Vorteile? Was hindert Sie daran, das Word-Dokument auszudrucken und an jemanden zum Signieren zu schicken?

Nun, Sie haben wahrscheinlich schon bemerkt, dass die meisten Leute Verträge nicht auf diese Weise handhaben. Die Welt ist digital geworden. Und wenn Sie das nicht tun, könnten Sie einem potenziellen Kunden als veraltet erscheinen.

Trotzdem ist das nicht der einzige Grund, elektronische Signaturen in MS Word hinzuzufügen. Prüfen:

  • Die Verwendung von MS Word ist intuitiv. Viele Menschen verwenden Word, um Angebotsschreiben und Verträge überhaupt erst zu erstellen. Das Speichern als PDF und das anschließende Versenden von PDFs, die bearbeitet werden müssen, kann nicht nur sinnlos sein, sondern nur zusätzliche Kopfschmerzen verursachen. Indem Sie Nitro Sign herunterladen und zu Ihren MS Word-Funktionen hinzufügen, können Sie direkt im Textverarbeitungsprogramm selbst einen legitimen Vertrag erstellen. Dadurch sparen Sie Zeit. Es speichert Ihnen auch die Funktionen von MS Word, die Sie gerne verwenden.
  • Elektronische Unterschriften sind schneller . Alles, was Sie tun müssen, ist, den obigen Schritten zu folgen, und Sie werden ein Microsoft Word-Dokument schnell in einen Kontakt verwandeln, der sich im Posteingang einer anderen Person befindet. Wenn Sie es auf eine Wissenschaft bringen, kann der gesamte Prozess vielleicht weniger als eine Minute dauern. Auf der Seite Ihres Empfängers kann es genauso schnell gehen – die Zeit für die Vertragsüberprüfung, falls erforderlich, nicht mitgerechnet. Das macht das Geschäft viel schneller.
  • Elektronische Unterschriften haben zusätzliche Vorteile . Von der Sicherheit über Erinnerungsschaltflächen bis hin zur automatischen Speicherung umfassen elektronische Signaturen Automatisierungsfunktionen, die sie viel einfacher zu handhaben machen als Verträge auf Papier. Außerdem können Sie Ihre Dokumente bei Bedarf jederzeit ausdrucken.

Sie haben es satt, davon zu hören und möchten es selbst ausprobieren? Probieren Sie Nitro kostenlos aus, um zu sehen, wie einfach es sein kann, alle wichtigen Verträge Ihres Unternehmens zu rationalisieren.

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