Por qué Document AI es el gran avance de la IA empresarial

Un artículo  reciente de Forbes titulado «   »  (La IA ya está aquí: cómo la inteligencia artificial está cambiando el trabajo) abordaba un nuevo análisis de Anthropic sobre cómo se manifiesta la IA en el trabajo diario. En lugar de destruir puestos de trabajo, los datos sugieren una fragmentación del empleo: la IA se utiliza para tareas concretas dentro de muchas funciones, y la mayoría de las personas la utilizan junto con el criterio humano, no como un sustituto completo.

Este enfoque refleja lo que encontramos en el informe «   Enterprise AI»  de Nitro: en todos los equipos empresariales, la inversión en IA es real y está creciendo, pero su adopción es desigual. Algunas herramientas se compran y luego se quedan en la estantería. Algunas iniciativas se estancan en la fase piloto. Algunos equipos intentan forzar casos de uso que no se ajustan claramente a la forma en que trabajan realmente las personas. Al mismo tiempo, hay una categoría que sigue destacando por encima del resto: la IA aplicada a los documentos.

El trabajo con documentos es donde la IA se vuelve práctica

En nuestra encuesta a más de 1000 profesionales de empresas con más de 500 empleados, los flujos de trabajo con documentos muestran una adopción casi universal en comparación con otros casos de uso de la IA empresarial. Los ejecutivos son especialmente coherentes: el 95 % de los encuestados de alto nivel afirma utilizar la IA para la extracción de datos de documentos. Las tareas con documentos son también donde el uso se mantiene alto en todos los niveles laborales, y los empleados también informan de una fuerte adopción.

Cuando se observa lo que la gente hace realmente con la IA, no se trata de experimentos abstractos. Es el mismo trabajo que ralentiza a los equipos cada semana:

• Extraer datos estructurados de documentos no estructurados
• Gestionar tareas comunes con archivos PDF
• Resumir y revisar contratos y acuerdos

Los ejecutivos informaron de un uso intensivo precisamente en esos flujos de trabajo, incluidas las tareas con archivos PDF y los resúmenes de contratos. Este es el tipo de trabajo que realiza todos los departamentos, lo llamen «gestión de documentos» o no. El departamento jurídico revisa los contratos. El departamento financiero revisa los términos y la documentación de apoyo. El departamento de operaciones gestiona los formularios, las facturas y la documentación de los proveedores. El departamento de compras lleva a cabo ciclos de aprobación y se basa en datos limpios. Cuando la IA ayuda con los documentos, el valor es fácil de entender porque el trabajo ya es medible.

El patrón de «aumento» es el verdadero patrón de adopción

Uno de los puntos más útiles de la cobertura de Forbes es que el aumento es una parte importante de cómo las personas utilizan la IA en el trabajo. Redactan, refinan, resumen, extraen e iteran. Se trata de un flujo de trabajo con intervención humana, y coincide con lo que vemos en los documentos.

Los documentos transmiten contexto: incluyen excepciones, casos extremos y lenguaje que necesita interpretación. Los equipos siguen necesitando personas que comprendan los riesgos, las políticas, los compromisos con los clientes o los requisitos normativos. La IA acelera el camino hacia una respuesta, pero la decisión final suele depender de la experiencia.

Por eso la IA documental tiende a escalar dentro de las empresas. Apoya a la persona que realiza el trabajo en lugar de pedir a la organización que rediseñe todo el trabajo en torno a una herramienta. En la práctica, se ve así:

• Un miembro del equipo jurídico comienza con un resumen del contrato generado por la IA y, a continuación, comprueba las cláusulas clave que son importantes para ese negocio.
• Un analista financiero extrae campos de una pila de archivos PDF y luego valida las anomalías en lugar de escribir todo manualmente.
• Un director de operaciones crea rápidamente la estructura básica y luego dedica su tiempo a resolver excepciones y coordinar a las partes interesadas.

Cuando la IA se aplica de esta manera, se convierte en un multiplicador de fuerzas para las personas que ya saben lo que es «bueno». Ahí es también donde se genera la confianza más rápidamente, porque el usuario puede verificar el resultado con respecto al documento original.

¿Por qué la IA documental tiene éxito cuando otros esfuerzos de IA se estancan?

Desde fuera, puede parecer que la «adopción de la IA» es una tendencia única. En realidad, las diferentes categorías se comportan de manera muy diferente. La IA documental tiene éxito porque se ajusta a cuatro realidades empresariales prácticas que otras herramientas suelen ignorar:

1) Se adapta a los flujos de trabajo existentes

Las personas ya viven en documentos. Son el sistema de registro de acuerdos, aprobaciones, auditorías y compromisos con los clientes. Cuando la IA da soporte a ese nivel, los equipos no necesitan inventar un nuevo modelo operativo para obtener valor.

2) Se centra en tareas repetitivas

La extracción de datos y los flujos de trabajo comunes de PDF son lo suficientemente consistentes como para beneficiarse de la automatización, pero siguen siendo lo suficientemente complejos como para requerir mucho tiempo sin ella. Ese es el punto óptimo para el uso empresarial, ya que evita los extremos: la experimentación pura por un lado y la automatización frágil y sobreingenierizada por el otro.

3) Se corresponde con una responsabilidad clara

Cuando la IA interviene en un contrato, una factura o un documento regulado, hay un propietario que se preocupa profundamente por la precisión. Ese propietario se convierte en el revisor natural. La supervisión está integrada en el proceso.

4) Crea una historia medible para el liderazgo

Los ejecutivos pueden comprender el tiempo ahorrado en tareas documentales sin necesidad de largas explicaciones. Es fácil relacionarlo con el coste, el tiempo de ciclo y el rendimiento. Eso es importante cuando la inversión ya asciende a millones.

La lección más amplia de la IA empresarial: la usabilidad impulsa el comportamiento

Nuestro informe también destaca una segunda verdad que es importante para cualquier estrategia de IA: los empleados adoptan lo que es usable. Cuando las herramientas no se ajustan al flujo de trabajo, las personas las eluden. Esa es parte de la razón por la que la IA en la sombra aparece con tanta frecuencia en las organizaciones. Los equipos no se levantan por la mañana con la intención de crear riesgos de gobernanza. Por lo general, intentan hacer el trabajo más rápido.

La IA documental tiene impulso en parte porque resuelve un problema que ya es urgente para la mayoría de los equipos. También tiende a ser más fácil de integrar en el trabajo diario sin pedir a las personas que aprendan una forma completamente nueva de operar. Ese es el estándar que la IA empresarial debe cumplir en el futuro.

¿Qué deben aprender los líderes empresariales de estos estudios sobre IA?

Si está elaborando una hoja de ruta para la IA empresarial en este momento, los flujos de trabajo de documentos son un buen punto de partida, incluso si sus objetivos generales son más amplios que los documentos.

No porque los documentos sean lo único que importa, sino porque el trabajo con documentos pone de manifiesto las condiciones que hacen que la IA tenga éxito a gran escala:

• Un caso de uso específico con una propiedad clara.
• Resultados medibles que los equipos pueden validar rápidamente
• Un flujo de trabajo en el que la IA ayuda y los humanos aplican su criterio donde es necesario
• Usabilidad que reduce la tentación de canalizar el trabajo confidencial a través de herramientas no aprobadas

Si se pueden cumplir esas condiciones en otras partes de la empresa, la adopción resulta más fácil. Si no se puede, la IA documental sigue siendo la prueba más fiable de que la IA empresarial puede ofrecer una productividad real cuando se aplica al tipo de trabajo adecuado.

Para revisar los resultados de la encuesta en detalle, lea el informe completo aquí:  IA empresarial: la realidad detrás del bombo publicitario