Warum Dokumenten-KI der Durchbruch für Unternehmens-KI ist

Ein kürzlich erschienener Artikel in der Forbes-Reihe „   ”  mit dem Titel „  ” befasste sich mit einer neuen Analyse von Anthropic darüber, wie KI im Arbeitsalltag zum Einsatz kommt. Anstelle eines Stellenabbaus deuten die Daten auf eine Fragmentierung der Arbeit hin: KI wird für Teilaufgaben in vielen Bereichen eingesetzt, und die meisten Menschen nutzen sie als Ergänzung zu ihrem eigenen Urteilsvermögen, nicht als vollständigen Ersatz.

Diese Einschätzung spiegelt unsere Erkenntnisse aus dem Nitro-Bericht „   Enterprise AI”  wider: In allen Unternehmensteams werden tatsächlich Investitionen in KI getätigt, die auch zunehmen, aber die Einführung verläuft uneinheitlich. Einige Tools werden gekauft und dann nicht genutzt. Einige Initiativen bleiben in der Pilotphase stecken. Einige Teams versuchen, Anwendungsfälle zu erzwingen, die nicht klar mit der tatsächlichen Arbeitsweise der Mitarbeiter übereinstimmen. Gleichzeitig sticht eine Kategorie immer wieder hervor: Dokumenten-KI.

Bei der Arbeit mit Dokumenten wird KI praktisch

In unserer Umfrage unter mehr als 1.000 Fachkräften in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern zeigen Dokumenten-Workflows im Vergleich zu anderen Anwendungsfällen für KI in Unternehmen eine nahezu universelle Akzeptanz. Führungskräfte sind besonders konsequent: 95 % der Befragten aus der Führungsetage geben an, KI für die Extraktion von Dokumentendaten zu nutzen. Dokumentenaufgaben sind auch der Bereich, in dem die Nutzung über alle Jobebenen hinweg hoch bleibt, wobei auch die Mitarbeiter eine starke Akzeptanz melden.

Wenn man sich ansieht, was Menschen tatsächlich mit KI machen, handelt es sich nicht um abstrakte Experimente. Es ist dieselbe Arbeit, die Teams jede Woche ausbremst:

• Extrahieren strukturierter Daten aus unstrukturierten Dokumenten
• Bearbeitung gängiger PDF-Aufgaben
• Zusammenfassen und Überprüfen von Verträgen und Vereinbarungen

Führungskräfte gaben an, genau diese Arbeitsabläufe, einschließlich PDF-Aufgaben und Vertragszusammenfassungen, intensiv zu nutzen. Dies ist die Art von Arbeit, mit der jede Abteilung zu tun hat, unabhängig davon, ob sie als „Dokumentenmanagement” bezeichnet wird oder nicht. Die Rechtsabteilung prüft Verträge. Die Finanzabteilung prüft Bedingungen und Begleitdokumente. Der Betrieb verwaltet Formulare, Rechnungen und Lieferantendokumente. Die Beschaffungsabteilung führt Genehmigungszyklen durch und ist auf saubere Daten angewiesen. Wenn KI bei Dokumenten hilft, ist der Wert leicht zu verstehen, da die Arbeit bereits messbar ist.

Das „Augmentations”-Muster ist das eigentliche Anwendungsmuster

Einer der nützlichsten Punkte in der Berichterstattung von Forbes ist, dass Augmentation einen wesentlichen Teil der Nutzung von KI am Arbeitsplatz ausmacht. Die Mitarbeiter entwerfen, verfeinern, fassen zusammen, extrahieren und iterieren. Das ist ein Human-in-the-Loop-Workflow, der dem entspricht, was wir in Dokumenten sehen.

Dokumente enthalten Kontext: Sie umfassen Ausnahmen, Sonderfälle und Formulierungen, die einer Interpretation bedürfen. Teams benötigen nach wie vor Mitarbeiter, die sich mit Risiken, Richtlinien, Kundenverpflichtungen oder regulatorischen Anforderungen auskennen. KI beschleunigt den Weg zur Antwort, aber die endgültige Entscheidung hängt oft von der Erfahrung ab.

Aus diesem Grund wird Dokumenten-KI in Unternehmen tendenziell skaliert. Sie unterstützt die Person, die die Arbeit ausführt, anstatt von der Organisation zu verlangen, die gesamte Arbeit um ein Tool herum neu zu gestalten. In der Praxis sieht das so aus:

• Ein Mitglied des Rechtsteams beginnt mit einer KI-generierten Vertragsübersicht und überprüft dann die für das Unternehmen wichtigen Klauseln.
• Ein Finanzanalyst extrahiert Felder aus einem Stapel von PDF-Dateien und validiert dann Anomalien, anstatt alles manuell einzugeben.
• Ein Betriebsleiter erstellt schnell die Grundstruktur und verbringt dann seine Zeit damit, Ausnahmen zu lösen und die Beteiligten zu koordinieren.

Wenn KI auf diese Weise eingesetzt wird, wird sie zu einem Kraftmultiplikator für Menschen, die bereits wissen, was „gut” ist. Dort entsteht auch am schnellsten Vertrauen, da der Benutzer die Ausgabe anhand eines Quelldokuments überprüfen kann.

Warum ist Dokumenten-KI erfolgreich, während andere KI-Bemühungen ins Stocken geraten?

Von außen betrachtet kann es so aussehen, als sei die „Einführung von KI” ein einheitlicher Trend. In Wirklichkeit verhalten sich verschiedene Kategorien sehr unterschiedlich. Dokumenten-KI ist erfolgreich, weil sie vier praktische Unternehmensrealitäten berücksichtigt, die andere Tools oft ignorieren:

1) Sie passt zu bestehenden Arbeitsabläufen

Menschen leben bereits in Dokumenten. Sie sind das Aufzeichnungssystem für Vereinbarungen, Genehmigungen, Audits und Kundenverpflichtungen. Wenn KI diese Ebene unterstützt, müssen Teams kein neues Betriebsmodell erfinden, um einen Mehrwert zu erzielen.

2) Sie zielt auf wiederholbare Aufgaben ab

Datenextraktion und gängige PDF-Workflows sind konsistent genug, um von der Automatisierung zu profitieren, aber dennoch komplex genug, um ohne sie zeitaufwändig zu sein. Das ist ein idealer Punkt für den Einsatz in Unternehmen, da so Extreme vermieden werden: reine Experimente auf der einen Seite und fragile, übertechnisierte Automatisierung auf der anderen.

3) Sie führt zu klaren Verantwortlichkeiten

Wenn KI mit einem Vertrag, einer Rechnung oder einem regulierten Dokument in Berührung kommt, gibt es einen Verantwortlichen, dem Genauigkeit sehr wichtig ist. Dieser Verantwortliche wird zum natürlichen Prüfer. Die Überwachung ist in den Prozess integriert.

4) Sie schafft eine messbare Geschichte für die Führungsebene

Führungskräfte können ohne lange Erklärungen nachvollziehen, wie viel Zeit bei Dokumentenaufgaben eingespart wird. Es ist einfach, einen Zusammenhang zu Kosten, Durchlaufzeit und Durchsatz herzustellen. Das ist wichtig, wenn die Investitionen bereits in die Millionen gehen.

Die allgemeine Lektion für die KI im Unternehmen: Benutzerfreundlichkeit bestimmt das Verhalten

Unser Bericht hebt auch eine zweite Wahrheit hervor, die für jede KI-Strategie von Bedeutung ist: Mitarbeiter übernehmen das, was nutzbar ist. Wenn Tools nicht zum Arbeitsablauf passen, arbeiten die Menschen um sie herum. Das ist einer der Gründe, warum Schatten-KI in Unternehmen so häufig vorkommt. Teams wachen nicht morgens auf und versuchen, Governance-Risiken zu schaffen. In der Regel versuchen sie, ihre Arbeit schneller zu erledigen.

Dokumenten-KI hat unter anderem deshalb an Dynamik gewonnen, weil sie ein Problem löst, das für die meisten Teams bereits dringend ist. Außerdem lässt sie sich in der Regel leichter in die tägliche Arbeit integrieren, ohne dass die Mitarbeiter eine völlig neue Arbeitsweise erlernen müssen. Das ist der Standard, den KI in Unternehmen in Zukunft erfüllen muss.

Was sollten Führungskräfte in Unternehmen aus diesen KI-Studien mitnehmen?

Wenn Sie gerade eine Roadmap für Unternehmens-KI erstellen, sind Dokumenten-Workflows ein guter Anknüpfungspunkt, auch wenn Ihre übergeordneten Ziele über Dokumente hinausgehen.

Nicht weil Dokumente das Einzige sind, was zählt, sondern weil die Arbeit mit Dokumenten die Bedingungen offenlegt, die KI in großem Maßstab erfolgreich machen:

• Ein fokussierter Anwendungsfall mit klarer Zuständigkeit
• Messbare Ergebnisse, die Teams schnell validieren können
• Ein Workflow, bei dem KI unterstützt und Menschen dort entscheiden, wo es darauf ankommt
• Eine Benutzerfreundlichkeit, die die Versuchung verringert, sensible Arbeiten über nicht genehmigte Tools abzuwickeln

Wenn Sie diese Bedingungen auch in anderen Bereichen des Unternehmens schaffen können, wird die Einführung einfacher. Wenn dies nicht möglich ist, ist Dokumenten-KI dennoch der zuverlässigste Beweis dafür, dass Unternehmens-KI echte Produktivität liefern kann, wenn sie für die richtigen Aufgaben eingesetzt wird.

Um die Umfrageergebnisse im Detail zu überprüfen, lesen Sie den vollständigen Bericht hier:  Unternehmens-KI: Die Realität hinter dem Hype