Pourquoi l'IA documentaire est-elle la grande avancée de l'IA d'entreprise ?

Un article  récent de Forbes intitulé «     » (L'IA est-elle en train de détruire les emplois ?) présentait une nouvelle analyse d'Anthropic sur la manière dont l'IA s'intègre dans le travail quotidien. Plutôt que de détruire des emplois, les données suggèrent une fragmentation du travail : l'IA est utilisée pour certaines tâches dans de nombreux rôles, et la plupart des gens l'utilisent en complément de leur jugement humain, et non comme un substitut complet.

Ce constat reflète les conclusions du rapport  Nitro sur l'IA dans l'entreprise : dans toutes les équipes d'entreprise, les investissements dans l'IA sont réels et en augmentation, mais leur adoption est inégale. Certains outils sont achetés, puis restent inutilisés. Certaines initiatives restent au stade pilote. Certaines équipes tentent d'imposer des cas d'utilisation qui ne correspondent pas clairement à la façon dont les gens travaillent réellement. Dans le même temps, une catégorie continue de se démarquer : l'IA documentaire.

C'est dans le traitement des documents que l'IA devient pratique

Dans notre enquête menée auprès de plus de 1 000 professionnels dans des entreprises de plus de 500 employés, les flux de travail documentaires montrent une adoption quasi universelle par rapport à d'autres cas d'utilisation de l'IA en entreprise. Les cadres supérieurs sont particulièrement cohérents : 95 % des répondants occupant des postes de direction déclarent utiliser l'IA pour l'extraction de données documentaires. Les tâches documentaires sont également celles où l'utilisation reste élevée à tous les niveaux hiérarchiques, les employés déclarant également une forte adoption.

Lorsque l'on examine ce que les gens font réellement avec l'IA, il ne s'agit pas d'expérimentations abstraites. Il s'agit du même travail qui ralentit les équipes chaque semaine :

• Extraire des données structurées à partir de documents non structurés
• Gérer les tâches courantes liées aux PDF
• Résumer et réviser les contrats et les accords

Les cadres ont déclaré une utilisation intensive précisément dans ces flux de travail, y compris les tâches PDF et les résumés de contrats. C'est le type de travail que tous les services effectuent, qu'ils l'appellent « gestion de documents » ou non. Le service juridique examine les contrats. Le service financier examine les conditions et les pièces justificatives. Le service des opérations gère les formulaires, les factures et les documents des fournisseurs. Le service des achats gère les cycles d'approbation et s'appuie sur des données propres. Lorsque l'IA aide à traiter les documents, sa valeur est facile à comprendre, car le travail est déjà mesurable.

Le modèle « d'augmentation » est le véritable modèle d'adoption

L'un des points les plus utiles de l'article de Forbes est que l'augmentation est un élément majeur de la manière dont les gens utilisent l'IA au travail. Ils rédigent, affinent, résument, extraient et itèrent. Il s'agit d'un flux de travail impliquant l'intervention humaine, qui correspond à ce que nous observons dans les documents.

Les documents comportent un contexte : ils incluent des exceptions, des cas limites et un langage qui nécessite une interprétation. Les équipes ont toujours besoin de personnes qui comprennent les risques, les politiques, les engagements envers les clients ou les exigences réglementaires. L'IA accélère la recherche d'une réponse, mais la décision finale dépend souvent de l'expérience.

C'est pourquoi l'IA documentaire tend à se développer au sein des entreprises. Elle aide la personne qui effectue le travail au lieu de demander à l'organisation de repenser l'ensemble du travail autour d'un outil. En pratique, cela se présente comme suit :

• Un membre de l'équipe juridique commence par un résumé de contrat généré par l'IA, puis vérifie les clauses clés qui importent pour cette entreprise.
• Un analyste financier extrait des champs d'une pile de fichiers PDF, puis valide les anomalies au lieu de tout saisir manuellement.
• Un responsable des opérations crée rapidement la structure de base, puis consacre son temps à résoudre les exceptions et à coordonner les parties prenantes.

Lorsque l'IA est appliquée de cette manière, elle devient un multiplicateur de force pour les personnes qui savent déjà ce qu'est la « qualité ». C'est également là que la confiance s'instaure le plus rapidement, car l'utilisateur peut vérifier le résultat par rapport au document source.

Pourquoi l'IA documentaire réussit-elle là où d'autres initiatives d'IA échouent ?

Vu de l'extérieur, on pourrait croire que « l'adoption de l'IA » est une tendance unique. En réalité, les différentes catégories se comportent de manière très différente. L'IA documentaire réussit parce qu'elle s'aligne sur quatre réalités pratiques de l'entreprise que les autres outils ignorent souvent :

1) Elle s'intègre aux flux de travail existants

Les gens vivent déjà dans des documents. Ceux-ci constituent le système d'enregistrement des accords, des approbations, des audits et des engagements des clients. Lorsque l'IA prend en charge cette couche, les équipes n'ont pas besoin d'inventer un nouveau modèle opérationnel pour en tirer de la valeur.

2) Elle cible les tâches répétitives

L'extraction de données et les flux de travail PDF courants sont suffisamment cohérents pour bénéficier de l'automatisation, mais restent suffisamment complexes pour être chronophages sans celle-ci. C'est un point idéal pour une utilisation en entreprise, car cela évite les extrêmes : d'un côté, la pure expérimentation, et de l'autre, une automatisation fragile et trop sophistiquée.

3) Elle correspond à une responsabilité claire

Lorsque l'IA touche un contrat, une facture ou un document réglementé, il y a un propriétaire qui se soucie profondément de l'exactitude. Ce propriétaire devient naturellement le réviseur. La supervision est intégrée au processus.

4) Elle crée un historique mesurable pour la direction

Les dirigeants peuvent comprendre le gain de temps réalisé sur les tâches documentaires sans longue explication. Il est facile de faire le lien avec les coûts, les délais et le rendement. Cela est important lorsque l'investissement se chiffre déjà en millions.

La leçon plus générale à tirer de l'IA en entreprise : la facilité d'utilisation influence le comportement

Notre rapport met également en évidence une deuxième vérité qui importe pour toute stratégie d'IA : les employés adoptent ce qui est utilisable. Lorsque les outils ne correspondent pas au flux de travail, les gens les contournent. C'est en partie pour cette raison que l'IA parallèle apparaît si souvent dans les organisations. Les équipes ne se réveillent pas le matin en cherchant à créer un risque de gouvernance. Elles essaient généralement d'accomplir leur travail plus rapidement.

L'IA documentaire a le vent en poupe en partie parce qu'elle résout un problème déjà urgent pour la plupart des équipes. Elle a également tendance à être plus facile à intégrer dans le travail quotidien sans demander aux gens d'apprendre une toute nouvelle façon de fonctionner. C'est la norme que l'IA d'entreprise doit respecter à l'avenir.

Que doivent retenir les dirigeants d'entreprise de ces études sur l'IA ?

Si vous élaborez actuellement une feuille de route pour l'IA d'entreprise, les flux de travail documentaires constituent un point d'ancrage solide, même si vos objectifs généraux dépassent le cadre des documents.

Non pas parce que les documents sont la seule chose qui compte, mais parce que le travail sur les documents met en évidence les conditions qui font le succès de l'IA à grande échelle :

• Un cas d'utilisation ciblé avec une responsabilité claire
• Des résultats mesurables que les équipes peuvent valider rapidement
• Un flux de travail dans lequel l'IA apporte son aide et les humains font preuve de discernement lorsque cela est nécessaire
• Une facilité d'utilisation qui réduit la tentation de traiter des tâches sensibles à l'aide d'outils non approuvés

Si vous pouvez réunir ces conditions dans d'autres secteurs de l'entreprise, l'adoption sera plus facile. Si vous ne pouvez pas, l'IA documentaire reste la preuve la plus fiable que l'IA d'entreprise peut offrir une réelle productivité lorsqu'elle est appliquée au bon type de travail.

Pour consulter les résultats détaillés de l'enquête, lisez le rapport complet ici :  IA d'entreprise : la réalité derrière le battage médiatique