Preguntas y respuestas sobre Shoalhaven: Reducción de costes y aumento de licencias con Nitro

Descubra cómo el Ayuntamiento de Shoalhaven aumentó las licencias PDF en un 364%, consiguió una tasa de utilización de licencias de usuario del 100% y redujo los costes al asociarse con Nitro.

Los organismos gubernamentales locales se enfrentan a la presión de mejorar la eficiencia operativa, la transformación digital y mantener todo dentro del presupuesto, al tiempo que mantienen la responsabilidad pública y el cumplimiento. El Ayuntamiento de Shoalhaven, en Nueva Gales del Sur (Australia), sintió cómo estas presiones aumentaban a medida que intentaban ejecutar procesos de gestión y aprobación de documentación a través de una solución PDF que les obligaba a hacer malabarismos con licencias de usuario limitadas.

El ayuntamiento adoptó entonces Nitro para respaldar iniciativas de transformación digital rentables. En la cumbre Local Government IT NSW Summit, tuvimos el honor de contar en el escenario con la presencia de dos líderes del Ayuntamiento de Shoalhaven: Dane Hamilton y Dan Jones, Director de Infraestructura y Prestación de Servicios de TI. Dane y Dan explicaron cómo han realizado fácilmente la transición de su antigua solución a Nitro, qué eficiencias han observado desde la implementación y cómo Nitro les permite mejorar las operaciones en varios departamentos.

Siga leyendo para conocer los aspectos más destacados de la entrevista entre nuestro Vicepresidente de Ventas (APAC) Michael Helder y Dane y Dan.

P: ¿Qué retos esperaba superar cuando buscaba una solución como Nitro?

R: Originalmente, era el valor. Estábamos analizando cómo gestionábamos nuestra solución de firma y PDF, y vimos que estábamos limitados a un número de usuarios. Decidimos investigar el mercado para ver qué más había. Pensamos que tenía que haber algo con una funcionalidad mucho mejor.  funcionalidad  - algo que pudiera ayudarnos a superar el tener que cortar y cambiar el número de usuarios. En aquel momento también estábamos detrás de COVID. La mayoría de las organizaciones, incluida la nuestra, habían sufrido la Gran Dimisión y muchas personas entraban y salían de la empresa. Fue todo un reto intentar gestionar los puestos y las licencias durante este periodo.

P: ¿Qué hizo que Nitro destacara como la mejor opción?

R: No sólo vimos que era un editor de PDF con todas las funciones, sino que el coste total de la licencia, comparado con el de Adobe, era mucho menor.  en comparación con Adobe  era mucho menor. La eliminación de la necesidad de una gestión continua de licencias debido a la licencia de sitio era muy atractiva.

P: Cuando empezaron a implantar Nitro, ¿cómo enfocaron la gestión del cambio?

R: Estábamos preocupados por el cambio y preveíamos que sería difícil conseguir que nuestro personal lo aceptara, sobre todo porque gran parte del trabajo administrativo de los altos cargos implicaba combinaciones de PDF para agendas, redacción de actas, etc. Pero estábamos muy contentos. Pero estamos muy contentos con la  apoyo proporcionado por Nitro . Al principio  hicimos una prueba piloto  y realizamos una encuesta al final del mismo. Los usuarios avanzados que participaron principalmente en el proceso se mostraron satisfechos y hablaron positivamente del producto. La decisión de seguir adelante fue fácil. A partir de ahí, lo desplegamos e impartimos otras sesiones de formación y seminarios web para ayudar a los empleados a superar el cambio. Creo que la asistencia prestada es uno de los puntos fuertes de Nitro".

Obtenga más información sobre los cuatro pilares de Nitro para su éxito en nuestra Guía para cambiar de proveedor de PDF .

P: Desde el punto de vista de TI, ¿cómo ayudó Nitro a garantizar una transición sin problemas?

R: Ha sido todo un éxito. Nitro nos ayudó con la implementación y un plan de comunicaciones. Desde el principio, tuvimos una historia clara para avanzar. La formación continua y la asistencia para la adopción por parte de los usuarios nos permitieron cumplir el plan. También grabamos nuestras sesiones de formación y las pusimos a disposición del personal que no había asistido para que nadie se quedara fuera. A los usuarios que tardaron más en adoptarlo, les ofrecimos más formación". Nitro también proporcionó un portal de aprendizaje de autoservicio con  guías prácticas  que facilitan la adopción.

P: ¿Cómo cree que Nitro está contribuyendo ahora a sus objetivos generales de tecnología y transformación?

R: Definitivamente, Nitro ha hecho que la gente sea más eficiente, especialmente en las tareas más pequeñas. Solíamos imprimir mucho y firmar manualmente, pero Nitro ha aumentado realmente la eficiencia con la funcionalidad QuickSign y la opción Nitro Sign.

Las licencias de sitio ilimitadas facilitan la colaboración entre departamentos. Tenemos Nitro como editor y lector de PDF predeterminado, así que ahora forma parte de nuestro entorno operativo estándar. Todos los usuarios lo tienen, y todos obtienen las funciones premium. Esto nos ha proporcionado mucha flexibilidad y nos ha abierto muchas posibilidades en un producto de edición de PDF que otros usuarios o personal de nuestro ayuntamiento no habrían tenido en nuestro sistema anterior.

P: ¿Hay alguna de las mejores prácticas que han desarrollado con Nitro que puedan sugerir a otros ayuntamientos?

R: El Gestor de Éxito de Clientes y la asistencia al cambio de Nitro hicieron que no tuviéramos que preocuparnos demasiado internamente. Animaría a otros ayuntamientos que quieran emprender este viaje a que los utilicen. Fueron muy útiles para nuestra implantación. El sitio  análisis también muestran el progreso de la adopción por parte de los usuarios: ahora tenemos 600 usuarios con esta herramienta, mientras que con la solución anterior teníamos 200. La formación continua ayudó mucho a la adopción por parte de los usuarios.

La formación continua ayudó mucho a la adopción por parte de los usuarios. Es un producto completo y fácil de usar, y ahora no tenemos ningún problema con el personal que lo utiliza. Los que lo usan de vez en cuando van al portal de aprendizaje para aprender a hacer tareas básicas. Seguimos el plan de implantación recomendado por Nitro, y fue todo un éxito. El mero hecho de seguir esas directrices y aprovechar la formación continua hizo que fuera todo un éxito".

Acelere su éxito digital con Nitro

Solicite una plaza en el Programa piloto de Nitro: una prueba totalmente guiada y gratuita de nuestras soluciones PDF, eSign y de análisis. Sólo tiene que  enviar una solicitud  para participar y ver cómo podemos ofrecerle una ventaja competitiva.