Shoalhaven Q&A : Réduire les coûts et augmenter le nombre de licences avec Nitro

Découvrez comment le conseil municipal de Shoalhaven a augmenté le nombre de licences PDF de 364 %, atteint un taux d'utilisation des licences de 100 % et réduit les coûts en s'associant à Nitro.

Les administrations locales sont contraintes d'améliorer leur efficacité opérationnelle, de se transformer numériquement et de respecter leur budget, tout en continuant à rendre des comptes au public et à se conformer à la réglementation. Le conseil municipal de Shoalhaven, en Nouvelle-Galles du Sud (Australie), a senti ces pressions s'accentuer alors qu'il essayait de gérer les processus de gestion et d'approbation de la documentation à l'aide d'une solution PDF qui l'obligeait à jongler avec des licences d'utilisation limitées.

Le conseil a alors adopté Nitro pour soutenir des initiatives de transformation numérique rentables. Lors du Local Government IT NSW Summit, nous avons eu l'honneur d'être rejoints sur scène par deux dirigeants du conseil municipal de Shoalhaven : Dane Hamilton et Dan Jones, responsable de l'infrastructure informatique et de la prestation de services. Dane et Dan ont expliqué comment ils sont passés facilement de leur ancienne solution à Nitro, quels sont les gains d'efficacité qu'ils ont constatés depuis la mise en œuvre et comment Nitro leur permet d'améliorer les opérations dans plusieurs départements.

Lisez la suite pour connaître les points forts de l'entretien entre notre vice-président des ventes (APAC) Michael Helder et Dane et Dan.

Q : Quels défis espériez-vous relever lorsque vous avez cherché une solution comme Nitro ?

R : À l'origine, c'était la valeur. Nous examinions la façon dont nous gérions notre solution de signature et de PDF, et nous avons constaté que nous étions limités à un certain nombre d'utilisateurs. Nous avons décidé d'étudier le marché pour voir ce qu'il y avait d'autre. Nous avons pensé qu'il devait exister quelque chose de bien mieux  fonctionnalité  - quelque chose qui pourrait nous aider à ne plus avoir à changer le nombre d'utilisateurs. À cette époque, nous étions également sur la lancée de COVID. La plupart des organisations, y compris la nôtre, avaient connu la grande démission et de nombreuses personnes entraient et sortaient de l'entreprise. Il était très difficile d'essayer de gérer les sièges et les licences pendant cette période.

Q : Qu'est-ce qui a fait de Nitro le meilleur choix ?

R : Non seulement nous avons constaté qu'il s'agissait d'un éditeur de PDF complet, mais aussi que le coût total de la licence était inférieur à celui d'Adobe.  coût total de la licence par rapport à Adobe  était beaucoup moins élevé. Le fait de ne plus avoir à gérer en permanence les frais de licence en raison de la licence de site était très intéressant.

Q : Lorsque vous avez commencé à mettre en œuvre Nitro, comment avez-vous abordé la gestion du changement ?

R : Nous étions préoccupés par le changement et nous nous attendions à ce qu'il soit difficile d'obtenir l'adhésion de notre personnel - en particulier parce qu'une grande partie du travail administratif des cadres supérieurs impliquait des combinaisons de PDF pour les ordres du jour, la rédaction des procès-verbaux, etc. Mais nous avons été très satisfaits de l'aide apportée par Nitro.  Mais nous avons été très satisfaits de l'aide apportée par Nitro . Dans un premier temps, nous avons  mené un projet pilote  et nous avons mené une enquête à la fin de ce projet pilote. Les utilisateurs qui ont été les premiers impliqués dans le processus ont été satisfaits et ont parlé positivement du produit. La décision d'aller de l'avant a été facile à prendre. À partir de là, nous avons déployé le produit et organisé plusieurs autres sessions de formation et webinaires pour accompagner le personnel dans ce changement. Je pense que le soutien apporté est un point fort de Nitro.

Pour en savoir plus sur les quatre piliers de la réussite de Nitro, consultez notre guide sur le changement de fournisseur de PDF .

Q : Du point de vue des technologies de l'information, comment Nitro a-t-il aidé à assurer une transition en douceur ?

R : C'est une véritable réussite. Nitro nous a aidés à mettre en œuvre un plan de communication. Dès le départ, nous avons eu une idée claire de ce que nous allions faire. La formation continue et le soutien à l'adoption par les utilisateurs nous ont vraiment permis de respecter le plan. Nous avons également enregistré nos sessions de formation et les avons mises à la disposition du personnel qui n'avait pas suivi la formation, afin que personne ne soit laissé de côté. Pour les utilisateurs plus lents à adopter le logiciel, nous avons simplement renforcé la formation. Nitro a également fourni un portail d'apprentissage en libre-service avec des  guides pratiques  qui permet d'améliorer facilement l'adoption.

Q : Comment pensez-vous que Nitro contribue aujourd'hui à vos objectifs globaux en matière de technologie et de transformation ?

R : Nitro a définitivement rendu les gens plus efficaces, surtout pour les petites tâches. Nous avions l'habitude d'imprimer et de signer manuellement beaucoup de documents, mais Nitro a vraiment amélioré l'efficacité grâce à la fonctionnalité QuickSign et à l'option Nitro Sign.

Les licences illimitées pour les sites ont facilité la collaboration entre les départements. Nitro est notre éditeur et lecteur de PDF par défaut, et il fait désormais partie de notre environnement opérationnel standard. Tous les utilisateurs y ont accès, et ils bénéficient tous des fonctions premium. Cela nous a donné beaucoup de souplesse et nous a permis d'utiliser un produit d'édition de PDF dont d'autres utilisateurs ou membres du personnel de notre conseil n'auraient pas pu bénéficier dans le cadre de notre système précédent.

Q : Y a-t-il des pratiques exemplaires que vous avez développées avec Nitro et que vous pourriez suggérer à d'autres conseils ?

R : Le Customer Success Manager et l'assistance au changement de Nitro ont vraiment fait en sorte que nous n'ayons pas à nous préoccuper de trop de choses en interne. J'encouragerais les autres conseils qui veulent s'engager dans cette voie à les utiliser. Ils ont été d'une aide précieuse pour notre mise en œuvre. Les  analyses  montrent également l'évolution de l'adoption par les utilisateurs - nous avons 600 utilisateurs sur cet outil aujourd'hui, alors que nous en avions 200 sur notre solution précédente.

La formation continue a vraiment contribué à l'adoption par les utilisateurs. Il s'agit d'un produit complet et facile à utiliser, et nous n'avons aucun problème avec le personnel qui l'utilise maintenant. Ceux qui l'utilisent se rendent occasionnellement sur le portail d'apprentissage pour apprendre à effectuer des tâches de base. Nous avons suivi le plan de mise en œuvre recommandé par Nitro, et cela a été un véritable succès. Le simple fait de suivre ces conseils et de tirer parti de la formation continue a contribué à cette réussite.

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