Shoalhaven Q&A: Kosten senken und Lizenzen erhöhen mit Nitro

Erfahren Sie, wie die Stadtverwaltung von Shoalhaven durch die Zusammenarbeit mit Nitro die Zahl der PDF-Lizenzen um 364 % steigern, eine Nutzungsrate von 100 % erreichen und die Kosten senken konnte.

Lokale Behörden stehen unter dem Druck, die betriebliche Effizienz zu verbessern, die digitale Transformation voranzutreiben und das Budget einzuhalten - und gleichzeitig die öffentliche Rechenschaftspflicht und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Die Stadtverwaltung von Shoalhaven in New South Wales, Australien, spürte, wie dieser Druck zunahm, als sie versuchte, die Dokumentationsverwaltung und Genehmigungsprozesse über eine PDF-Lösung laufen zu lassen, die sie dazu zwang, mit begrenzten Benutzerlizenzen zu jonglieren.

Die Stadtverwaltung entschied sich dann für Nitro, um kosteneffiziente Initiativen zur digitalen Transformation zu unterstützen. Auf dem Local Government IT NSW Summit wurde uns die Ehre zuteil, mit zwei Führungskräften des Shoalhaven City Council auf der Bühne zu stehen: Dane Hamilton und Dan Jones, IT Infrastructure & Service Delivery Manager. Dane und Dan erklärten, wie sie problemlos von ihrer älteren Lösung auf Nitro umgestiegen sind, welche Effizienzgewinne sie seit der Implementierung verzeichnen konnten und wie Nitro ihnen ermöglicht, die Abläufe in mehreren Abteilungen zu verbessern.

Lesen Sie weiter, um die Highlights aus dem Interview zwischen unserem VP of Sales (APAC) Michael Helder und Dane und Dan zu erfahren.

F: Welche Herausforderungen hofften Sie zu bewältigen, als Sie nach einer Lösung wie Nitro suchten?

A: Ursprünglich war es der Wert. Wir haben uns angesehen, wie wir unsere Signier- und PDF-Lösung verwalten, und wir haben gesehen, dass wir auf eine bestimmte Anzahl von Benutzern beschränkt waren. Wir beschlossen, uns auf dem Markt umzusehen, um herauszufinden, was es sonst noch gibt. Wir waren der Meinung, dass es etwas geben muss, das viel bessere  Funktionalität  - etwas, das uns dabei helfen könnte, die Anzahl der Nutzer nicht immer wieder ändern zu müssen. Zu dieser Zeit hatten wir auch COVID im Rücken. Die meisten Organisationen, so auch unsere, hatten die große Entlassungswelle hinter sich und erlebten, wie viele Leute ein- und ausgingen. Es war eine große Herausforderung, die Sitze und Lizenzen in dieser Zeit zu verwalten.

F: Warum hat sich Nitro als die beste Wahl herausgestellt?

A: Wir sahen nicht nur, dass es ein vollwertiger PDF-Editor war, sondern auch die Gesamt  Lizenzkosten im Vergleich zu Adobe  viel geringer waren. Der Wegfall des laufenden Lizenzverwaltungsaufwands aufgrund der Site-Lizenz war sehr attraktiv.

F: Als Sie mit der Implementierung von Nitro begannen, wie gingen Sie da an das Änderungsmanagement heran?

A: Wir waren besorgt über die Umstellung und rechneten damit, dass es eine Herausforderung sein würde, unsere Mitarbeiter mit ins Boot zu holen - vor allem, weil ein großer Teil der Verwaltungsarbeit der Führungskräfte aus Kombinationen von PDF-Dateien für Tagesordnungen, Protokollführung usw. besteht. Aber wir waren sehr zufrieden mit der  Unterstützung durch Nitro . Wir haben zunächst  ein Pilotprojekt durchgeführt  und führten am Ende dieses Pilotprojekts eine Umfrage durch. Die Power-User, die in erster Linie an dem Prozess beteiligt waren, waren zufrieden und äußerten sich positiv über das Produkt. Das machte uns die Entscheidung, weiterzumachen, leicht. Von da an haben wir es eingeführt und mehrere weitere Schulungen und Webinare durchgeführt, um die Mitarbeiter bei dieser Umstellung zu unterstützen. Ich denke, dass die angebotene Unterstützung ein wirklich starker Punkt für Nitro ist.

Erfahren Sie mehr über die vier Säulen von Nitro für Ihren Erfolg in unserem Leitfaden zum Wechsel des PDF-Anbieters .

F: Wie hat Nitro aus IT-Sicht dazu beigetragen, den reibungslosen Übergang zu gewährleisten?

A: Es war eine echte Erfolgsgeschichte. Nitro hat uns mit der Implementierung und einem Kommunikationsplan unterstützt. Von Anfang an hatten wir eine klare Vorstellung davon, wie es weitergehen sollte. Laufende Schulungen und Unterstützung bei der Benutzerakzeptanz haben es uns wirklich ermöglicht, den Plan zu erfüllen. Wir zeichneten auch unsere Schulungen auf und stellten sie den Mitarbeitern zur Verfügung, die an der Schulung nicht teilgenommen hatten, damit niemand außen vor blieb. Für alle Benutzer, die langsamer waren, haben wir einfach weitere Schulungen angeboten. Nitro bot auch ein Selbstbedienungs-Lernportal mit  Anleitungen  mit dem die Akzeptanz leicht verbessert werden kann.

F: Wie trägt Nitro Ihrer Meinung nach jetzt zu Ihren allgemeinen Technologie- und Transformationszielen bei?

A: Nitro hat die Mitarbeiter definitiv effizienter gemacht - vor allem bei kleineren Aufgaben. Früher haben wir viel gedruckt und manuell unterschrieben, aber Nitro hat die Effizienz mit der QuickSign-Funktion und der Nitro Sign-Option wirklich gesteigert.

Die unbegrenzten Standortlizenzen machen die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen so einfach. Wir haben Nitro als Standard-PDF-Editor und -Reader, so dass es jetzt zu unserer Standardbetriebsumgebung gehört. Alle Benutzer erhalten es, und sie alle erhalten die Premiumfunktionen. Das hat uns eine Menge Flexibilität verschafft und viele Möglichkeiten in einem PDF-Bearbeitungsprodukt eröffnet, die andere Benutzer oder Mitarbeiter innerhalb unserer Stadtverwaltung in unserem vorherigen System nicht gehabt hätten.

F: Gibt es bewährte Verfahren, die Sie mit Nitro entwickelt haben und die Sie anderen Kommunen empfehlen können?

A: Der Customer Success Manager und der Änderungssupport von Nitro haben dafür gesorgt, dass wir uns intern nicht zu viele Gedanken machen mussten. Ich würde anderen Stadtverwaltungen, die sich auf diese Reise begeben möchten, empfehlen, diese Dienste in Anspruch zu nehmen. Sie waren bei unserer Implementierung sehr hilfreich. Di e  Auswertungen  zeigen auch die Fortschritte bei der Benutzerakzeptanz - wir haben jetzt 600 Benutzer mit diesem Tool, während wir mit unserer vorherigen Lösung 200 Benutzer hatten.

Die fortlaufenden Schulungen haben uns bei der Benutzerakzeptanz sehr geholfen. Es ist ein vollwertiges Produkt, das einfach zu bedienen ist, und wir haben keine Probleme mit den Mitarbeitern, die es jetzt benutzen. Diejenigen, die es benutzen, gehen gelegentlich auf das Lernportal, um zu lernen, wie man grundlegende Aufgaben erledigt. Wir haben uns an den empfohlenen Implementierungsplan von Nitro gehalten, und das war ein echter Erfolg. Allein die Befolgung dieser Anleitung und die Nutzung der fortlaufenden Schulungen haben zu diesem Erfolg beigetragen.

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