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Los contratos son la base del éxito de un proyecto, pero su gestión puede resultar abrumadora para las pequeñas empresas. Esto es especialmente difícil para consultores empresariales, asesores jurídicos, contratistas de la construcción y profesionales ocupados con la tarea de gestionar un gran volumen de contratos. El laberinto de documentos complejos, plazos inminentes y revisiones constantes puede convertirse fácilmente en un caos, con el riesgo de cometer errores costosos, perder papeleo y sufrir retrasos frustrantes en las aprobaciones.
Por eso a las pequeñas empresas les encanta Nitro.
Esta guía le mostrará cómo utilizar Nitro para simplificar la creación de contratos, acelerar las aprobaciones y ayudar a que su pequeña empresa tenga un aspecto profesional, todo ello reduciendo los costes operativos. Con funciones que le permiten crear, editar, firmar y colaborar en contratos sin esfuerzo, Nitro le ayuda a trabajar de forma más inteligente, no más dura.
Por qué las pequeñas empresas necesitan un software de gestión de contratos
Las pequeñas empresas, especialmente las de los sectores legal, de consultoría y construcción, a menudo se enfrentan a la desalentadora tarea de gestionar contratos manualmente. Sin las herramientas adecuadas, es fácil estancarse en tareas repetitivas como formatear, imprimir, escanear y enviar documentos de un lado a otro. Estos procesos, que consumen mucho tiempo, dificultan la productividad de la empresa, retrasan el inicio de los proyectos y dan lugar a errores.
Nitro elimina estas ineficiencias ofreciendo una solución digital racionalizada. Tanto si es un abogado que redacta acuerdos, un consultor que prepara contratos de servicios o un profesional de la construcción que gestiona licitaciones de proyectos, Nitro le proporciona los medios para crear, editar y finalizar contratos en cualquier lugar.
Exploremos un flujo de trabajo de contratos común y cómo Nitro le ayudará a revolucionar la forma en que gestiona sus proyectos.
1. Cree contratos profesionales con facilidad
El núcleo de Nitro es su interfaz intuitiva y sus herramientas fáciles de usar. Las pequeñas empresas ya no necesitan pasar horas redactando documentos como contratos desde cero.
Ahorre tiempo con plantillas listas para usar: Con las plantillas PDF gratuitas de Nitro, puede crear contratos en cuestión de minutos utilizando plantillas prediseñadas específicamente adaptadas a cualquier sector en el que trabaje. El uso de plantillas le permite ahorrarse la molestia de crear contratos desde cero. También puede crear y guardar sus propias plantillas de contratos personalizadas.
Convierta otros formatos de archivo a PDF:Es probable que trabaje con muchos formatos de archivo diferentes, como Word, Excel, PowerPoint e imágenes, por nombrar algunos. Utilice Nitro para convertir estos formatos de archivo a un formato PDF universal que es más fácil de ver, compartir, optimizar y almacenar. También es sencillo convertir archivos PDF a otros formatos.
Cree formularios rellenables: Una de las funciones más útiles de Nitro es su capacidad para crear formularios rellenables en sus contratos. Tanto si necesita que los clientes proporcionen datos de contacto, rellenen información específica o acepten condiciones, puede añadir campos de formulario interactivos a cualquier parte del contrato. Esto incluye cuadros de texto, casillas de verificación, menús desplegables, campos de firma y mucho más. Con los formularios rellenables, puede asegurarse de que se recopila toda la información necesaria, reduciendo los errores y las comunicaciones de ida y vuelta. Los datos introducidos en estos formularios se almacenan de forma segura y pueden compartirse fácilmente con otros colaboradores.
2. Editar y personalizar contratos rápidamente
Como pequeña empresa, es importante asegurarse de que sus contratos reflejan la profesionalidad y las necesidades específicas de su negocio.
Edite contratos: las funciones de edición de Nitro Pro le permiten realizar los cambios necesarios en cualquier documento PDF con facilidad. Tanto si necesita actualizar los términos del contrato, añadir texto adicional, redactar información confidencial o ajustar el formato, las herramientas de edición son fáciles de usar y flexibles.
Utilice OCR para escanear y editar documentos en papel: ¿Tiene una copia en papel que necesita editar? No hay problema. Escanéela en Nitro y utilice nuestra rápida función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir cualquier documento escaneado en un PDF editable y con capacidad de búsqueda.
Personalice sus documentos: Más allá de la edición básica, Nitro le permite integrar elementos específicos de su empresa, como logotipos, imágenes personalizadas y formularios rellenables, alineando completamente sus contratos con su marca y su negocio. Esto también mejora la experiencia de usuario para clientes y colaboradores.
Para los asesores jurídicos que manejan un gran volumen de contratos e información confidencial de clientes, Nitro es una solución de confianza que le permite añadir, eliminar o reorganizar cláusulas y redactar información confidencial sin alterar el formato del documento. Vea lo fácil que es en esta rápida demostración de nuestra herramienta de redacción.
3. Firme contratos legalmente vinculantes de forma segura
Firmar contratos en persona puede ser una molestia, si no imposible, especialmente cuando varias partes necesitan revisar y aprobar documentos. Con Nitro Pro, es más fácil y seguro.
Simplifique las firmas electrónicas legalmente vinculantes : tanto si sólo necesita aplicar su propia firma a un documento electrónicamente como solicitar firmas electrónicas legalmente vinculantes a los clientes, es tan fácil como pulsar un botón. Nitro Pro incluye firma ilimitada, lo que garantiza que sus contratos se firmen y entreguen sin retrasos.
Haga que varias partes firmen desde cualquier lugar: Nitro también admite solicitudes de firma de varias partes, lo que permite a los colaboradores firmar contratos desde cualquier dispositivo, ya estén en la oficina o fuera de ella. Esta flexibilidad acelera el proceso de aprobación de contratos, lo que le permite cerrar acuerdos en cualquier lugar y poner en marcha los proyectos con mayor rapidez.
Cree acuerdos legales seguros: La seguridad es fundamental cuando se trata de acuerdos legales, y Nitro garantiza que cada firma sea legalmente vinculante y cumpla las normas del sector. Además, las empresas pueden proteger los detalles confidenciales de los contratos con protecciones de contraseña, cifrado y marcas de agua.
4. Acceda a sólidas funciones de seguridad y controles de documentos para PDF
Además de las potentes funciones de edición y firma de PDF, Nitro da prioridad a la seguridad de los documentos. Los contratos suelen ser delicados, ya que contienen información empresarial confidencial, y Nitro proporciona las herramientas necesarias para mantenerlos seguros.
Aplique varias capas de protección a los documentos: con opciones como la protección por contraseña, puede controlar cómo se accede a sus documentos o cómo se comparten. También puede establecer permisos para impedir que se siga editando o copiando el documento. Para una capa adicional de seguridad, Nitro eSignatures garantiza que sus documentos firmados permanezcan inalterados y a prueba de manipulaciones.
Consulte nuestra guía paso a paso sobre cómo proteger un PDF en Nitro Pro.
5. Facilite la colaboración con herramientas de revisión
Colabore en PDF con cualquier persona: Nitro le permite trabajar con cualquier persona en cualquier lugar ofreciéndole herramientas de revisión colaborativa, incluso si sus propios colaboradores no utilizan Nitro Pro. Los miembros del equipo o las partes externas pueden resaltar texto, añadir comentarios, redactar información confidencial e insertar cuadros de texto directamente en el contrato.
Acelere las decisiones y las aprobaciones: las funciones de colaboración de Nitro Pro mejoran la transparencia y permiten a las pequeñas empresas tomar decisiones más rápidamente. Puede colaborar con clientes, equipos jurídicos o socios sin necesidad de enviar constantemente documentos de un lado a otro.
6. Combine y optimice los contratos para compartirlos fácilmente
Los contratos suelen constar de múltiples documentos, enmiendas, anexos, apéndices y mucho más.
7.Consolide cualquier archivo en carteras: Nitro le permite combinar varios tipos de archivos en una única cartera, lo que facilita la organización y presentación de todos los documentos relacionados en un único archivo PDF. Puede pensar en las carteras como su carpeta consolidada para todo tipo de archivos y casos de uso, como archivos de clientes, archivos de proyectos, archivos legales y archivos de impuestos.
Optimiza el tamaño de los archivos: además , puedes reducir el tamaño de los archivos PDF y de las carpetas para compartirlos fácilmente, asegurándote de que tus documentos importantes no se bloquean en los servidores de correo electrónico ni ocupan espacio de almacenamiento innecesario. Esta función es especialmente beneficiosa para las empresas que necesitan compartir contratos con frecuencia, ya que reduce la complejidad de enviar varios archivos adjuntos, mantiene todos los documentos accesibles y agiliza el proceso de comunicación.
7. Integración con servicios populares de almacenamiento y uso compartido de archivos
En el vertiginoso entorno empresarial actual, la integración en la nube es esencial. Nitro se integra perfectamente con servicios populares de almacenamiento de archivos en la nube como SharePoint, Google Drive, Dropbox y OneDrive. Esto garantiza que sus contratos se puedan almacenar, compartir y colaborar de forma rápida y segura, sin necesidad de cambiar entre varias aplicaciones.
Tanto si almacena contratos para su uso posterior como si trabaja en tiempo real con su equipo, Nitro facilita la gestión de contratos al integrarse con sus herramientas existentes.
Más información sobre las integraciones de Nitro.
Supere sus retos documentales con Nitro Pro
En conclusión, Nitro es una herramienta esencial para las pequeñas empresas que buscan simplificar y agilizar la gestión de contratos y los flujos de trabajo de documentos.
Con funciones diseñadas específicamente para la creación, edición, firma y colaboración intuitivas, tendrá todo lo que necesita para gestionar contratos de forma profesional y eficaz, en una solución centralizada. Nitro ayuda a las empresas en crecimiento a firmar contratos y a que los proyectos avancen más rápidamente, ahorrándole tiempo y dinero.
Pruebe Nitro con una versión de prueba gratuita de 14 días o adquiera Nitro ahora y empiece a marcar una diferencia significativa en su empresa en cuestión de minutos.
