Cómo ayuda el software de edición de PDF a mejorar la productividad de las pequeñas empresas

Las pequeñas empresas viven y respiran el mantra "hacer más con menos". Cuando los recursos son escasos, toda eficiencia tiene un valor adicional.

¿Qué puede hacer una empresa para mejorar su productividad? Adoptar las herramientas adecuadas.

La implementación de un software de edición de PDF con numerosas funciones da un impulso a la eficiencia de su organización al aumentar la productividad empresarial de docenas de formas diferentes.

Siga leyendo para conocer cinco áreas en las que el software de edición de PDF tiene el mayor impacto y cómo ayudará a sus clientes, proveedores y empleados a trabajar de forma más productiva con su empresa y dentro de ella.

Tanto si desea compartir un PDF con un miembro de un equipo externo como si necesita que un proveedor firme electrónicamente una orden de compra, el software de edición de PDF admite funciones empresariales esenciales en toda la organización.

El software de edición de PDF cambia las reglas del juego en los procesos de gestión de documentos .

En lugar de crear cada nuevo documento desde cero, los empleados pueden abrir una plantilla o un documento existente y utilizar la herramienta de edición de PDF para actualizar el texto, las imágenes y otros elementos para personalizar el nuevo documento según sea necesario.

Las herramientas de edición de PDF también permiten a los usuarios añadir comentarios, resaltar pasajes y anotar documentos directamente dentro de un PDF. Esto ayuda a reducir la cantidad de idas y venidas que tradicionalmente se requieren para difundir los cambios y actualizaciones de un documento.

La posibilidad de crear formularios rellenables  dentro de los PDF es otra gran ventaja del software de edición de PDF. Esta función elimina la necesidad de imprimir y enviar documentos, almacenar copias impresas e introducir datos manualmente, lo que lleva mucho tiempo y es propenso a errores humanos.

La ineficacia del flujo de trabajo es un asesino de la productividad, pero el software de edición de PDF puede ayudar a su empresa a superar muchos obstáculos en los procesos.

Por ejemplo, la capacidad de convertir PDF  a y desde otros formatos (como Word, Excel y PowerPoint) le permite integrar sus documentos en otros flujos de trabajo y aplicaciones empresariales para que no sea necesario crear nuevos activos para cada sistema.

Combinar varios PDF en un solo documento o dividir un PDF grande en secciones más pequeñas facilita la distribución de la información correcta a las partes interesadas adecuadas. Las funciones de búsqueda de su herramienta de edición de PDF también facilitan la búsqueda y recuperación de la información relevante en estos documentos.

En los actuales entornos empresariales remotos e híbridos, colaborar en documentos compartidos es difícil sin las herramientas adecuadas.

Seleccionar una solución basada en la nube que haga que los PDF sean editables garantiza que todo su equipo pueda acceder a los documentos desde cualquier lugar y que siempre estén trabajando con la versión más actualizada.

Las capacidades de eSignature amplían aún más la eficiencia empresarial al permitir a los empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas firmar y aprobar documentos en cualquier lugar , en cualquier momento y en cualquier dispositivo, lo que acelera significativamente las transacciones comerciales.

El software de edición de PDF para pequeñas empresas debe diseñarse teniendo en cuenta el ahorro de costes y tiempo .

Eliminar la necesidad de imprimir y escanear físicamente los documentos reduce el impacto medioambiental de su empresa y disminuye sus costes de papel, tinta y almacenamiento físico de documentos.

El software de edición de PDF también le permite automatizar tareas repetitivas, como la cumplimentación de formularios, la conversión de documentos y la extracción de datos, liberando sus limitados recursos para trabajar en tareas más estratégicas.

Las ciberamenazas dirigidas a pequeñas y medianas empresas  van en aumento, lo que significa que la protección de su negocio y de los datos de sus clientes debe ser una prioridad.

Al examinar un posible software de edición de PDF, busque una solución que ofrezca funciones centradas en la seguridad y el cumplimiento :

• Protección por contraseña y políticas de gestión de acceso para controlar quién puede ver o editar el contenido.
• Funciones de redacción que garanticen la eliminación permanente de información confidencial de los documentos en cumplimiento de la normativa de protección de datos.
• Herramientas de registro y seguimiento que controlan quién accede a qué documentos, por qué han accedido a ellos y cuándo para crear registros de auditoría para el cumplimiento de la normativa.

Hay muchas opciones de edición de PDF en el mercado, pero no todas son iguales. La diligencia debida es clave para asegurarse de que selecciona el software que se ajusta a sus necesidades específicas, aumenta la productividad de la empresa y proporciona el máximo valor a su inversión.

Para obtener consejos sobre cómo navegar por la funcionalidad, la seguridad, el cumplimiento y los costes de la selección de una solución para su empresa, póngase en contacto con nuestro equipo de expertos .