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Verträge sind die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt, doch die Verwaltung dieser Verträge kann für kleine Unternehmen eine große Herausforderung darstellen. Dies ist eine besondere Herausforderung für Unternehmensberater, Rechtsberater, Bauunternehmer und vielbeschäftigte Fachleute, die mit der Verwaltung einer großen Anzahl von Verträgen betraut sind. Das Labyrinth komplexer Dokumente, drohender Fristen und ständiger Überarbeitungen kann leicht im Chaos enden - mit dem Risiko kostspieliger Fehler, verlorener Unterlagen und frustrierender Verzögerungen bei Genehmigungen.
Aus diesem Grund lieben kleine Unternehmen Nitro!
Dieses Handbuch zeigt Ihnen, wie Sie Nitro verwenden können, um die Vertragserstellung zu vereinfachen, Genehmigungen zu beschleunigen und Ihrem kleinen Unternehmen zu einem professionellen Erscheinungsbild zu verhelfen - und das alles bei gleichzeitiger Reduzierung der Betriebskosten. Mit Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Verträge mühelos zu erstellen, zu bearbeiten, zu unterzeichnen und zusammenzuarbeiten, hilft Nitro Ihnen, intelligenter und nicht härter zu arbeiten.
Warum kleine Unternehmen eine Vertragsmanagement-Software benötigen
Kleine Unternehmen, insbesondere in der Rechts-, Beratungs- und Baubranche, stehen oft vor der entmutigenden Aufgabe, Verträge manuell zu verwalten. Ohne die richtigen Tools kann man sich leicht in sich wiederholenden Aufgaben wie Formatieren, Drucken, Scannen und Hin- und Herschicken von Dokumenten verzetteln. Diese zeitaufwändigen Prozesse behindern die Produktivität des Unternehmens, verzögern den Projektstart und schaffen Raum für Fehler.
Nitro beseitigt diese Ineffizienzen, indem es eine rationalisierte digitale Lösung anbietet. Ganz gleich, ob Sie ein Anwalt sind, der Verträge entwirft, ein Berater, der Dienstleistungsverträge vorbereitet, oder ein Baufachmann, der Angebote für ein Projekt verwaltet - Nitro bietet Ihnen die Möglichkeit, Verträge überall zu erstellen, zu bearbeiten und fertigzustellen.
Schauen wir uns einen allgemeinen Vertragsworkflow an und erfahren Sie, wie Nitro Ihnen dabei helfen wird, die Verwaltung Ihrer Projekte zu revolutionieren.
1. Erstellen Sie professionelle Verträge mit Leichtigkeit
Das Herzstück von Nitro sind die intuitive Benutzeroberfläche und die benutzerfreundlichen Tools. Kleine Unternehmen müssen nicht mehr stundenlang Dokumente wie Verträge von Grund auf erstellen.
Sparen Sie Zeit mit vorgefertigten Vorlagen: Mit den kostenlosen PDF-Vorlagen von Nitro können Sie Verträge in wenigen Minuten erstellen, indem Sie vorgefertigte Vorlagen verwenden, die speziell auf die Branche zugeschnitten sind, in der Sie arbeiten. Durch die Verwendung von Vorlagen können Sie sich die mühsame Erstellung von Verträgen von Grund auf sparen. Sie können auch Ihre eigenen angepassten Vertragsvorlagen erstellen und speichern.
Konvertieren anderer Dateiformate in PDF: Sie arbeiten wahrscheinlich mit vielen verschiedenen Dateiformaten wie Word, Excel, PowerPoint und Bildern, um nur einige zu nennen. Verwenden Sie Nitro, um diese Dateiformate in ein universelles PDF-Format zu konvertieren, das sich leichter anzeigen, weitergeben, optimieren und speichern lässt. Es ist auch ganz einfach, PDF-Dateien in andere Formate zu konvertieren.
Ausfüllbare Formulare erstellen: Eine der hilfreichsten Funktionen von Nitro ist die Möglichkeit, ausfüllbare Formulare in Ihren Verträgen zu erstellen . Unabhängig davon, ob Ihre Kunden ihre Kontaktdaten angeben, bestimmte Informationen ausfüllen oder Bedingungen zustimmen müssen, können Sie interaktive Formularfelder zu jedem Teil des Vertrags hinzufügen. Dazu gehören Textfelder, Kontrollkästchen, Dropdown-Menüs, Unterschriftsfelder und vieles mehr. Mit ausfüllbaren Formularen können Sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden, wodurch Fehler und Hin- und Her-Kommunikation reduziert werden. Die in diese Formulare eingegebenen Daten werden sicher gespeichert und können problemlos an andere Mitarbeiter weitergegeben werden.
2. Schnelles Bearbeiten und Anpassen von Verträgen
Als kleines Unternehmen ist es wichtig, dass Ihre Verträge die Professionalität und die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens widerspiegeln.
Bearbeiten von Verträgen: Mit den Bearbeitungsfunktionen von Nitro Pro können Sie die erforderlichen Änderungen an jedem PDF-Dokument mühelos vornehmen. Ganz gleich, ob Sie die Vertragsbedingungen aktualisieren, zusätzlichen Text hinzufügen, vertrauliche Informationen schwärzen oder die Formatierung anpassen müssen, die Bearbeitungswerkzeuge sind benutzerfreundlich und flexibel.
Scannen und Bearbeiten von Papierdokumenten mit OCR: Sie haben ein Papierdokument, das Sie bearbeiten müssen? Das ist kein Problem. Scannen Sie es in Nitro und verwenden Sie unsere schnelle OCR-Funktion (Optical Character Recognition), um jedes gescannte Dokument in eine durchsuchbare und bearbeitbare PDF-Datei zu verwandeln.
Personalisieren Sie Ihre Dokumente: Über die grundlegende Bearbeitung hinaus können Sie mit Nitro unternehmensspezifische Elemente wie Logos, benutzerdefinierte Bilder und ausfüllbare Formulare integrieren und so Ihre Verträge vollständig auf Ihre Marke und Ihr Unternehmen abstimmen. Dadurch wird auch die Benutzerfreundlichkeit für Kunden und Mitarbeiter verbessert.
Für Rechtsberater, die mit einer großen Anzahl von Verträgen und sensiblen Kundendaten arbeiten, ist Nitro eine zuverlässige Lösung, mit der Sie Klauseln hinzufügen, entfernen oder umstrukturieren und vertrauliche Informationen schwärzen können, ohne das Format des Dokuments zu verändern. Sehen Sie in dieser kurzen Demo unseres Schwärzungstools, wie einfach es ist.
3. Rechtsverbindliche Verträge sicher unterzeichnen
Die persönliche Unterzeichnung von Verträgen kann mühsam, wenn nicht gar unmöglich sein, insbesondere wenn mehrere Parteien die Dokumente prüfen und genehmigen müssen. Mit Nitro Pro ist es sowohl einfacher als auch sicherer.
Vereinfachen Sie rechtsverbindliche eSignaturen: Ganz gleich, ob Sie nur Ihre eigene Unterschrift auf ein elektronisches Dokument anbringen oder rechtsverbindliche elektronische Unterschriften von Kunden anfordern möchten, es ist so einfach wie ein Klick auf eine Schaltfläche. Unbegrenzte Unterschriften sind in Nitro Pro enthalten, so dass Ihre Verträge ohne Verzögerungen unterzeichnet und zugestellt werden.
Lassen Sie mehrere Parteien von überall aus unterschreiben: Nitro unterstützt auch Unterschriftsanforderungen von mehreren Parteien, sodass Mitarbeiter Verträge von jedem Gerät aus unterschreiben können, egal ob sie im Büro oder unterwegs sind. Diese Flexibilität beschleunigt den Vertragsgenehmigungsprozess, sodass Sie Geschäfte überall abschließen und Projekte schneller auf den Weg bringen können.
Erstellen Sie sichere rechtliche Vereinbarungen: Sicherheit ist bei rechtlichen Vereinbarungen von entscheidender Bedeutung, und Nitro stellt sicher, dass jede Unterschrift rechtsverbindlich ist und den Branchenstandards entspricht. Darüber hinaus können Unternehmen sensible Vertragsdetails mit Passwortschutz, Verschlüsselung und Wasserzeichen schützen.
4. Zugriff auf robuste Sicherheitsfunktionen und Dokumentenkontrollen für PDFs
Zusätzlich zu den leistungsstarken PDF-Bearbeitungs- und Unterzeichnungsfunktionen legt Nitro den Schwerpunkt auf die Dokumentensicherheit. Verträge sind oft sensibel und enthalten vertrauliche Geschäftsinformationen, und Nitro bietet die notwendigen Werkzeuge, um sie sicher zu halten.
Wenden Sie mehrere Ebenen des Dokumentenschutzes an: Mit Optionen wie dem Kennwortschutz können Sie steuern, wie auf Ihre Dokumente zugegriffen wird oder wie sie freigegeben werden. Sie können auch Berechtigungen festlegen, um das weitere Bearbeiten oder Kopieren des Dokuments zu verhindern. Für eine zusätzliche Sicherheitsebene sorgt Nitro eSignatures dafür, dass Ihre signierten Dokumente fälschungssicher und unverändert bleiben.
5. Vereinfachen Sie die Zusammenarbeit mit Überprüfungstools
Zusammenarbeit in PDFs mit jedem: Nitro ermöglicht es Ihnen, mit jedem an jedem Ort zusammenzuarbeiten, indem es Tools für die gemeinsame Überprüfung anbietet, selbst wenn Ihre Mitarbeiter selbst nicht Nitro Pro verwenden. Teammitglieder oder externe Parteien können Text markieren, Kommentare hinzufügen, sensible Informationen schwärzen und Textfelder direkt in den Vertrag einfügen.
Beschleunigen Sie Entscheidungen und Genehmigungen: Die Kollaborationsfunktionen von Nitro Pro verbessern die Transparenz und ermöglichen es kleinen Unternehmen, schnellere Entscheidungen zu treffen. Sie können mit Kunden, Rechtsteams oder Partnern zusammenarbeiten, ohne dass Sie ständig Dokumente hin- und herschicken müssen.
6. Kombinieren und optimieren Sie Verträge für eine einfache gemeinsame Nutzung
Verträge bestehen oft aus mehreren Dokumenten, Änderungen, Anhängen, Anhängen und vielem mehr.
Konsolidieren Sie beliebige Dateien in Portfolios: Mit Nitro können Sie mehrere Dateitypen in einem einzigen Portfolio zusammenfassen, was die Organisation und Präsentation aller zugehörigen Dokumente in einer einzigen PDF-Datei erleichtert. Sie können sich Portfolios als Ihre konsolidierte Mappe für alle Arten von Dateien und Anwendungsfällen vorstellen, z. B. Kundendateien, Projektdateien, Rechtsdateien und Steuerdateien.
Optimieren der Dateigröße: Außerdem können Sie die Dateigröße Ihrer PDFs und Portfolios für eine einfache Weitergabe reduzieren und so sicherstellen, dass Ihre wichtigen Dokumente nicht von E-Mail-Servern blockiert werden oder unnötigen Speicherplatz beanspruchen. Diese Funktion ist besonders für Unternehmen von Vorteil, die häufig Verträge austauschen müssen, da sie die Komplexität des Versands mehrerer Dateianhänge reduziert, alle Dokumente zugänglich hält und den Kommunikationsprozess rationalisiert.
7. Integration mit beliebten Dateifreigabe- und Speicherdiensten
In der heutigen schnelllebigen Geschäftsumgebung ist die Cloud-Integration unerlässlich. Nitro lässt sich nahtlos in gängige Cloud-Dateispeicherdienste wie SharePoint, Google Drive, Dropbox und OneDrive integrieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Verträge schnell und sicher gespeichert, freigegeben und gemeinsam bearbeitet werden können, ohne dass Sie zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen.
Ganz gleich, ob Sie Verträge zur späteren Verwendung speichern oder in Echtzeit mit Ihrem Team zusammenarbeiten, Nitro sorgt für eine reibungslose Vertragsverwaltung, indem es in Ihre vorhandenen Tools integriert wird.
Erfahren Sie mehr über die Integrationen von Nitro.
Überwinden Sie Ihre Dokumentenherausforderungen mit Nitro Pro
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Nitro ein unverzichtbares Tool für kleine Unternehmen ist, die ihr Vertragsmanagement und ihre Dokumenten-Workflows vereinfachen und beschleunigen möchten.
Mit Funktionen, die speziell für die intuitive Erstellung, Bearbeitung, Unterzeichnung und Zusammenarbeit entwickelt wurden, haben Sie alles, was Sie brauchen, um Verträge professionell und effizient zu verwalten - in einer zentralen Lösung. Nitro hilft wachsenden Unternehmen, Verträge zu unterzeichnen und Projekte schneller voranzutreiben, wodurch Sie Zeit und Geld sparen.
Testen Sie Nitro mit einer kostenlosen 14-tägigen Testversion oder kaufen Sie Nitro jetzt und beginnen Sie in wenigen Minuten, Ihr Unternehmen entscheidend zu verbessern.
