¿Son seguras las Firmas Electrónicas?

Cambiar de flujos de trabajo centrados en papel a digitales siempre plantea preguntas sobre la seguridad de los documentos, especialmente cuando se trata de firmas. Ya sea que esté firmando o solicitando firmas, desea saber que sus documentos están protegidos y que las firmas son auténticas y reconocidas legalmente.

La respuesta corta, afortunadamente, es sí, las firmas electrónicas son seguras y legales siempre que utilice herramientas de eSigning que cumplan con la legislación pertinente. Esto es lo que debe saber:

En los EE. UU., las eFirmas están reguladas por la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN, por su sigla en inglés) y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA).

Aunque estas leyes no especifican requisitos de seguridad para las firmas electrónicas, sí requieren la intención de firmar, la atribución lógica de la firma y la retención de registros.

En la UE, el Reglamento sobre Identificación Electrónica, Autenticación y Servicios de Confianza (eIDAS) define tres tipos diferentes de firmas electrónicas: estándar, avanzada y electrónica, cada una con diferentes grados de seguridad.

Las mejores soluciones de eSigning cumplen y superan estos estándares legales, asegurando que sus documentos y firmas sean seguros y aceptados en todo el mundo.

Verificación del usuario Para cumplir con la legislación de eSignature, las soluciones de firma seguras deben ser capaces de “asociar lógicamente” una firma con la persona que firmó. Las identidades del usuario pueden ser autenticadas a través de múltiples herramientas, incluyendo direcciones IP, claves de acceso e identificaciones de usuario, y certificados digitales.

Bloqueo de documento Con el bloqueo de documentos, los usuarios no podrán cambiar un documento firmado a menos que anulen o invaliden todas las firmas.

Rastros de auditoría Los rastros de auditoría o historias registran cualquier acción que un usuario realice en un documento, incluyendo firmar, editar o comentar. Esto le permite ver quién interactuó con un documento y cuándo.

Autenticación de múltiples factores Cuando necesita incluso más seguridad para sus eFirmas, la autenticación de múltiples factores protege sus documentos con códigos de acceso, asegurando que solo las personas adecuadas puedan ver y firmarlos.

Almacenamiento seguro Asegurar adecuadamente los documentos en papel es mucho más difícil y costoso que asegurar los documentos electrónicos. Los documentos en papel pasan por más manos, ocupan más espacio y se pierden más fácilmente que sus contrapartes digitales. Verificación de documentos Las firmas son solo tan seguras como los documentos en los que están. Por eso la verificación de documentos es esencial para cualquier solución de firma electrónica segura. La verificación de documentos asegura que un documento permanezca sin cambios después de haber sido firmado. Si se realizan ediciones en el documento, todas las firmas se vuelven inválidas.

¿Son legalmente válidas las firmas electrónicas? Absolutamente. Bajo las leyes ESIGN y UETA en EE. UU. y el reglamento eIDAS en la UE, las eFirmas son igual de legalmente vinculantes que las firmas manuscritas.

¿Necesita una solución segura para la firma de documentos? En estos tiempos difíciles, las empresas necesitan eFirmas seguras más que nunca para mantenerse productivas mientras trabajan desde casa. Ya sea que esté en EE. UU. o sea internacional, Nitro Sign cumple con la legislación de eSignature tanto de EE. UU. como de la UE.