Herramientas para impulsar la transformación digital en los servicios profesionales

Actualmente, las organizaciones de servicios profesionales se encuentran bajo múltiples niveles de presión para registrar simultáneamente más horas facturables, mejorar las medidas de seguridad y hacer crecer su clientela, todo mientras supervisan una estrategia de transformación digital para brindar una experiencia de cliente moderna y satisfactoria. Desde seguros hasta bufetes de abogados, es un desafío diario adoptar la digitalización mientras se mejora la productividad y la seguridad.

Ahí es donde puede ayudar la inclusión de un ecosistema de documentos digitales en su marco de transformación. Adoptar tecnologías como las soluciones de software PDF y eSign que optimizan los flujos de trabajo, eliminan la carga de papel de su entorno y aceleran las interacciones con los clientes puede tener un impacto real en sus resultados.

Pero como solo un componente de una estrategia general de transformación digital, la automatización de documentos puede llegar con algunas preguntas.

A continuación, abordamos las preguntas comunes que recibimos de las empresas de servicios profesionales sobre cómo y por qué integrar herramientas esenciales como PDF y eSign en una estrategia de digitalización corporativa.

PDF y eSign: aspectos clave en su estrategia de transformación digital
¿Cómo elijo el enfoque estratégico adecuado para mi marco de transformación digital?
Nitro PDF y eSign para la transformación digital: pruebe antes de comprar
Casos de uso de PDF y firma electrónica en la transformación digital estratégica
Cómo JLL aceleró la transformación digital con Nitro
¿Por qué elegir a Nitro como su socio de transformación digital?

Podría decirse que las empresas de servicios profesionales utilizan más documentación que cualquier otro sector. Desde contratos hasta acuerdos, formularios fiscales y cartas, es una línea de trabajo construida en papel.

Digitalizar sus procesos de documentos a través de soluciones como PDF y eSign tendrá varios efectos:

25 % de los encuestados en una encuesta de la American Bar Association informaron que sus empresas habían experimentado una violación de datos en algún momento durante 2021 . Las firmas de servicios profesionales también siguen necesitando cumplir con los requisitos de seguridad del cliente, además de las regulaciones gubernamentales y de los organismos reguladores. Dado que las empresas utilizan herramientas y protocolos de seguridad dispersos, es esencial que la seguridad de los documentos y los datos sea una parte necesaria de su estrategia de transformación digital general, y las soluciones PDF y eSign lo ayudan a lograr este objetivo.

Si usted es una empresa de servicios profesionales que hace negocios a nivel internacional, entonces es muy consciente de los retrasos que pueden causar los procesos manuales de aprobación y contratación. Hacer negocios de manera efectiva en otros países requiere un enfoque digital estratégico que le permita acelerar los flujos de trabajo existentes y cultivar una nueva clientela a escala global.

Hablando de nueva clientela, los clientes de servicios profesionales de hoy esperan un enfoque digital primero de todas las empresas con las que interactúan. Algunos lo llaman el "Efecto Amazon", pero es el cambio en las expectativas de los clientes de que las interacciones con una empresa, incluso en un entorno B 2 B, serán en línea, rápidas, fáciles y personalizadas. Como parte de su hoja de ruta de transformación digital, las soluciones PDF y eSign lo ayudan a llevar esa experiencia a todas las interacciones con sus clientes.

Los procesos de documentos manuales alejan a los trabajadores del trabajo facturable y los mantienen bloqueados en la administración no facturable. Sin herramientas como las soluciones PDF y eSign, su empresa experimenta una gestión de documentos más lenta, lo que significa una respuesta más lenta al cliente y menos horas facturables. Una estrategia de transformación digital que incluya estas herramientas mantiene la productividad de sus proyectos y la rentabilidad de su organización.

Hay muchas consideraciones para las empresas de servicios profesionales al seleccionar las herramientas adecuadas para pasar a la digitalización: PDF y eSign son dos de ellas. Tenemos algunos consejos comprobados para seleccionar el proveedor y el software adecuados para comenzar.

1 . ¿Es el proveedor considerado con su presupuesto? No hay dos empresas de servicios profesionales iguales, sin embargo, algunos proveedores ofrecen precios rígidos que no reflejan con precisión sus deseos y necesidades. La flexibilidad es clave, y eso debería extenderse al costo de sus soluciones de software de transformación digital.

2 . ¿Recibirá atención al cliente personal? Desafortunadamente, muchos proveedores tratan su compra de su software PDF y eSign como una transacción, nada más. Pregunte sobre el nivel de soporte que recibirá y cuánto le costará el soporte dedicado una vez que haya incorporado el software.

3 . ¿Serán fáciles la integración y la escalabilidad? Algunos proveedores lo obligan a comprar licencias separadas para plataformas de uso común, o sus usuarios deberán iniciar sesión en esas plataformas individualmente cuando se muevan entre ellas. Asegúrese de que su hoja de ruta estratégica incluya averiguar si su proveedor hará que su proceso de transformación digital sea fluido, sea cual sea su cartera de plataformas.

A diferencia de la mayoría de las soluciones PDF y eSign, Nitro ofrece un programa piloto comercial que no presenta riesgos y está diseñado para ayudarlo a ver realmente si nuestro software es una buena opción. El programa le permite probar nuestra plataforma de productividad , la solución de análisis, eSign y PDF todo en uno para la industria de servicios profesionales, durante varias semanas.

Sabemos que el camino hacia la digitalización puede ser largo e incierto para cualquier empresa de servicios profesionales, por lo que queremos que se sienta seguro de su elección de soluciones para ayudarlo a lograr una estrategia de transformación digital exitosa. El programa piloto gratuito de Nitro es una oportunidad real para que pruebes el auto antes de comprarlo.

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Estos son algunos ejemplos de cómo aprovechar las soluciones PDF y eSign puede respaldar sus iniciativas de transformación digital:

Si bien las auditorías pueden ser la peor pesadilla de todas las empresas de servicios profesionales, no tienen por qué generar conflictos adicionales cuando se trata de realizar un seguimiento del progreso de los documentos. Los registros de auditoría de firmas electrónicas le brindan visibilidad de sus flujos de trabajo digitales y registran todas las actividades que tienen lugar en sus documentos durante un proceso de firma electrónica. Los registros de auditoría de firmas electrónicas capturan detalles de los nombres y direcciones IP de los firmantes, confirmaciones de su autenticidad, horas, fechas y más.

Obtenga más información sobre la firma electrónica de alta confianza en nuestro Guía definitiva de firmas electrónicas.

Una estrategia de digitalización no será buena si compromete la seguridad y el cumplimiento de sus datos en el proceso. Las soluciones PDF y eSign le brindan más control sobre el proceso de firma para que pueda asegurarse de que todas las firmas hayan sido capturadas y protegidas. También reduce el riesgo de manipulación de documentos, ya que los archivos ahora transitan por procesos digitales en lugar de contactos humanos. Las características como la autenticación de dos factores y el cifrado le brindan la capacidad de realizar un seguimiento de las actualizaciones y quién participó en cada paso del progreso de un documento.

Una transformación digital respalda significativamente los esfuerzos de su empresa para impulsar la sostenibilidad, un factor importante en la toma de decisiones de los clientes hoy en día al elegir proveedores de servicios. También reducirá los costos masivos que gasta en papel y procesos relacionados con el papel. Nitro ayudó a Swiss Re, una empresa de seguros global, a modernizar sus procesos de documentos y trasladar a 9 , 000 empleados a un ecosistema de documentos digitales. El vicepresidente de tecnología de la información de la compañía, Heinz Urech, dijo que vieron "una mayor productividad, una reducción del desperdicio de papel en toda la empresa y un aumento significativo en la colaboración de los usuarios".

JLL, una empresa de servicios profesionales y financieros de Fortune 500 que se especializa en bienes raíces y administración de inversiones, buscó ayuda con un marco de transformación digital y las herramientas y tecnologías adecuadas para crearlo. La documentación manual, como la facturación y los flujos de trabajo de cuentas por pagar, se atascaron en procesos en papel y crearon obstáculos para una digitalización exitosa.

Con Nitro, JLL ha escalado rápidamente a 2 , 000 empleados para que usen procesos de documentos digitales, eliminó las molestias de las negociaciones de contratos y las licencias y facilitó el soporte de futuras estrategias de transformación digital.

Nitro incluye todas las características sólidas que una empresa de servicios profesionales necesita para una hoja de ruta de transformación digital estratégica, con soluciones PDF y eSign que mantienen la transparencia de costos, la flexibilidad y una seguridad superior.

Con un rápido tiempo de valorización y una plataforma intuitiva que requiere muy poca curva de aprendizaje, su organización comenzará rápidamente su proceso de digitalización. Verá más productividad, mayor eficiencia en los flujos de trabajo y clientes más satisfechos a medida que impulsa la digitalización en toda la gestión de documentos.

Nitro ofrece una solución de análisis como parte de nuestra plataforma de productividad que le permite ver cómo su organización utiliza las herramientas de Nitro. Puede usarlo para capturar datos relevantes con el fin de realizar un seguimiento del uso y mejorar el rendimiento. Al medir la productividad mediante análisis, demostrará el ROI de su inversión en Nitro y calculará automáticamente los ahorros.

Si tiene sistemas y flujos de trabajo actuales que necesita conservar a medida que se transforma digitalmente, Nitro ofrece integraciones y API potentes y sencillas para conectar esos sistemas en un ecosistema de documentos digitales.

Nitro comprende que los datos de sus clientes son sumamente confidenciales y una parte esencial de un marco de transformación digital, por lo que diseñamos nuestro software con prácticas de seguridad integradas que mantienen sus datos, transacciones y firmas electrónicas seguros y conformes. Protegemos los datos de más de 1 . 5 millones de clientes comerciales todos los días. Obtenga más información sobre nuestras prácticas de seguridad aquí.

Nitro proporciona a su empresa un equipo dedicado de soporte y éxito del cliente como parte de su relación con nosotros sin tener que gastar mucho dinero como nuestros competidores. Creemos en tratar a nuestros clientes como usted trata a los suyos: como socios comprometidos a largo plazo en su estrategia de transformación digital.

Su organización de servicios profesionales puede optimizar los flujos de trabajo para lo siguiente:

• Formularios de declaraciones fiscales aprobados por las autoridades
  
• Creación de S. L.
  
• Acuerdos de compra de activos
  
• Acuerdos de confidencialidad
  
• Cartas de compromiso
  
• Acuerdos de continuidad del servicio
  
• Contratos de trabajo
  
• Poderes notariales
  
• Acuerdos de contratistas independientes
  
• Informes de clientes y partes interesadas

Para obtener más información sobre cómo Nitro puede ayudar a su organización a crear una estrategia de transformación digital exitosa, ponte en contacto hoy.