Antes de la pandemia, muchas instituciones educativas estaban felices de que su personal y facultades evaluaran la eficiencia operativa en función de un ritmo lineal de cambio tecnológico. La realidad es que cuando el lugar de trabajo físico de la facultad dejó de ser el foco principal, se hizo más fácil pensar en cómo abordar los procesos enrutados profundos que siempre han plagado y obstaculizado estos establecimientos.
¿Qué influyó y cambió el Covid?
Todos estamos familiarizados con el respaldo de la industria al lugar de trabajo virtual, la tecnología de colaboración e intercambio de información, que claramente se necesitaba con urgencia para que los establecimientos educativos continuaran con cualquier forma de actividad en el aula e interacción entre estudiantes y maestros cuando la pandemia estaba en pleno apogeo.
Sin embargo, de lo que somos menos conscientes es del ritmo de cambio aplicado a los procesos y tecnologías que han cambiado internamente la forma en que las instituciones impulsan la eficiencia en la productividad del personal docente y, más específicamente, cómo se mide esta mejora:
1 . En primer lugar, la forma en que los estudiantes interactúan con el profesorado antes y después de la admisión y a lo largo de su carrera educativa ha evolucionado exponencialmente.
2 . En segundo lugar, las facultades han cambiado la forma en que cumplen e interactúan de forma cruzada a medida que avanzan hacia los procesos digitales.
3. Por último, el ensayo de la campaña sobre la donación y la recaudación de fondos de los antiguos alumnos ha supuesto un reto para las universidades de todo Covid, por lo que todo el proceso de interacción del personal con los antiguos alumnos para la gestión de fondos y la gobernanza ha evolucionado digitalmente.
En última instancia, las instituciones quieren que los proveedores ayuden a simplificar los procesos internos, mejorar las experiencias de los estudiantes e impulsar una mejor eficiencia del tiempo con el personal y la facultad, al mismo tiempo que reducen los costos. Hoy en día, la transformación digital es difícil. De hecho, la investigación de McKinsey destaca que solo el 16 % de las organizaciones reportaron resultados exitosos en la medición , por lo que las instituciones educativas deben enfocarse en áreas donde las ganancias fáciles son posibles y la medición identificable.
Identificar dónde vive la ineficiencia
Los ciclos de vida de los documentos son muy ineficientes y costosos en los establecimientos educativos. Desde los procesos de estudiantes y profesores sobre cómo se obtienen y crean los documentos en varios formatos Office de proveedores (G Suite, MS Office) y salen PDFs, hasta los ciclos repetitivos de impresión, edición, copia, búsqueda y, a menudo, recreación que, lamentablemente, son difícientemente manual.
Tampoco olvidemos cómo se almacenan los documentos (a menudo descentralizados), archivados y duplicados para la colaboración, lo que hace que copias interminables de los mismos documentos vuelen por la organización con impactos en el correo electrónico, las plataformas de mensajería corporativa, la retención y la gobernanza.
Por último, cuando existen flujos de trabajo que requieren que los documentos sean revisados, enviados por correo y ejecutados por dos o más partes -dentro o fuera de la institución-, el ciclo de vida completo de los documentos se complica aún más, con un alto grado de complejidad, tiempo y evidentes costes implícitos a los que hacer frente.
Priorizar la simplicidad en la productividad de los documentos
Hay dos formas de pensar en mejorar la productividad de los documentos. ( 1 ) Comience con el usuario y los procesos/herramientas que los impactan y avance para identificar áreas de mejora. La alternativa es ( 2 ) comenzar con el flujo de trabajo organizacional y trabajar hacia abajo. Si el objetivo inmediato es hacer que los estudiantes y el cuerpo docente sean más eficientes, entonces siempre es mejor comenzar primero con las cosas simples (consulte el gráfico a continuación).
Centrarse en formas accesibles de crear, editar y compartir documentos es un buen punto de partida. A continuación, pasar a aquellas actividades manuales intensivas que obstaculizan la productividad individual, por ejemplo, paquetes de incorporación de estudiantes, formularios de pedido, reconocimientos de políticas de recursos humanos, son todos ejemplos de actividades de firma simples que pueden crear una carga tanto para el remitente como para el receptor si se completan manualmente.
La plataforma de productividad Nitro aborda todo lo anterior con licencias consolidadas simples para alumnos y administración centralizada para maestros. La plataforma también facilita el segundo paso en el proceso de adopción digital de documentos, saber, averiguar, medir e informar sobre lo que está sucediendo.
Nitro Analytics proporciona una visión muy necesaria de la actividad real, las tendencias y los ahorros que se derivan directamente del software. De hecho, el 68% de las empresas de la lista Fortune 500 confían en los conocimientos analíticos de Nitro. Le permite responder a preguntas como "¿cuánto papel hemos utilizado hoy?" o "¿con qué rapidez se ha completado el proceso de firma electrónica?". Hablar con propiedad y demostrar el retorno de la inversión es la clave del uso de la plataforma de Nitro. Pero no es necesario que se detenga ahí.
Cuando esté listo para los procesos de documentos organizacionales más grandes, es importante comprender que los flujos de trabajo multifuncionales probablemente requieren automatización e integración en soluciones específicas. Nitro se integra con Tool como Microsoft Power Automate a través de su alianza con Microsoft y aprovecha sus propias API.
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