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Digitalización de los lugares de trabajo en el sector educativo

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En última instancia, las instituciones quieren que los proveedores ayuden a simplificar los procesos internos, mejorar las experiencias de los estudiantes e impulsar una mejor eficiencia del tiempo con el personal y la facultad, al mismo tiempo que reducen los costos.

Antes de la pandemia, muchas instituciones educativas estaban felices de que su personal y facultades evaluaran la eficiencia operativa en función de un ritmo lineal de cambio tecnológico. La realidad es que cuando el lugar de trabajo físico de la facultad dejó de ser el foco principal, se hizo más fácil pensar en cómo abordar los procesos enrutados profundos que siempre han plagado y obstaculizado estos establecimientos.

¿Qué influyó y cambió el Covid?

Todos estamos familiarizados con el respaldo de la industria al lugar de trabajo virtual, la tecnología de colaboración e intercambio de información, que claramente se necesitaba con urgencia para que los establecimientos educativos continuaran con cualquier forma de actividad en el aula e interacción entre estudiantes y maestros cuando la pandemia estaba en pleno apogeo.

Sin embargo, de lo que somos menos conscientes es del ritmo de cambio aplicado a los procesos y tecnologías que han cambiado internamente la forma en que las instituciones impulsan la eficiencia en la productividad del personal docente y, más específicamente, cómo se mide esta mejora:

1 . En primer lugar, la forma en que los estudiantes interactúan con el profesorado antes y después de la admisión y a lo largo de su carrera educativa ha evolucionado exponencialmente.

2 . En segundo lugar, las facultades han cambiado la forma en que cumplen e interactúan de forma cruzada a medida que avanzan hacia los procesos digitales.

3 . Por último, la prueba de la campaña sobre la donación y la recaudación de fondos de los exalumnos ha sido un desafío para las universidades a lo largo de Covid y, como tal, todo el proceso de interacción del personal con los exalumnos para la gestión de fondos y la gobernanza ha evolucionado digitalmente.

En última instancia, las instituciones quieren que los proveedores ayuden a simplificar los procesos internos, mejorar las experiencias de los estudiantes e impulsar una mejor eficiencia del tiempo con el personal y la facultad, al mismo tiempo que reducen los costos. Hoy en día, la transformación digital es difícil. De hecho, la investigación de McKinsey destaca que solo el 16 % de las organizaciones reportaron resultados exitosos en la medición , por lo que las instituciones educativas deben enfocarse en áreas donde las ganancias fáciles son posibles y la medición identificable.

Identificar dónde vive la ineficiencia

Los ciclos de vida de los documentos son muy ineficientes y costosos en los establecimientos educativos. Desde los procesos de estudiantes y profesores sobre cómo se obtienen y crean los documentos en varios formatos Office de proveedores (G Suite, MS Office) y salen PDFs, hasta los ciclos repetitivos de impresión, edición, copia, búsqueda y, a menudo, recreación que, lamentablemente, son difícientemente manual.

Tampoco olvidemos cómo se almacenan los documentos (a menudo descentralizados), archivados y duplicados para la colaboración, lo que hace que copias interminables de los mismos documentos vuelen por la organización con impactos en el correo electrónico, las plataformas de mensajería corporativa, la retención y la gobernanza.

Finalmente, cuando tiene flujos de trabajo que requieren que los documentos sean revisados, enviados por correo y ejecutados por dos o más partes (dentro o fuera de la institución), todo el ciclo de vida de los documentos se complica aún más con un alto grado de complejidad, tiempo y costos obvios incorporados para tratar. con.

Priorizar la simplicidad en la productividad de los documentos

Hay dos formas de pensar en mejorar la productividad de los documentos. ( 1 ) Comience con el usuario y los procesos/herramientas que los impactan y avance para identificar áreas de mejora. La alternativa es ( 2 ) comenzar con el flujo de trabajo organizacional y trabajar hacia abajo. Si el objetivo inmediato es hacer que los estudiantes y el cuerpo docente sean más eficientes, entonces siempre es mejor comenzar primero con las cosas simples (consulte el gráfico a continuación).

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Centrarse en formas accesibles de crear, editar y compartir documentos es un buen punto de partida. A continuación, pasar a aquellas actividades manuales intensivas que obstaculizan la productividad individual, por ejemplo, paquetes de incorporación de estudiantes, formularios de pedido, reconocimientos de políticas de recursos humanos, son todos ejemplos de actividades de firma simples que pueden crear una carga tanto para el remitente como para el receptor si se completan manualmente.

La plataforma de productividad Nitro aborda todo lo anterior con licencias consolidadas simples para alumnos y administración centralizada para maestros. La plataforma también facilita el segundo paso en el proceso de adopción digital de documentos, saber, averiguar, medir e informar sobre lo que está sucediendo.

Nitro Analytics proporciona información muy necesaria sobre la actividad real, las tendencias y los ahorros que se derivan directamente del software. De hecho, el 68% de Fortune 500 confía en los conocimientos analíticos de Nitro. Le permite responder preguntas como "¿cuánto papel usamos hoy?" o "¿qué tan rápido se completó el proceso de firma electrónicamente?" Practicar lo que se dice y demostrar el retorno de la inversión es clave para el uso de la plataforma de Nitro. Pero no es necesario detenerse allí.

Cuando esté listo para los procesos de documentos organizacionales más grandes, es importante comprender que los flujos de trabajo multifuncionales probablemente requieren automatización e integración en soluciones específicas. Nitro se integra con Tool como Microsoft Power Automate a través de su alianza con Microsoft y aprovecha sus propias API.

Diseñado específicamente para la educación

Nitro está invirtiendo en Junior dijees, empiezes, K-12, universidades, escuelas profesionales, escuelas de negocios y servicios educativos support cuando muchos proveedores de la industria aumentan los costos y generan licencias innecesarias. Un resumen reciente de EdWeek Market hizo referencia al gasto en planes de estudio basados en tecnología y destacó que, aunque la inversión en suscripciones tecnológicas en los EE. UU. ha aumentado considerablemente en los últimos 12 meses, un tercio de las instituciones solicitó fondos federales de emergencia para support la inversión, y por lo tanto, la licencia prudente y válida es esencial.

Recientemente lanzamos un programa de canal global para el sector de la educación en tres continentes y tenemos algunos socios específicos centrados en las necesidades de la educación, incluido SoftwareONE™. Hemos desarrollado un modelo de licencias especialmente diseñado para estudiantes, profesores y personal que tiene el precio justo que las instituciones pueden pagar.

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