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Wenn Sie in der IT-Abteilung einer Kommunalverwaltung in Australien arbeiten, stehen Sie jeden Tag vor großen Herausforderungen.
- Knappe Budgets: Sie müssen jeden Dollar für Technologie optimal nutzen und Wege finden, mit weniger mehr zu erreichen.
- Mit der Zeit gehen: Die sich ständig weiterentwickelnde Technologie zwingt Sie dazu, Ihre Arbeitsabläufe zu digitalisieren – sonst laufen Sie Gefahr, den Anschluss zu verlieren.
- Umweltbewusst handeln mit knappen Mitteln: Nachhaltigkeit hat hohe Priorität, scheint aber bei schrumpfendem Budget unerreichbar zu sein.
Und dabei müssen Sie stets auf Datensicherheit, Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften achten.
Wenn Sie sich darin wiedererkennen, sind Sie hier genau richtig. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie diese Hindernisse überwinden und eine reibungslose, sichere und erfolgreiche digitale Transformation gewährleisten können.
Was sind die besten Dokumentenlösungen für die digitale Transformation?
Eine einzige, optimierte digitale Dokumentenlösung mit nahtlosen PDF- und E-Signatur-Workflows hilft Ihnen dabei, die digitale Transformation zu beschleunigen.
Alle oben genannten Herausforderungen mit uneinheitlichen Dokumententools zu bewältigen, die Ihre Lizenzen einschränken und Ihre IT-Umgebung nur noch komplexer machen, ist schwierig, wenn nicht gar unmöglich.
Es gibt zahlreiche Lösungen auf dem Markt, die scheinbar Möglichkeiten bieten, Genehmigungsprozesse zu beschleunigen, Effizienzsteigerungen zu erzielen und Ihre digitale Transformation zu unterstützen. Doch was nützen sie, wenn Sie den Zugriff von Benutzern sperren müssen, weil Sie Ihre Lizenzgrenze erreicht haben? Ist es wirklich die beste Nutzung der IT-Ressourcen, ein weiteres Tool zu verwalten – insbesondere, wenn dadurch neue Sicherheitsrisiken entstehen?
Stellen Sie sich also vor, wie viel Zeit und Stress Sie durch flexible Lizenzierung, einfache Integration, zentralisierte Verwaltung und erstklassige Sicherheit einsparen könnten – alles in einer einzigen Dokumentenlösung.
Wie profitieren Kommunalverwaltungen von digitalen Dokumentenlösungen?
Eine digitale Dokumentenlösung mit ausgefeilten Tools zur PDF-Bearbeitung, elektronischen Signatur und Analyse bietet Behörden mehrere Vorteile:
1. Effizientes Software-Lizenzmanagement
Wenn Ihre aktuelle PDF-Lösung die Anzahl der Nutzer begrenzt, behindert dies die Produktivität. Wie sollen Sie da Remote-Arbeit oder Mitarbeiterfluktuation bewältigen? Deshalb bietet Nitro die Flexibilität einer Standortlizenz mit unbegrenzter Nutzerzahl, sodass Sie Ihre Verwaltungskosten für die Lizenzverwaltung drastisch senken und sich keine Gedanken mehr darüber machen müssen, wie viele Lizenzen Sie benötigen (aber nicht haben). Wir liefern Ihnen außerdem Einblicke in die Lizenznutzung, damit Sie ungenutzte oder zu wenig genutzte Lizenzen identifizieren und neu zuweisen oder optimieren können.
2. Nahtlose Integration und API
Eine moderne Lösung für digitale Dokumente lässt sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und Software integrieren , sodass Sie die Anzahl der Tools minimieren und die Produktivität in allen Abteilungen und Standorten maximieren können. Die richtige Dokumentenlösung unterstützt die Zusammenarbeit, ohne dass zusätzliches IT-Personal für deren Verwaltung erforderlich ist.
3. All-in-One-Benutzerfreundlichkeit
Durch die Kombination von PDF-, E-Signatur- und Analysetools in einer einzigen Lösung entfällt die Notwendigkeit, andere Software zu warten und zu bezahlen. Sie konsolidieren Kosten und bündeln gleichzeitig Prozesse, anstatt Software hinzuzufügen, die den Arbeitsablauf für die Nutzer um einen weiteren Schritt verlängert.
4. Nachhaltigkeit
Der Verzicht auf den Papierdruck ist ein enormer Segen für Kommunalverwaltungen und ein wichtiger Indikator, mit dem Sie Ihrer Gemeinde Ihr Engagement für Nachhaltigkeit demonstrieren können. Eine digitale Dokumentenlösung mit unbegrenzten elektronischen Signaturmöglichkeiten macht das Unterzeichnen jedes Dokuments schnell, einfach, sicher und papierlos – ganz gleich, ob Sie interne oder externe Signaturen benötigen oder beides auf demselben Dokument.
Wenn die Beschleunigung Ihrer Nachhaltigkeitsziele für Ihr Unternehmen oberste Priorität hat, laden Sie unser E-Book herunter , um Ratschläge und Experteneinblicke für den Aufbau einer wirkungsvollen Strategie und Kultur zu erhalten .
5. Verbesserte Dienstleistungserbringung
Wenn Ihre digitale Dokumentenlösung es Ihnen ermöglicht, Genehmigungen, Arbeitsabläufe , Unterschriften und mehr zu beschleunigen, können Sie Ihre Gemeinde besser unterstützen. Sie verbessern die betriebliche Effizienz und optimieren Dokumenten-Workflows für schnellere und reibungslosere Prozesse im öffentlichen Dienst. Beispielsweise können Abteilungen mit hohem Unterschriftenaufkommen, wie die Trauerfallabteilung, ihre Dienstleistungen beschleunigen, um Bestattungsunternehmer, die an bestimmte Fristen gebunden sind, besser zu unterstützen.
6. Skalierbarkeit
Wenn sich Ihre Verwaltung weiterentwickelt und Ihre Gemeinde wächst, muss Ihre digitale Dokumentenlösung Sie bei den notwendigen Veränderungen unterstützen . Sie sollte Schwankungen bei der Softwarenutzung, der Nutzerzahl und den Lizenzanforderungen auffangen, ohne den Arbeitsalltag zu stören.
7. Sicherheit und Compliance
Für Kommunalverwaltungen und Ihren Anbieter für digitale Dokumentenlösungen ist es entscheidend, Sicherheit und Compliance in den Vordergrund zu stellen. Achten Sie auf starke Verschlüsselungsfunktionen, Prüfpfade und die Einhaltung von Branchenstandards und Vorschriften.
8. Messbarer ROI
Viele Dokumentenlösungen bieten keine Analysemöglichkeiten , die Ihnen helfen, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Als Nitro-Kunde erhalten Sie in Echtzeit Einblicke und Berichte, darunter Informationen zur Funktionsnutzung, Produktivitätsbewertungen, ROI-Berechnungen und Nachhaltigkeitsnachverfolgung . Wir stellen all diese Erkenntnisse zur Verfügung, damit IT-Teams den Stakeholdern den Wert Ihrer Investition in Nitro klar aufzeigen können.
„Nitro bietet uns alles, was wir von unseren Tools zur PDF-Bearbeitung und elektronischen Signatur erwarten, und aus wirtschaftlicher Sicht ist es den Alternativen weit überlegen. Was mich jedoch wirklich beeindruckt, ist die persönliche Beziehung, die wir zum Nitro-Team haben. Sie sind immer für uns da.“
John Walton
Leiter Service Delivery, Knight Frank Australia
Warum sich australische Kommunalverwaltungen für Nitro entscheiden
Nitro wurde in Australien gegründet, und wir sind bestens mit den Herausforderungen vertraut, denen sich Kommunalverwaltungen in der Region gegenübersehen. Wir haben unsere Lösung für digitale Dokumente speziell auf die besonderen Anforderungen des australischen öffentlichen Sektors zugeschnitten, damit Kommunalverwaltungen ihre Gemeinden mit effizienten Dokumenten-Workflows unterstützen können.
Nitro PDF Plus , das unseren PDF-Editor, unbegrenzte elektronische Signaturmöglichkeiten und Analysetools umfasst, ermöglicht es Behörden, die Frustration und die Kosten im Zusammenhang mit Lizenzbeschränkungen zu beseitigen. Wir helfen Ihnen, Ihre Lizenzkosten zu optimieren und unterstützen gleichzeitig die Skalierbarkeit, während Sie wachsen.
Darüber hinaus unterstützt Nitro die Ziele der IT-Abteilungen in Behörden in Bezug auf Nachhaltigkeit, Sicherheit und Kostensenkung – und lässt sich dabei nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur integrieren. Wir sind der Überzeugung, dass der öffentliche Sektor in der Lage sein sollte, die digitale Transformation im gleichen Tempo wie der private Sektor voranzutreiben . Deshalb haben wir unsere digitale Dokumentenlösung so konzipiert, dass sie einfach einzuführen, zu nutzen und zu überwachen ist.
So nutzen Kommunalverwaltungen Nitro Business:
Erweiterte PDF-Bearbeitung: Über eine einzige, sichere Plattform können Behörden PDF-Dokumente an einem Ort erstellen, bearbeiten , konvertieren , zusammenführen und signieren . Bei der Verwaltung großer Mengen interner Dokumente und Richtlinien sowie von Verträgen mit externen Parteien ermöglicht Nitro den Mitarbeitern der Behörden, alle dokumentenbezogenen Aufgaben zu optimieren.
Sichere elektronische Signatur: Unsere hochsichere Lösung für elektronische Signaturen ermöglicht es jedem Beteiligten im Dokumenten-Workflow, digitale Dateien sicher mit rechtsverbindlichen und konformen Signaturen zu unterzeichnen und Dokumente innerhalb von Sekunden zur Unterschrift an mehrere Parteien zu senden.
Echtzeit-Einblicke: Mithilfe der Analysetools von Nitro erhalten Behörden Einblicke und vollständige Transparenz über Arbeitsabläufe und die Nutzung, um das Potenzial der Software voll auszuschöpfen und den größtmöglichen ROI zu erzielen.
Erfolgsgeschichte: Der reibungslose Umstieg des Stadtrats von Shoalhaven auf Nitro
Als der Stadtrat von Shoalhaven in New South Wales, Australien, eine kostengünstige PDF-Lösung benötigte, die ihm mehr Freiheit bei der Softwarelizenzierung bot, wandte er sich an Nitro.
In einem kürzlich geführten Interview gab Dane Hamilton, CIO des Shoalhaven City Council, zu, dass die Umstellung ihm und seinen IT-Mitarbeitern zunächst Sorgen bereitete. „Wir gingen davon aus, dass es eine Herausforderung sein würde, unsere Mitarbeiter davon zu überzeugen“, sagte Hamilton, „vor allem, weil ein Großteil der Verwaltungsarbeit in den höheren Ebenen die Kombination von PDF-Dateien für Tagesordnungen, Protokollführung usw. umfasste. Aber wir waren wirklich sehr zufrieden mit der Unterstützung durch Nitro.“
Dan Jones, Manager für IT-Infrastruktur und Servicebereitstellung des Stadtrats,fügte hinzu: „Unsere Umstellung auf Nitro war ein voller Erfolg. Nitro hat uns bei der Implementierung und der Erstellung eines Kommunikationsplans unterstützt. Durch fortlaufende Schulungen und Unterstützung bei der Einarbeitung der Nutzer konnten wir den Plan wirklich umsetzen … Nitro stellte außerdem ein Self-Service-Lernportal mit Anleitungen zur Verfügung, das die Akzeptanz deutlich erleichtert.“
Seit der Umstellung von Adobe auf Nitro konnte der Stadtrat von Shoalhaven eine Produktivitätssteigerung von 364 % erzielen, indem er den Teams die richtigen digitalen Dokumententools für ihre Anforderungen zur Verfügung stellte.
Wenn Sie wissen möchten, wie Nitro Ihre digitale Transformation im Rahmen Ihres Budgets beschleunigen kann, lesen Sie unser E-Book „Beyond Transformation: Digitale Evolution in 3 einfachen Schritten“.
Haben Sie Bedenken hinsichtlich der Umstellung auf eine neue Lösung für digitale Dokumente?
All diese Vorteile klingen großartig – allerdings nicht, wenn sie mit hohen Kosten verbunden sind, die durch die Unterbrechung Ihres Arbeitsalltags bei der Umstellung auf ein neues digitales Dokumentensystem entstehen. Technologie ist nur ein Teil Ihrer digitalen Transformation. Ihr langfristiger Erfolg hängt von dem Partner ab, den Sie wählen, um sicherzustellen, dass Übergang, Einführung und Akzeptanz nahtlos verlaufen.
Nitro macht das Änderungsmanagement einfach
Die Implementierungs- und Migrationsexperten von Nitro haben eine bewährte Methodik entwickelt, um sicherzustellen, dass unsere Kunden schnell und einfach auf unsere PDF-, eSign- und Analytics-Plattform umsteigen können:
Reibungsloses Onboarding und Rollout: Wir besprechen Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ziele und bieten Ihnen Unterstützung bei der Bereitstellung und technischen Unterstützung, Beratung zum Change Management , einen maßgeschneiderten Onboarding-Plan und vieles mehr.
- Kontinuierliche Anwenderschulungen: Mit unseren Online-Ressourcen – darunter Selbsthilfe-Tools, Webinare und unser Anwenderforum – kann Ihr Team sicher den Umgang mit Nitro erlernen.
- Erstklassiger Support: Unser Kundenserviceteam erzielt durchweg eine Kundenzufriedenheitsrate von 95 % und einen NPS-Wert von 68 – das sind 20 % mehr als der Durchschnitt im Technologiesektor.
- ROI-Analysen: Sobald Sie Nitro eingerichtet haben, stellen wir Ihnen Nutzungsanalysen zur Verfolgung der Nutzeraktivität, Rechner zur Ermittlung des ROI sowie weitere Tools zur Steigerung der Produktivität zur Verfügung.
Erfahren Sie mehr über die vier Säulen des Erfolgs von Nitro in unserem Leitfaden zum Wechsel des PDF-Anbieters .
Warum die Stadt Vincent von Adobe® zu Nitro gewechselt ist
Nehmen Sie sich ein Beispiel an der Stadt Vincent . Der Stadtrat der Stadt, die im Großraum Perth in Westaustralien liegt, betreut mit einem kleinen IT-Team eine Reihe von kommunalen Dienstleistungen. Die Stadt hatte für die Erstellung und Bearbeitung von PDF-Dateien auf Adobe Acrobat® umgestellt, stellte jedoch fest, dass der komplizierte Lizenzierungsprozess und die hohen Kosten die Produktivität beeinträchtigten und das Budget belasteten.
„Ich bin äußerst zufrieden und überzeugt, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben. Dank Nitro verfügen wir nun über eine einheitliche Plattform, die uns alle Funktionen bietet, die wir benötigen.“
Peter Ferguson
Leiter der IT-Abteilung, Stadt Vincent
Der Stadtrat wechselte zu Nitro, und unsere Teams arbeiteten eng mit ihm zusammen, um sicherzustellen, dass die Stadt den Nutzen von Nitro Business zur Unterstützung ihrer Ziele erkennen konnte. Dank unseres günstigeren Preises und unserer flexiblen Lizenzierungsbedingungenkann die Stadt Vincent nun500 % mehr Mitarbeiter mit kostengünstigen Tools zur Dokumentenproduktivitätausstatten.
Kosten senken und die Anzahl der Lizenzen erhöhen – mit der digitalen Dokumentenlösung von Nitro
Unter dem Strich gibt es für Kommunalverwaltungen keinen Grund, ihr Budget für Dokumentensoftware zu sprengen oder sich durch Lizenzbeschränkungen einschränken zu lassen. Laden Sie unser E-Book „Beyond Transformation: Digitale Evolution in 3 einfachen Schritten“ herunter und erfahren Sie , wie einfach es ist, Ihre Dokumentenprozesse zu modernisieren und gleichzeitig Ihre Investitionen zu konsolidieren, die Produktivität zu steigern und die Sicherheit zu gewährleisten.
Wir würden gerne mehr über die Ziele Ihrer Organisation erfahren und Ihnen unser „Deferred Start“-Programm für Nitro Business näher vorstellen. Dieses Programm bietet australischen Behörden die Möglichkeit, unsere PDF-, eSign- und Analyselösungen bis zu 12 Monate lang abonnementsfrei zu nutzen.
Nehmen Sie noch heute Kontakt mit unseren Experten für den öffentlichen Sektor auf , um mehr zu erfahren.
