Nitro Signs vollständiger Leitfaden für eSignatur-Prüfpfade

Was sind eSignatur-Prüfungsprotokolle?

Ein eSignatur-Audit-Trail (auch Audit-Protokoll oder Abschlusszertifikat genannt) ist eine sichere, digitale Aufzeichnung jeder Aktion, die während des elektronischen Unterzeichnungsprozesses durchgeführt wird. Prüfprotokolle dienen als Wahrheitsquelle für die Einhaltung von Vorschriften, die Authentifizierung und die Transparenz - sie erfassen genau, wer unterschrieben hat, wann er unterschrieben hat und wie das Dokument behandelt wurde.

Mit Nitro Sign enthält jedes signierte Dokument automatisch einen fälschungssicheren Prüfpfad. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen die Aktivitäten der Unterzeichner überprüfen, sensible Daten schützen und die globalen eSignatur-Vorschriften einhalten kann.

Welche Informationen werden von Prüfpfaden erfasst?

Ein Prüfprotokoll bietet ein sauberes, beschreibendes Dokument, das alle Unterzeichneraktivitäten und den Dokumentenverlauf hervorhebt. Typische Details, die erfasst werden, sind:

• Identität des Unterzeichners: Name, E-Mail-Adresse und IP-Adresse.

• Authentifizierungsstatus: Bestätigung, dass die Identität des Unterzeichners überprüft wurde.

• Zeitstempel: Datumund Uhrzeit jeder Aktion.

• Durchgeführte Aktionen: Signieren, Anzeigen, Weiterleiten oder Bearbeiten von Aktivitäten.

• Integrität des Dokuments: Überprüfung, ob die Datei nach der Unterzeichnung nicht verändert wurde.

Da diese Daten automatisch aufgezeichnet werden, verringern Prüfpfade das Risiko von Fehlern oder Streitigkeiten und liefern einen vertretbaren Nachweis für die Unterschrift.

Warum sind eSignatur Prüfpfade für Unternehmen wichtig?

Sicherstellung der eSign Compliance

Prüfpfade  unterstützen die Einhaltung der  wichtigsten Gesetze und Standards für elektronische Signaturen, darunter:

• eIDAS (EU): Legt dieRechtsgültigkeit von eSignaturen in der gesamten EUfest.

• ESIGN Act & UETA (USA): Regelt dieDurchsetzbarkeit von elektronischen Signaturen in den USA.

• GDPR: VerlangtVerantwortlichkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten.

• ISO 27001, SOC 2, HIPAA: Rahmenwerke, die den sicheren Umgang mit sensiblen Informationen betonen.

Prüfprotokolle sorgen für eine überprüfbare digitale Aufzeichnung, die Unternehmen dabei hilft, diese Anforderungen zu erfüllen und die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen.

Verstärkung der Dokumentensicherheit

Audit Trails schaffen Transparenz und Rechenschaftspflicht, indem sie alle Aktionen des Unterzeichners aufzeichnen. Dies trägt zum Schutz von Branchen mit strengen Sicherheitsanforderungen bei, wie z. B. dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen oder dem Immobiliensektor, indem sichergestellt wird, dass nur autorisierte Parteien auf Dokumente zugreifen.

Verbesserte Workflow-Effizienz

Anstatt Unterschriften manuell zu erfassen, protokollieren Prüfpfade automatisch jeden Schritt. Ihr Team kann den Verlauf eines Dokuments sofort anzeigen oder herunterladen, wodurch sich der Zeitaufwand für die Suche nach Papierkram verringert und die Transparenz in allen Abteilungen verbessert.

Reduzieren Sie Kosten und Papierverschwendung

Digitalisierte Prüfprotokolle machen Papierablagen überflüssig und helfen Unternehmen, Kosten zu senken und gleichzeitig Nachhaltigkeitsziele zu unterstützen.

Wie kann ich auf Audit-Protokolle in Nitro Sign zugreifen und diese herunterladen?

Jedes Dokument in Nitro Sign enthält einen angehängten Prüfpfad. Das Herunterladen ist einfach:

1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument in Nitro Sign.

2. Klicken Sie auf das Informationssymbol in der oberen rechten Ecke.

3. Wählen Sie im zusammenklappbaren Informationsbereich die Registerkarte Verlauf.

4. Klicken Sie auf Audit Trail herunterladen.

Sie können die Datei lokal oder auf einem freigegebenen Laufwerk speichern, um eine sichere, zentralisierte Aufzeichnung zu erhalten.

Testen Sie Nitro Sign 14 Tage lang kostenlos und überzeugen Sie sich selbst von unseren sicheren Audit-Protokollen. 

Fallstudie: Salem Media steigert die Produktivität mit Nitro Audit Trails

Das weltweit tätige Unterhaltungsunternehmen Salem Media  wandte sich an Nitro Sign, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen und die Transparenz in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Buchhaltung und Technik zu verbessern.

Durch den Einsatz von Nitros Prüfpfadfunktion hat Salem Media einen digitalen "Aktenschrank" für Unterschriften erstellt, der den Mitarbeitern sofortigen Zugriff auf Unterzeichnerdetails und den Dokumentenverlauf ermöglicht. Das Unternehmen erweiterte den Zugriff auf Nitro Sign auf 10 Mal mehr Mitarbeiter als zuvor, was die Genehmigungszyklen beschleunigte und die Produktivität im gesamten Unternehmen steigerte.

FAQs über eSignatur-Prüfpfade

Was ist ein eSignatur-Prüfpfad?

Ein eSignatur-Prüfprotokoll ist eine digitale Aufzeichnung, die jede Aktion während des Unterzeichnungsprozesses protokolliert. Dazu gehören Details wie der Name des Unterzeichners, die E-Mail-Adresse, die IP-Adresse, Uhrzeit und Datum jeder Aktion sowie die Bestätigung der Authentifizierung. Durch die Führung dieser Aufzeichnungen verfügen Organisationen über einen vollständigen, fälschungssicheren Verlauf des Dokuments vom Zeitpunkt des Versands bis zur endgültigen Unterschrift, wodurch Verantwortlichkeit und Transparenz gewährleistet werden.

Sind Prüfpfade rechtlich bindend?

Der Prüfpfad selbst ist keine Unterschrift, sondern der Nachweis, dass ein gültiger elektronischer Unterzeichnungsprozess stattgefunden hat. Zusammen mit dem signierten Dokument dienen Audit-Trails als rechtlicher Beweis vor Gericht oder bei Compliance-Audits. Sie zeigen, dass der Unterzeichner authentifiziert wurde, das Dokument nicht verändert wurde und der Prozess den Anforderungen globaler Gesetze wie dem ESIGN Act, UETA und eIDAS entspricht. Das macht sie zu einem wichtigen Bestandteil bei der Erstellung rechtsverbindlicher elektronischer Signaturen.

Wie unterstützen Prüfpfade die Einhaltung von Vorschriften?

Prüfpfade dienen als Compliance-Schutz, indem sie alle wichtigen Datenpunkte im Signatur-Workflow dokumentieren. Sie helfen Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften wie GDPR (durch die Rechenschaftspflicht für die Verwendung personenbezogener Daten), HIPAA (durch den Schutz sensibler Gesundheitsdaten) und ISO 27001 oder SOC 2 (durch die Stärkung von Sicherheitskontrollen). In Branchen, in denen Audits üblich sind - wie im Finanzwesen, im Gesundheitswesen und in Behörden - dient ein Prüfpfad als Nachweis dafür, dass Ihre Prozesse mit den Branchenstandards übereinstimmen.

Kann ein Prüfpfad verfälscht werden?

Nicht mit Nitro Sign. Sobald ein Dokument signiert ist, ist der Prüfpfad fälschungssicher und gegen Änderungen gesperrt. Dies gewährleistet die Integrität des Dokumentenverlaufs und verhindert böswillige Bearbeitungen oder Streitigkeiten. Wenn versucht wird, das signierte Dokument zu ändern, zeigt der Prüfpfad die Diskrepanz an und schützt sowohl das Unternehmen als auch den Unterzeichner.

Was ist der Unterschied zwischen einem Prüfpfad und einer Abschlussbescheinigung?

Beide Begriffe werden oft synonym verwendet. Ein Prüfpfad ist die detaillierte Aufzeichnung der an einem Dokument vorgenommenen Aktionen, während ein Abschlusszertifikat in der Regel die formale Zusammenfassung dieser Aufzeichnung ist, die von der eSignatur-Lösung am Ende des Prozesses bereitgestellt wird. Zusammen liefern sie einen überprüfbaren Beweis für den Signiervorgang.

Für wen sind Prüfpfade gedacht?

Jedes Unternehmen, das Dokumente elektronisch versendet oder unterzeichnet, kann von Prüfpfaden profitieren. Besonders wichtig sind sie für Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen, wie z. B. Rechtswesen, Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Immobilien und Behörden, wo die Aufrechterhaltung einer sicheren und transparenten Dokumentation unerlässlich ist.

Wie lange sollten Prüfprotokolle gespeichert werden?

Die Speicheranforderungen variieren je nach Branche und Vorschrift. Finanzdienstleister müssen beispielsweise Aufzeichnungen mehrere Jahre lang aufbewahren, um den Prüfungsanforderungen zu genügen, während Unternehmen im Gesundheitswesen Aufzeichnungen aufbewahren müssen, um die HIPAA-Vorschriften einzuhalten. Nitro Sign ermöglicht es Unternehmen, Audit-Protokolle herunterzuladen und lokal oder in sicheren Cloud-Systemen zu speichern, sodass die Aufbewahrungsrichtlinien auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten werden können.

Können Prüfpfade Papieraufzeichnungen ersetzen?

Ja. Audit-Protokolle erfüllen dieselbe Funktion wie herkömmliche Papierprotokolle, jedoch in einem sicheren, digitalen Format. Durch die Umstellung auf digitale Prüfpfade können Unternehmen die Abhängigkeit von Papierablagen verringern, Lagerkosten senken und die Zugänglichkeit verbessern, ohne die Einhaltung von Vorschriften oder die Sicherheit zu beeinträchtigen.

Was passiert, wenn ein Unterzeichner sich weigert, ein Dokument auszufüllen?

Selbst unvollständige Transaktionen werden im Prüfpfad nachverfolgt. Wenn ein Unterzeichner ein Dokument ansieht, es aber nicht unterschreibt, wird diese Aktivität (einschließlich Zeitstempel und Benutzerdetails) dennoch im Protokoll angezeigt. Diese Transparenz hilft Unternehmen, den Status von Vereinbarungen zu verstehen und bei Bedarf nachzuverfolgen.

Sind Prüfpfade im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung erforderlich?

Die Datenschutz-Grundverordnung schreibt die Verwendung von Prüfpfaden nicht ausdrücklich vor, aber sie verlangt von Unternehmen, dass sie Rechenschaftspflicht, Sicherheit und rechtmäßigen Umgang mit personenbezogenen Daten nachweisen. Ein Prüfpfad liefert nachprüfbare Beweise dafür, wie und wann auf personenbezogene Daten (z. B. Namen und E-Mail-Adressen in einem Unterschriftsprozess) zugegriffen wurde oder diese verwendet wurden. Dies hilft Unternehmen, die Einhaltung der Vorschriften bei Audits oder Untersuchungen nachzuweisen.

Wie unterstützen Prüfpfade die Einhaltung von eIDAS?

Gemäß der eIDAS-Verordnung der EU müssen elektronische Signaturen überprüfbar und mit dem Unterzeichner verknüpft sein. Prüfpfade liefern den technischen Beweis für die Identität des Unterzeichners, die Authentifizierung und die Integrität des Dokuments. Für qualifizierte elektronische Signaturen ist ein Prüfpfad eine wesentliche Sicherheitsmaßnahme, die den gesamten Signaturprozess validiert und die rechtliche Anerkennung in allen EU-Mitgliedstaaten gewährleistet.

Erfüllen Prüfpfade die Anforderungen von ESIGN und UETA in den USA?

Ja. Sowohl der ESIGN Act als auch das UETA verlangen, dass elektronische Signaturen einer Person zugeordnet werden können und dass Aufzeichnungen über die Transaktion geführt werden. Prüfpfade erfüllen diese Anforderungen, indem sie Details zum Unterzeichner, Zeitstempel und den Dokumentenverlauf erfassen. Dadurch wird sichergestellt, dass elektronische Signaturen vor US-Gerichten rechtlich durchsetzbar sind.

Wie helfen Prüfpfade bei der Einhaltung des HIPAA?

Im Gesundheitswesen verlangt der HIPAA eine strenge Nachverfolgung des Zugriffs auf geschützte Gesundheitsinformationen (PHI). Ein Prüfpfad zeigt genau, wer ein Dokument angesehen oder unterzeichnet hat, wann dies geschah und welche Aktionen er durchgeführt hat. Diese Transparenz hilft Organisationen im Gesundheitswesen, die Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften des HIPAA nachzuweisen und gleichzeitig sensible Patientendaten zu schützen.

Sind Prüfpfade mit ISO 27001 und SOC 2 vereinbar?

Ja. Sowohl ISO 27001 als auch SOC 2 betonen die Protokollierung, Überwachung und Sicherung des Zugriffs auf sensible Daten. Audit-Protokolle dienen als Nachweis für diese Sicherheitskontrollen und helfen Organisationen, die Zertifizierung zu erlangen und aufrechtzuerhalten oder Compliance-Audits zu bestehen.

Erste Schritte mit Prüfpfaden in Nitro Sign

Jedes signierte Dokument in Nitro Sign enthält einen integrierten, herunterladbaren Prüfpfad, der Transparenz, Sicherheit und Compliance für Ihr Unternehmen sicherstellt.

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