6 manieren waarop uw eSign-software het vertrouwen van klanten vergroot

Aangespoord door de wijdverspreide verschuiving naar werken op afstand tijdens de pandemie, is eSign-software een onmisbaar hulpmiddel geworden voor kleine bedrijven en grote ondernemingen.

De mogelijkheid om documenten elektronisch te ondertekenen - van contracten en juridische overeenkomsten tot ontslagpapieren en medische dossiers - en ze te integreren met customer relationship management (CRM) en andere bedrijfssystemen heeft documentbeheer getransformeerd.

Hoewel digitale handtekeningen voor PDF-documenten veel bedrijfsprocessen sneller, efficiënter en goedkoper maken, vragen uw klanten zich misschien af: "Zijn ze wel veilig? "Zijn ze veilig?"

Het korte antwoord is: absoluut!

Maar laten we eens wat dieper ingaan op hoe eSign-oplossingen uw klanten veilig houden.

Nu het nieuws over het zoveelste datalek bijna wekelijks het nieuws haalt, is het niet verwonderlijk dat veel mensen zich afvragen of het wel veilig is om hun handtekening elektronisch in te dienen.

Zoals bij elke verbonden technologie bestaat er enig risico op fraude, identiteitsdiefstal, vervalsing en zelfs malware. Met de juiste beveiligingsmaatregelen is eSign-software  echter veiliger dan een fysieke handtekening  op een papieren document.

Hieronder bekijken we zes factoren die de handtekeningen en andere persoonlijke informatie van uw klanten beschermen tegen kwaadwillige en ongeautoriseerde toegang.

De meeste zakelijke transacties vinden tegenwoordig elektronisch plaats, dus het is belangrijk om een zakelijke omgeving te creëren waarin je klanten zich veilig voelen .

Door een eSign-softwareoplossing te kiezen die deze zes beveiligingsmaatregelen ondersteunt, laat je zien dat je de beveiliging van je klanten net zo serieus neemt als zij.

Verificatiehulpmiddelen helpen ervoor te zorgen dat de persoon die een document ondertekent, is wie hij of zij zegt dat hij of zij is. Dit helpt fraude te verminderen en onbevoegde toegang tot gevoelige documenten te voorkomen.

Veel voorkomende vormen van ID-verificatie  zijn onder andere :

• Op kennis gebaseerde verificatie (bijv. beveiligingsvragen)
• Documentverificatie (bijv. paspoort of rijbewijs)
• Biometrische verificatie (bijv. vingerafdrukken of gezichtsherkenning)
• Digitale ID-verificatie (bijv. itsme, ConnectID)

Beveiligingscertificeringen leveren het bewijs dat een leverancier van eSign-software strenge beveiligingsnormen en best practices volgt en dat de software over beveiligingen beschikt om gevoelige gegevens te beschermen.

Dit zijn enkele van de beveiligingscertificeringen waarvan veel consumenten verwachten dat hun software ze heeft:

• ISO/IEC 27001 
• SOC 2 type II 
• Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) 
• Digitale Handtekening Standaard (DSS) 

Regelmatige nalevingstests zorgen ervoor dat uw eSign-software blijft voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten , zoals HIPAA en de E-SIGN Act in de VS en de eIDAS-verordening in de EU.

Compliantietests valideren ook dat de elektronisch ondertekende documenten van uw bedrijf juridisch bindend zijn en stand houden in de rechtszaal.

Audit trails bouwen het vertrouwen van klanten in uw product op door end-to-end inzicht te bieden in het e-signing proces.

Het opstellen van gedetailleerde logboeken helpt vervalsing en fraude voorkomen. Het levert  bewijs van naleving  door bij te houden wanneer en waar een document werd bekeken, ondertekend en gewijzigd, wie toegang had tot het document en welke acties ze uitvoerden terwijl ze toegang hadden.

Multi-factor authenticatie (MFA) verhoogt de beveiliging van documenten door gebruikers te vragen om twee of meer verificatiefactoren. De combinatie van verificatiefactoren omvat meestal:

• Iets dat je weet: Een wachtwoord of PIN dient als eerste beschermingslaag.
• Iets wat je hebt: een smartphone, veiligheidstoken of ander fysiek apparaat biedt een tweede beveiligingslaag.
• Iets wat je bent: Biometrische verificatie, zoals een vingerafdruk of gezichtsscan, biedt een extra, zeer veilige verificatielaag.

De integratie van MFA in uw documentbeheerprocessen zorgt ervoor dat uw bedrijf voldoet aan de best practices in de sector en geeft uw klanten het vertrouwen dat hun handtekeningen beschermd zijn tegen mogelijke bedreigingen.

6. Eenmalige aanmelding

Single sign-on (SSO) technologie stelt gebruikers in staat om veilig in te loggen met één set referenties voor meerdere applicaties.

Deze zeer effectieve benadering van toegangsbeheer vermindert de risico's voor uw bedrijf en uw klanten door:

• De verificatie te centraliseren naar een enkel, veilig toegangspunt.
• Het aantal keren dat referenties via netwerken worden verzonden te verminderen, waardoor ze mogelijk worden blootgesteld aan kwaadwillende actoren.
• Het genereren van gedetailleerde logs van gebruikersverificatiegebeurtenissen en deze te consolideren in een enkel controletraject.

Als uw eSign-softwareoplossing geen adequate beveiligingen biedt, mist u een uitgelezen kans om een vertrouwensrelatie met uw klanten op te bouwen.

Vandaag de dag zijn digitale handtekeningen voor PDF's de norm voor veel zakelijke transacties. Zorg ervoor dat uw eSign-software uw klanten geruststelt dat de veiligheid van hun gegevens uw topprioriteit is.