PDF Butler

In onze steeds digitaler wordende wereld kunnen gebruikers met PDF Butler een verscheidenheid aan documenten ontwerpen en configureren, zodat deze in een paar klikken kunnen worden geautomatiseerd, gepersonaliseerd en van een merknaam voorzien. Tijdens het promoten van zijn motto 'Papierloos werken' bij klanten merkte PDF Butler een toenemende vraag: gebruikers wilden documenten digitaal ondertekenen om hun verkoopcyclus te verkorten. De zoektocht naar een partner begon.

Salesforce bracht PDF Butler in contact met Nitro, dat ook een Salesforce-connector heeft. Vanaf het begin was er een wederzijds begrip. "We zagen allebei de toegevoegde waarde van een integratie", zegt Igor Stuyver, eigenaar van PDF Butler.

"Gebruikers die Salesforce inzetten als CRM- en verkoopbeheertool houden al klantenlijsten, contracten en te verkopen producten bij. Nu is het genereren van een offerte slechts één klik verwijderd, en zij kunnen deze onmiddellijk naar hun contactpersoon sturen die deze digitaal kan ondertekenen. Zodra het document is ondertekend, is het proces voltooid. Het uitprinten en scannen van papierwerk is niet meer nodig: Nitro stuurt automatisch alle relevante contractinformatie naar Salesforce, en dat is dat."

Nitro zag op zijn beurt ook hoe de integratie een aanwinst zou zijn. Gebruikers vroegen vaak om bepaalde taken, zoals het aanmaken en bewerken van factuursjablonen, te automatiseren. "Vroeger voldeden we aan deze vraag op projectbasis", zegt Magali Biron, Chief Marketing & Alliances bij Nitro.

Salesforce-gebruikers profiteren op verschillende manieren van de samenwerking. Het proces is geautomatiseerd in de CRM-tool, wat betekent dat zij handmatige stappen kunnen overslaan en de ondertekening van overeenkomsten kunnen organiseren vanaf hun desktop of smartphone. In een enkele klik hebben ze een offerte verstuurd en zo een verkoopkans benut. Dan is het op naar de volgende. Met andere woorden, de gecombineerde krachten van PDF Butler en Nitro maken een zeer gebruiksvriendelijke omgeving mogelijk. Dit komt voort uit de filosofie van beide bedrijven, waarin een volledig digitale oplossing en een soepele gebruikerservaring centraal staan.

Een ander voordeel van de integratie is dat verschillende ondertekeningsmethoden kunnen worden aangeboden. Klanten die een rechtsgeldige handtekening willen plaatsen, kunnen in verschillende landen gemakkelijk gebruik maken van identificatiemethoden. "Vooral als het om een belangrijk contract gaat, wil je er 100 procent zeker van zijn dat de ondertekenaar goed geïdentificeerd is," legt Magali uit.

Hoe ziet het hele proces eruit voor Salesforce-gebruikers? Stel dat u bij een klant op kantoor bent en informatie invoert op een iPad om de deal voor te bereiden die u zojuist hebt besproken. Op het scherm ziet u de PDF Butler plugin, waar u met één klik een voorbeeld van het document kunt ophalen. Samen met de klant loopt u de inhoud na om te controleren of alle informatie correct is ingevoerd. Vervolgens stuurt u het contract door om een digitale handtekening te krijgen. Alle in Salesforce beschikbare gegevens (zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer) worden automatisch opgenomen.

Nadat de klant het document heeft ontvangen, bladert hij het door (om alle informatie en opmerkingen te bekijken) en ondertekent hij het digitaal. Salesforce neemt het ondertekende document onmiddellijk op, inclusief alle relevante informatie zoals de datum en de wijze van ondertekening (bijvoorbeeld ID, sms of e-mail). Als de klant geen handtekening plaatst, kunt u vanuit Salesforce vriendelijk een melding sturen met de vraag waarom het document nog niet is ondertekend.

De toepassing is overigens niet alleen nuttig voor verkoopprojecten. "Andere industrieën kunnen er ook van profiteren," zegt Igor.

En daar blijft het niet bij. Andere voorbeelden van use cases zijn zakelijke contracten (juridisch), onboarding van nieuwe klanten (leasing), bouwvergunningen (overheid) en het openen van rekeningen (financiële sector).