PDF Butler

En nuestro mundo cada vez más digital, PDF Butler permite a los usuarios diseñar y configurar una variedad de documentos para que éstos puedan ser automatizados, personalizados y con marca en unos pocos clics. Mientras promocionaba su lema, "Trabajar sin papeles", entre los clientes, PDF Butler se dio cuenta de una demanda creciente: los usuarios querían firmar digitalmente los documentos para acortar su ciclo de ventas. Comenzó la búsqueda de un socio.

Salesforce puso a PDF Butler en contacto con Nitro, que también tiene un conector de Salesforce. Desde el principio, hubo un entendimiento mutuo. "Ambos vimos el valor añadido de una integración", dice Igor Stuyver, propietario de PDF Butler.

"Los usuarios que implementan Salesforce como herramienta de CRM y gestión de ventas ya mantienen listas de clientes, contratos y productos a vender. Ahora, generar un presupuesto está a un solo clic, y pueden enviarlo instantáneamente a su contacto, que podrá firmarlo digitalmente. Una vez firmado el documento, el proceso ha concluido. Ya no es necesario imprimir y escanear el papeleo: Nitro envía automáticamente toda la información relevante del contrato a Salesforce, y ya está".

Nitro, por su parte, también vio cómo la integración sería una ventaja. Los usuarios solían pedir que se automatizaran ciertas tareas, como la creación y edición de plantillas de facturas. "Solíamos satisfacer esta demanda en base a proyectos", dice Magali Biron, Jefa de Marketing & Alianzas en Nitro.

Los usuarios de Salesforce se benefician de la asociación de diversas maneras. El proceso está automatizado en la herramienta CRM, lo que significa que pueden saltarse los pasos manuales y organizar la firma de los acuerdos desde su escritorio o smartphone. En un solo clic, han enviado una oferta, actuando así sobre una oportunidad de venta. Entonces, pasa a la siguiente. En otras palabras, las fuerzas combinadas de PDF Butler y Nitro permiten un entorno muy fácil de usar. Esto tiene su origen en la filosofía de ambas empresas, que se centra en una solución totalmente digital y en una experiencia de usuario fluida.

Otra ventaja de la integración es el hecho de que se pueden ofrecer diferentes métodos de firma. Los clientes que quieran poner una firma legalmente válida pueden utilizar fácilmente métodos de identificación en varios países. "Especialmente cuando se trata de un contrato importante, se quiere estar un 100 por ciento seguro de que el firmante está debidamente identificado", explica Magali.

Entonces, ¿cómo es el proceso completo para los usuarios de Salesforce? Bien, suponga que está en la oficina de un cliente, introduciendo información en un iPad para preparar el trato que acaba de discutir. En la pantalla, verá el plugin PDF Butler, donde podrá obtener una vista previa del documento en un solo clic. Junto con el cliente, repasa el contenido para comprobar si toda la información se ha introducido correctamente. A continuación, reenvíe el contrato para obtener una firma digital. Todos los datos disponibles en Salesforce (como el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono) se incluyen automáticamente.

Una vez recibido el documento, el cliente lo hojea (para revisar toda la información y los comentarios) y lo firma digitalmente. Salesforce incorpora al instante el documento firmado, incluyendo toda la información relevante, como la fecha y la forma de la firma (por ejemplo, identificación, mensaje de texto o correo electrónico). Si el cliente no pone la firma, puede enviar una notificación desde Salesforce preguntando amablemente por qué no se ha firmado aún el documento.

Por cierto, la aplicación no sólo es útil para los proyectos de venta. "Otras industrias también pueden beneficiarse de ello", dice Igor.

Y no se queda ahí. Otros ejemplos de casos de uso son los contratos comerciales (legales), la incorporación de nuevos clientes (arrendamiento), las licencias de construcción (gobierno) y la apertura de cuentas (industria financiera).