PDF Butler

Nel nostro mondo sempre più digitale, PDF Butler consente agli utenti di progettare e configurare una varietà di documenti, in modo che questi possano essere automatizzati, personalizzati e brandizzati in pochi clic. Mentre promuoveva il suo motto, 'Paperless working', tra i clienti, PDF Butler ha notato una domanda crescente: gli utenti volevano firmare digitalmente i documenti per abbreviare il ciclo di vendita. È iniziata la ricerca di un partner.

Salesforce ha messo PDF Butler in contatto con Nitro, che ha anche un connettore Salesforce. Fin dall'inizio, c'è stata una comprensione reciproca. "Entrambi abbiamo visto il valore aggiunto di un'integrazione", dice Igor Stuyver, proprietario di PDF Butler.

"Gli utenti che utilizzano Salesforce come strumento CRM e di gestione delle vendite gestiscono già gli elenchi dei clienti, i contratti e i prodotti da vendere. Ora, la generazione di un preventivo è a portata di clic e può essere inviata istantaneamente al proprio contatto, che potrà firmarla digitalmente. Una volta firmato il documento, il processo è completato. Non è più necessario stampare e scansionare i documenti: Nitro invia automaticamente tutte le informazioni contrattuali rilevanti a Salesforce, e il gioco è fatto".

Nitro, a sua volta, ha visto come l'integrazione sarebbe stata un vantaggio. Gli utenti hanno spesso richiesto che alcune attività, come la creazione e la modifica dei modelli di fattura, fossero automatizzate. "Prima soddisfacevamo questa domanda su base progettuale", afferma Magali Biron, Chief Marketing & Alliances di Nitro.

Gli utenti di Salesforce beneficiano della partnership in vari modi. Il processo è automatizzato nello strumento CRM, il che significa che possono saltare i passaggi manuali e organizzare la firma degli accordi dal loro desktop o smartphone. Con un solo clic, hanno inviato un preventivo, agendo così su un'opportunità di vendita. Poi si passa al prossimo. In altre parole, le forze combinate di PDF Butler e Nitro consentono di creare un ambiente molto facile da usare. Questo si basa sulla filosofia di entrambe le aziende, che si concentra su una soluzione completamente digitale e su un'esperienza utente fluida.

Un altro vantaggio dell'integrazione è la possibilità di offrire diversi metodi di firma. I clienti che desiderano apporre una firma legalmente valida possono facilmente utilizzare metodi di identificazione in diversi Paesi. "Soprattutto quando si tratta di un contratto importante, si vuole essere sicuri al 100 per cento che il firmatario sia identificato correttamente", spiega Magali.

Quindi, come si presenta l'intero processo per gli utenti di Salesforce? Supponiamo che lei sia nell'ufficio di un cliente e che inserisca le informazioni su un iPad per preparare l'affare di cui avete appena parlato. Sullo schermo, vedrà il plugin PDF Butler, dove potrà recuperare un'anteprima del documento in un solo clic. Insieme al cliente, lei esamina il contenuto per verificare se tutte le informazioni sono state inserite correttamente. Poi si inoltra il contratto per ottenere una firma digitale. Tutti i dati disponibili in Salesforce (come nome, indirizzo e-mail e numero di telefono) vengono automaticamente inclusi.

Dopo aver ricevuto il documento, il cliente lo scorre (in modo da esaminare tutte le informazioni e i commenti) e lo firma digitalmente. Salesforce incorpora istantaneamente il documento firmato, comprese tutte le informazioni pertinenti, come la data e il modo in cui è stata apposta la firma (ad esempio, documento d'identità, SMS o e-mail). Se il cliente non appone la firma, può inviare una notifica da Salesforce chiedendo gentilmente perché il documento non è ancora stato firmato.

Tra l'altro, l'applicazione non è utile solo per i progetti di vendita. "Anche altri settori possono trarne vantaggio", afferma Igor.

E non si ferma qui. Altri esempi di casi d'uso sono i contratti commerciali (settore legale), l'onboarding di nuovi clienti (leasing), le licenze edilizie (governo) e le aperture di conti (settore finanziario).