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Come aggiungere una firma elettronica su Google Docs

Se sei come molte persone, lavori tramite Google Docs. Utilizzi questi documenti per pianificare con diversi team. Per scrivere nuovi contratti. Per redigere note aziendali. Per redigere documenti aziendali chiave. Allora perché sembra che il software online che ha tutto da offrire non sia all'altezza quando è il momento di aggiungere una firma elettronica?

La buona notizia: aggiungere una firma elettronica su Google Docs è molto più semplice di quanto avresti potuto immaginare. Hai solo bisogno del giusto know-how e di alcuni passaggi chiave per aiutarti.

Perché preoccuparsi? Ci sono alcuni motivi per aggiungere una firma elettronica in Google Documenti:

  • Facile collaborazione. Google Docs è ottimo per portare molte persone nell'ombrello di un singolo documento. Se hai bisogno di collaborare (e firmare) un documento, farlo tramite Google Docs può renderlo facile. Può anche aiutarti a evitare di interrompere il tuo solito flusso di lavoro.
  • Lavorare a distanza. Molti di noi accedono a Google Docs sul nostro telefono. Ci piacciono i servizi basati sul Web e sul cloud come Google perché ci consentono di lavorare facilmente all'interno di un'app e quindi di chiudere l'app senza dover scaricare nulla. L'aggiunta di una firma elettronica in Google Documenti semplifica il controllo di un contratto o di un documento aziendale quando sei in viaggio.
  • Potresti essere già abituato a Google Documenti. Hai mai scaricato software frustrante perché ti richiedeva di imparare un programma completamente nuovo? E se utilizzi Google Documenti da anni? Probabilmente ti senti a tuo agio con esso. Sei felice di redigere contratti in esso. Sei soddisfatto di come utilizzi Google Drive per organizzare tutto e ti piace avere lo spazio di archiviazione nel cloud. Se lo usi nel modo giusto, non devi compromettere molto di ciò che stai già facendo.

Una volta che sai già perché , poi arriva il cosa. Ecco tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare ad aggiungere firme elettroniche in Google Documenti.

Lavorare con Google Docs all'interno di Nitro Sign

Se impari come firmare un documento con Nitro , vedrai alcuni passaggi familiari. Ecco le nozioni di base per far funzionare Nitro con i tuoi file di Google Drive:

  • Assicurati di avere un documento Google di un contratto completato (insieme a righe vuote per le firme) all'interno del tuo account Google Drive. Quindi accedi a Nitro.
  • Nella dashboard Home, fai clic su Strumenti nel menu a sinistra. 
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  • Seleziona Firma.
  • Questo farà apparire un popup. Ora puoi scegliere. Vuoi caricare un documento dai tuoi file locali? Se stai lavorando su uno smartphone, potresti voler semplicemente selezionare il file da Google Drive.
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  • Una volta aperto il documento, puoi andare al pannello Firmatari e fare clic sul tuo nome e indirizzo email. Questo rivelerà un elenco di opzioni del campo modulo.
  • Trascina e rilascia i campi richiesti nel documento. Ad esempio, potresti aggiungere sia "Firme" che "Data.
  • Salva il documento. Ora apparirà sotto I miei documenti . Sarai libero di aggiungere la tua firma (cliccando e trascinando dalle tue firme predeterminate), oppure puoi inviare il documento per richiedere le firme di altri.

In questo modo, puoi passare da un documento Google a un contratto pronto per essere utilizzato nel tuo sistema di gestione dei contatti. Ciò significa che puoi eseguire tutte le modifiche e la formattazione in Google Docs. Se preferisci farlo in questo modo perché hai familiarità con il sistema, non è necessario cambiarlo improvvisamente. Devi solo conoscere i passaggi di base per aggiungere campi firma da un documento Google archiviato. Da lì, Nitro può gestire il resto.

Aggiunta di una firma elettronica su Google Docs

Supponiamo che tu stia utilizzando G Suite e desideri inserire direttamente una firma elettronica. Come si crea un nuovo documento Google che puoi effettivamente firmare ? Questo non è esattamente un programma di firma del contratto che stai utilizzando. Se utilizzi un metodo, i passaggi possono essere semplici:

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  • Questo farà apparire la finestra di dialogo Disegno .
  • Fare clic sull'icona Linea per visualizzare lo strumento di disegno.
Come aggiungere una firma elettronica su Google Docs ( 4 ).png

  • In "Linea", seleziona "Scribble".
  • Fai clic su "Salva e chiudi". Questo porterà l'immagine che hai appena scarabocchiato nel documento. Ora sei libero di aggiungerlo a una riga nell'ambito di un contratto, ad esempio.

Il problema? Se stai cercando di gestire bene i tuoi contratti, avrai bisogno di alcune cose:

  • Software che ti ricorda chi ha firmato e chi no. Idealmente, il tuo software di gestione dei contratti dovrebbe essere in grado di ricordarti automaticamente. Può anche inviare promemoria e-mail per tuo conto se qualcuno deve ancora firmare il documento.
  • Software che semplifica il passaggio da Google Docs a PDF e viceversa. Idealmente, puoi creare documenti centralizzati facili da salvare. 
  • Separazione tra i tuoi contratti e il resto dei tuoi documenti Google. Come mai? Se fai tutto all'interno di Google Docs, può essere difficile organizzare i tuoi contratti (firmati e non firmati) da tutto il resto: note aziendali, ad esempio. 

Per migliorare il modo in cui gestisci la gestione dei contratti, ti consigliamo di utilizzare un servizio come Nitro.

Suggerimenti per l'utilizzo di Google Documenti per i contratti

Torniamo a una delle domande originali. Perché preoccuparsi di Google Docs? Puoi sicuramente utilizzare Nitro per qualcosa di più della gestione dei contratti, ma a molte persone piace lavorare all'interno di Google Docs. Se suona come te, probabilmente hai già familiarità con alcune delle funzionalità che rendono Google così facile da lavorare. Ma se non lo sei, concentriamoci su alcuni suggerimenti chiave che puoi utilizzare per semplificarti la vita mentre stipuli questi contratti:

  • Utilizza lo strumento Esplora di Google Documenti per semplificare il lavoro all'interno del software di Google. Questo è particolarmente importante se stai lavorando su un dispositivo mobile o un tablet. Ma può anche aiutare se sei sul desktop. La funzione Esplora ti aiuta a cercare le informazioni essenziali senza fare continuamente riferimento ad altre schede e browser.
  • Installa l'app Documenti sul tuo dispositivo mobile/tablet. Puoi quindi modificare i tuoi contratti in movimento. Poiché Nitro è basato sul Web, non perderai nulla quando passerai al dispositivo mobile. Ciò significa che sarai in grado di modificare i contratti all'interno di Google Docs, prima di inviarli e salvarli utilizzando Nitro. E puoi farlo da qualsiasi luogo, a condizione che tu disponga di una connessione Internet. 
  • Configura l'accesso offline in Google Drive in modo da poter lavorare offline prima di caricare nuovi contenuti. Questo ti permette di lavorare mentre sei in viaggio.

Pensi che sia difficile gestire i contratti con Google Docs? Non deve essere. Ma aiuta sempre avere un ottimo software nel tuo angolo. Se sei interessato a esplorare di più, puoi utilizzare una prova gratuita di Nitro Sign per scoprire quanto puoi ottenere con i contratti utilizzando Google Docs.

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