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Cómo usar las firmas electrónicas

Cómo agregar una firma electrónica en Google Docs

Si eres como mucha gente, trabajas a través de Google Docs. Utiliza estos documentos para planificar con diferentes equipos. Redactar nuevos contratos. Redactar memorandos de empresa. Redactar documentos comerciales clave. Entonces, ¿por qué parece que el software en línea que tiene todo para ofrecer se queda corto cuando llega el momento de agregar una firma electrónica?

La buena noticia: agregar una firma electrónica en Google Docs es mucho más fácil de lo que podría haber imaginado. Solo necesita el conocimiento adecuado y algunos pasos clave para ayudarlo.

¿Por qué molestarse? Hay algunas razones para agregar una firma electrónica en Google Docs:

  • Fácil colaboración. Google Docs es excelente para atraer a muchas personas al paraguas de un solo documento. Si necesita colaborar (y firmar) un documento, hacerlo a través de Google Docs puede facilitarlo. También puede ayudarlo a evitar la interrupción de su flujo de trabajo habitual.
  • Trabajando de forma remota. Muchos de nosotros accedemos a Google Docs en nuestro teléfono. Nos gustan los servicios basados en la web y en la nube como Google porque nos facilitan trabajar dentro de una aplicación y luego cerrar la aplicación sin tener que descargar nada. Agregar una firma electrónica dentro de Google Docs facilita la verificación de un contrato o documento comercial cuando está en movimiento.
  • Es posible que ya esté acostumbrado a Google Docs. ¿Alguna vez ha descargado un software que se sintió frustrado porque requería que aprendiera un programa completamente nuevo? ¿Qué pasa si has estado usando Google Docs durante años? Probablemente te sientas cómodo con eso. Está feliz de redactar contratos en él. Está satisfecho con la forma en que usa Google Drive para organizar todo y le encanta tener almacenamiento en la nube. Si lo usa de la manera correcta, no tiene que comprometer mucho de lo que ya está haciendo.

Una vez que ya sabes por qué , viene el qué. Aquí encontrará todo lo que necesitará para comenzar a agregar firmas electrónicas en Google Docs.

Trabajar con Google Docs dentro de Nitro Sign

Si aprende a firmar electrónicamente un documento con Nitro, verá algunos pasos familiares. Estos son los conceptos básicos para que Nitro funcione con su archivo de Google Drive:

  • Asegúrese de tener un documento de Google de un contrato completo (junto con líneas en blanco para las firmas) dentro de su cuenta de Google Drive. Luego inicia sesión en Nitro.
  • En el panel de Inicio, haz clic en Tool en el menú de la izquierda. 
Cómo agregar una firma electrónica en Google Docs( 1 ).png

  • Seleccione Firmar.
  • Esto abrirá una ventana emergente. Ahora puedes elegir. ¿Quieres subir un documento de tu archivo local? Si está trabajando en un teléfono inteligente, es posible que desee simplemente seleccionar el archivo de Google Drive.
Cómo agregar una firma electrónica en Google Docs( 2 ).png

  • Una vez que tenga el documento abierto, puede ir al panel de Firmantes y hacer clic en su nombre y correo electrónico. Esto revelará una lista de opciones de campos de formulario.
  • Arrastre y suelte sus campos obligatorios en el documento. Por ejemplo, puede agregar "Firmas" y "Fecha".
  • Guarde el documento. Ahora aparecerá en Mis documentos . Podrá agregar su propia firma (haciendo clic y arrastrando desde sus firmas predeterminadas), o puede enviar el documento para solicitar las firmas de otros.

De esta forma, puedes pasar de un contrato de Google Doc a un contrato listo para ser usado en tu sistema de gestión de contactos. Eso significa que puedes hacer toda la edición y el formato en Google Docs. Si prefieres hacerlo así porque estás familiarizado con el sistema, no es necesario que cambies repentinamente. Solo debes conocer los pasos básicos para agregar campos de firma de un documento de Google almacenado. A partir de ahí, Nitro puede encargarte del resto.

Agregar una firma electrónica en Google Docs

Supongamos que está utilizando G Suite y desea colocar una firma electrónica directamente. ¿Cómo se crea un documento de Google nuevo que realmente se puede firmar ? Este no es exactamente un programa de firma de contratos que estás usando. Si usa un método, los pasos pueden ser simples:

Cómo agregar una Firma Electrónica en Google Docs ( 3 ).png

  • Esto abrirá el cuadro de diálogo Dibujo .
  • Haga clic en el icono Línea para que aparezca el dibujo Tool.
Cómo agregar una firma electrónica en Google Docs ( 4 ).png

  • En "Línea", seleccione "Garabato".
  • Haga clic en "Guardar y cerrar". Esto traerá la imagen que acaba de garabatear en el documento. Ahora puede agregar eso a una línea bajo un contrato, por ejemplo.

¿El problema? Si está tratando de administrar bien sus contratos, necesitará algunas cosas:

  • Software que te recuerda quién firmó y quién no. Idealmente, su software de gestión de contratos debería poder recordárselo automáticamente. También puede enviar recordatorios por correo electrónico en su nombre si alguien aún no ha firmado el documento.
  • Software que facilita la transición de Google Docs a PDF y viceversa. Idealmente, puede crear documentos centralizados que sean fáciles de guardar. 
  • Separación entre tus contratos y el resto de tus Google Docs. ¿Por qué? Si hace todo dentro de Google Docs, puede ser difícil organizar sus contratos (firmados y sin firmar) de todo lo demás: memorandos de la empresa, por ejemplo. 

Para mejorar la forma en que gestiona la gestión de contratos, le recomendamos que utilice un servicio como Nitro.

Consejos para usar Documentos de Google para contratos

Volvamos a una de las preguntas originales. ¿Por qué molestarse con Google Docs? Sin duda, puede usar Nitro para algo más que la gestión de contratos, pero muchas personas disfrutan trabajar en Google Docs. Si eso suena como usted, es probable que ya esté familiarizado con algunas de las funciones que hacen que Google sea tan fácil de usar. Pero si no es así, concentrémonos en algunos consejos clave que puede usar para facilitarle la vida a medida que redacta estos contratos:

  • Use la herramienta Google Docs Explore para facilitar el trabajo dentro del software de Google. Esto es especialmente importante si está trabajando en un dispositivo móvil o una tableta. Pero también puede ayudar si estás en el escritorio. La función Explorar lo ayuda a buscar información esencial sin consultar constantemente de un lado a otro con otras pestañas y navegadores.
  • Instale la aplicación Documentos en su dispositivo móvil/tableta. A continuación, puede editar sus contratos sobre la marcha. Debido a que Nitro está basado en la web, no perderá nada cuando cambie al dispositivo móvil. Eso significa que podrá cambiar los contratos dentro de los documentos de Google, antes de compartirlos y guardarlos con Nitro. Y puede hacerlo desde cualquier lugar, siempre que tenga una conexión Internet. 
  • Configura el acceso sin conexión en Google Drive para que puedas trabajar sin conexión antes de cargar contenido nuevo. Esto te permite trabajar mientras viajas.

¿Crees que es difícil administrar contratos con Google Docs? No tiene que ser. Pero siempre ayuda tener un gran software en su rincón. Si está interesado en explorar más, puede usar una prueba gratuita de Nitro Sign para averiguar cuánto puede lograr con los contratos que utilizan Google Docs.

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