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Elektronische Signaturen

So fügen Sie eine elektronische Signatur in Google Docs hinzu

Wenn Sie wie viele Menschen sind, arbeiten Sie mit Google Docs. Sie verwenden diese Dokumente, um mit verschiedenen Teams zu planen. Um neue Verträge zu schreiben. Erstellung von Firmenmitteilungen. Um wichtige Geschäftsdokumente zu verfassen. Warum scheint also die Online-Software, die alles zu bieten hat, zu kurz zu kommen, wenn es an der Zeit ist, eine elektronische Signatur hinzuzufügen?

Die gute Nachricht: Das Hinzufügen einer elektronischen Signatur in Google Docs ist viel einfacher, als Sie vielleicht gedacht haben. Sie brauchen nur das richtige Know-how und ein paar wichtige Schritte, die Sie weiterbringen.

Warum die Mühe? Es gibt einige Gründe, eine elektronische Signatur in Google Docs hinzuzufügen:

  • Einfache Zusammenarbeit. Google Docs ist großartig darin, viele Menschen in ein einzelnes Dokument einzubeziehen. Wenn Sie an einem Dokument zusammenarbeiten (und es signieren) müssen, kann dies über Google Docs ganz einfach sein. Es kann Ihnen auch helfen, Unterbrechungen Ihres üblichen Arbeitsablaufs zu vermeiden.
  • Remote arbeiten. Viele von uns greifen auf ihrem Telefon auf Google Docs zu. Wir mögen webbasierte, cloudbasierte Dienste wie Google, weil sie es uns leicht machen, innerhalb einer App zu arbeiten und die App dann zu schließen, ohne etwas herunterladen zu müssen. Das Hinzufügen einer elektronischen Signatur in Google Docs erleichtert das Auschecken eines Vertrags oder Geschäftsdokuments, wenn Sie unterwegs sind.
  • Möglicherweise sind Sie bereits an Google Docs gewöhnt. Haben Sie jemals Software heruntergeladen, die frustrierend war, weil Sie ein völlig neues Programm lernen mussten? Was ist, wenn Sie Google Docs seit Jahren verwenden? Du fühlst dich wahrscheinlich damit wohl. Darin gestalten Sie gerne Verträge. Sie sind zufrieden damit, wie Sie Google Drive verwenden, um alles zu organisieren, und Sie lieben Cloud-Speicher. Wenn Sie es richtig verwenden, müssen Sie nicht viel von dem, was Sie bereits tun, kompromittieren.

Wenn man schon weiß warum , kommt als nächstes das Was. Hier ist alles, was Sie brauchen, um mit dem Hinzufügen elektronischer Signaturen in Google Docs zu beginnen.

Arbeiten mit Google Docs innerhalb von Nitro Sign

Wenn Sie lernen, wie Sie ein Dokument mit Nitro elektronisch signieren, sehen Sie einige vertraute Schritte. Hier sind die Grundlagen, damit Nitro mit Ihren Google Drive Dateien funktioniert:

  • Stellen Sie sicher, dass Sie ein Google-Dokument eines abgeschlossenen Vertrags haben (zusammen mit leeren Zeilen für Unterschriften). Melden Sie sich dann bei Nitro an.
  • Klicken Sie im Home-Dashboard im linken Menü auf Tool
Anleitung zum Hinzufügen einer elektronischen Signatur in Google Docs( 1 ).png

  • Wählen Sie Signieren aus.
  • Ein Popup-Fenster wird geöffnet. Jetzt können Sie ein Popup-Fenster auswählen. Möchten Sie ein Dokument aus Ihren lokalen Dateien hochladen? Wenn Sie auf einem Smartphone arbeiten, können Sie die Datei aus Google Drive auswählen.
So fügen Sie eine elektronische Signatur in Google Docs( 2 ).png hinzu

  • Sobald Sie das Dokument geöffnet haben, können Sie zum Unterzeichner-Bereich gehen und auf Ihren Namen und Ihre E-Mail- Adresse klicken. Dadurch wird eine Liste mit Formularfeldoptionen angezeigt.
  • Ziehen Sie Ihre erforderlichen Felder per Drag & Drop in das Dokument. Sie könnten beispielsweise sowohl „Unterschriften“ als auch „Datum“ hinzufügen.
  • Speichern Sie das Dokument. Es erscheint nun unter Eigene Dateien . Es steht Ihnen frei, Ihre eigene Unterschrift hinzuzufügen (indem Sie auf Ihre vordefinierten Unterschriften klicken und sie ziehen), oder Sie können das Dokument versenden, um die Unterschriften anderer anzufordern.

Auf diese Weise können Sie von einem Google-Dokument zu einem Vertrag wechseln, der in Ihrem Kontaktverwaltungssystem verwendet werden kann. Das bedeutet, dass Sie alle Bearbeitungen und Formatierungen in Google Docs vornehmen können. Wenn Sie es lieber so machen, weil Sie mit dem System vertraut sind, müssen Sie es nicht plötzlich ändern. Sie müssen nur die grundlegenden Schritte zum Hinzufügen von Signaturfeldern aus einem gespeicherten Google-Dokument kennen. Von dort aus kann Nitro den Rest erledigen.

Hinzufügen einer elektronischen Signatur in Google Docs

Angenommen, Sie verwenden G Suite und möchten direkt eine elektronische Signatur einfügen. Wie erstellen Sie ein neues Google-Dokument, das Sie tatsächlich signieren können? Dies ist nicht gerade ein Vertragsunterzeichnungsprogramm, das Sie verwenden. Wenn Sie eine Methode verwenden, können die Schritte einfach sein:

So fügen Sie eine elektronische Signatur in Google Docs hinzu ( 3 ).png

  • Dadurch wird der Zeichnungsdialog aufgerufen.
  • Klicken Sie auf das Liniensymbol , um das Zeichenwerkzeug aufzurufen.
So fügen Sie eine elektronische Signatur in Google Docs hinzu ( 4 ).png

  • Wählen Sie unter „Linie“ „Scribble“ aus.
  • Klicken Sie auf „Speichern und schließen“. Dadurch wird das Bild, das Sie gerade gekritzelt haben, in das Dokument eingefügt. Sie können das jetzt beispielsweise zu einer Zeile unter einem Vertrag hinzufügen.

Das Problem? Wenn Sie versuchen, Ihre Verträge gut zu verwalten, benötigen Sie ein paar Dinge:

  • Software, die Sie daran erinnert, wer unterschrieben hat und wer nicht. Idealerweise sollte Ihre Vertragsverwaltungssoftware Sie automatisch erinnern können. Es kann auch E-Mail-Erinnerungen in Ihrem Namen versenden, wenn jemand das Dokument noch unterschreiben muss.
  • Software, die es einfach macht, aus Google Docs in PDFs und umgekehrt zu wechseln. Im Idealfall erstellen Sie zentrale Dokumente, die einfach gespeichert sind. 
  • Trennung zwischen Ihren Verträgen und dem Rest Ihrer Google-Dokumente. Wieso den? Wenn Sie alles in Google Docs erledigen, kann es schwierig sein, Ihre Verträge (signiert und nicht signiert) von allem anderen zu trennen: zum Beispiel Firmenmemos. 

Um die Art und Weise, wie Sie das Vertragsmanagement handhaben, zu verbessern, empfehlen wir die Verwendung eines Dienstes wie Nitro.

Tipps zur Verwendung von Google Docs für Verträge

Kommen wir zurück zu einer der ersten Fragen. Warum sich mit Google Docs beschäftigen? Sie können Nitro für mehr als nur das Vertragsmanagement verwenden, aber viele Leute arbeiten gerne mit Google Docs. Wenn das klingt, dann sind Sie wahrscheinlich bereits mit einigen der Funktionen vertraut, die die Arbeit mit Google so einfach machen. Aber wenn Sie es nicht haben, konzentrieren wir uns auf einige wichtige Tipps, mit denen Sie das Leben leichter machen können, wenn Sie diese Verträge erstellen:

  • Verwenden Sie Google Docs Explore Tool, um die Arbeit mit der Google-Software zu vereinfachen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie auf einem mobilen Gerät oder einem Tablet arbeiten. Aber es kann auch helfen, wenn Sie sich auf dem Desktop befinden. Die Explore-Funktion hilft Ihnen dabei, wichtige Informationen nachzuschlagen, ohne ständig mit anderen Registerkarten und Browsern hin und her zu greifen.
  • Installieren Sie die Docs-App auf Ihrem Mobilgerät/Tablet. Sie können Ihre Verträge dann auch unterwegs bearbeiten. Da Nitro webbasiert ist, verlieren Sie nichts, wenn Sie auf Mobilgeräte wechseln. Das bedeutet, dass Sie Verträge in Google Docs ändern können, bevor Sie sie versenden und mit Nitro speichern. Und Sie können dies von überall aus tun, vorausgesetzt, Sie haben eine Internetverbindung. 
  • Richten Sie den Offline-Zugriff auf Google Drive aus, damit Sie offline arbeiten können, bevor Sie neue Inhalte hochladen. So können Sie unterwegs arbeiten.

Denken Sie daran, dass es schwierig ist, Verträge mit Google Docs zu verwalten? Es muss nicht sein. Aber es hilft Ihnen immer, gute Software in Ihrer Ecke zu haben. Wenn Sie mehr erfahren möchten, können Sie eine kostenlose Testversion von Nitro-Signatur verwenden, um herauszufinden, wie viel Sie mit Verträgen erreichen können, die mit Google Docs verbunden sind.

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