Wenn Sie wie viele Menschen sind, arbeiten Sie mit Google Docs. Sie verwenden diese Dokumente, um mit verschiedenen Teams zu planen. Um neue Verträge zu schreiben. Um Unternehmensnotizen zu verfassen. Um wichtige Geschäftsdokumente zu verfassen. Warum scheint es, als ob die Online-Software, die alles zu bieten hat, zu kurz kommt, wenn es Zeit ist, eine elektronische Signatur hinzuzufügen?
Die gute Nachricht: Das Hinzufügen einer elektronischen Signatur in Google Docs ist viel einfacher, als Sie sich das vielleicht vorgestellt haben. Sie benötigen nur das richtige Know-how und ein paar wichtige Schritte, um Ihnen weiterzuhelfen.
Warum sollten Sie sich die Mühe machen? Es gibt ein paar Gründe, eine elektronische Signatur in Google Docs hinzuzufügen:
- Einfache Zusammenarbeit. Google Docs ist großartig darin, viele Menschen in ein einzelnes Dokument einzubeziehen. Wenn Sie an einem Dokument zusammenarbeiten (und es signieren) müssen, kann dies über Google Docs ganz einfach sein. Es kann Ihnen auch helfen, Unterbrechungen Ihres üblichen Arbeitsablaufs zu vermeiden.
- Aus der Ferne arbeiten. Viele von uns greifen auf ihrem Handy auf Google Docs zu. Wir mögen webbasierte, cloudbasierte Dienste wie Google, weil sie es uns leicht machen, innerhalb einer App zu arbeiten und die App dann zu schließen, ohne etwas herunterladen zu müssen. Das Hinzufügen einer elektronischen Signatur in Google Docs macht es einfacher, einen Vertrag oder ein Geschäftsdokument auszuchecken, wenn Sie unterwegs sind.
- Möglicherweise sind Sie bereits an Google Docs gewöhnt. Haben Sie jemals Software heruntergeladen, die frustrierend war, weil Sie dafür ein völlig neues Programm lernen mussten? Was ist, wenn Sie Google Docs seit Jahren verwenden? Sie fühlen sich wahrscheinlich damit wohl. Sie sind glücklich, darin Verträge abzuschließen. Sie sind zufrieden damit, wie Sie Google Drive verwenden, um alles zu organisieren, und Sie lieben es, Cloud-Speicher zu haben. Wenn Sie es richtig verwenden, müssen Sie nicht viel von dem, was Sie bereits tun, aufs Spiel setzen.
Sobald Sie schon wissen warum, kommt als Nächstes das Was. Hier finden Sie alles, was Sie benötigen, um mit dem Hinzufügen elektronischer Signaturen in Google Docs zu beginnen.
Arbeiten mit Google Docs innerhalb von Nitro Sign
Wenn Sie lernen, wie Sie ein Dokument mit Nitro elektronisch signieren, sehen Sie einige vertraute Schritte. Hier sind die Grundlagen, damit Nitro mit Ihren Google Drive Dateien funktioniert:
- Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Google Drive-Konto ein Google-Dokument eines abgeschlossenen Vertrags (zusammen mit Leerzeilen für Unterschriften) haben. Dann melden Sie sich bei Nitro an.
- Klicken Sie im Home-Dashboard im Menü auf der linken Seite auf Tools.
- Wählen Sie Unterschreiben aus.
- Dadurch wird ein Popup geöffnet. Jetzt können Sie wählen. Möchten Sie ein Dokument aus Ihren lokalen Dateien hochladen? Wenn Sie auf einem Smartphone arbeiten, möchten Sie vielleicht einfach die Datei aus Google Drive auswählen.
- Sobald Sie das Dokument geöffnet haben, können Sie zum Unterzeichner-Bereich gehen und auf Ihren Namen und Ihre E-Mail- Adresse klicken. Dadurch wird eine Liste mit Formularfeldoptionen angezeigt.
- Ziehen Sie Ihre erforderlichen Felder per Drag & Drop in das Dokument. Zum Beispiel könnten Sie sowohl „Signaturen“ als auch „Datum“ hinzufügen.
- Speichern Sie das Dokument. Es wird jetzt unter Meine Dokumente erscheinen. Sie können Ihre eigene Signatur hinzufügen (indem Sie auf Ihre vordefinierten Signaturen klicken und sie ziehen), oder Sie können das Dokument versenden, um die Unterschriften anderer anzufordern.
Auf diese Weise können Sie von einem Google-Dokument zu einem Vertrag wechseln, der in Ihrem Kontaktverwaltungssystem verwendet werden kann. Das bedeutet, dass Sie alle Bearbeitungen und Formatierungen in Google Docs vornehmen können. Wenn Sie es lieber so machen, weil Sie mit dem System vertraut sind, müssen Sie es nicht plötzlich ändern. Sie müssen nur die grundlegenden Schritte zum Hinzufügen von Signaturfeldern aus einem gespeicherten Google-Dokument kennen. Von dort aus kann Nitro den Rest erledigen.
Hinzufügen einer elektronischen Signatur in Google Docs
Nehmen wir an, Sie verwenden G Suite und möchten direkt eine elektronische Signatur eingeben. Wie erstellen Sie ein neues Google-Dokument, das Sie tatsächlich signieren können? Das ist nicht gerade ein Programm zur Vertragsunterzeichnung, das Sie verwenden. Wenn Sie eine Methode verwenden, können die Schritte einfach sein:
- Dadurch wird der Zeichnungsdialog aufgerufen.
- Klicken Sie auf das Liniensymbol , um das Zeichenwerkzeug aufzurufen.
- Wählen Sie unter „Line“ „Scribble“ aus.
- Klicken Sie auf „Speichern und schließen“. Dadurch wird das Bild, das Sie gerade gekritzelt haben, in das Dokument gebracht. Es steht Ihnen jetzt frei, das zum Beispiel zu einer Zeile unter einem Vertrag hinzuzufügen.
Das Problem? Wenn Sie versuchen, Ihre Verträge gut zu verwalten, benötigen Sie ein paar Dinge:
- Software, die Sie daran erinnert, wer unterschrieben hat und wer nicht. Im Idealfall sollte Ihre Vertragsverwaltungssoftware in der Lage sein, Sie automatisch daran zu erinnern. Es kann auch E-Mail-Erinnerungen in Ihrem Namen versenden, falls das Dokument noch nicht von jemandem unterschrieben wurde.
- Software, die es einfach macht, aus Google Docs in PDFs und umgekehrt zu wechseln. Im Idealfall erstellen Sie zentrale Dokumente, die einfach gespeichert sind.
- Trennung zwischen Ihren Verträgen und dem Rest Ihrer Google-Dokumente. Warum? Wenn Sie alles in Google Docs erledigen, kann es schwierig sein, Ihre Verträge (unterschrieben und unsigniert) von allem anderen zu trennen: Unternehmensnotizen zum Beispiel.
Um die Art und Weise zu verbessern, wie Sie mit dem Vertragsmanagement umgehen, empfehlen wir die Nutzung eines Dienstes wie Nitro.
Tipps zur Verwendung von Google Docs für Verträge
Kommen wir zurück zu einer der ersten Fragen. Warum sich mit Google Docs beschäftigen? Sie können Nitro für mehr als nur das Vertragsmanagement verwenden, aber viele Leute arbeiten gerne mit Google Docs. Wenn das klingt, dann sind Sie wahrscheinlich bereits mit einigen der Funktionen vertraut, die die Arbeit mit Google so einfach machen. Aber wenn Sie es nicht haben, konzentrieren wir uns auf einige wichtige Tipps, mit denen Sie das Leben leichter machen können, wenn Sie diese Verträge erstellen:
- Verwenden Sie das Google Docs Explore Tool, um die Arbeit in der Google-Software zu vereinfachen. Das ist besonders wichtig, wenn Sie auf einem Mobilgerät oder Tablet arbeiten. Aber es kann auch helfen, wenn Sie auf dem Desktop arbeiten. Die Funktion Erkunden hilft Ihnen, wichtige Informationen nachzuschlagen, ohne ständig mit anderen Tabs und Browsern hin und her zu wechseln.
- Installieren Sie die Docs-App auf Ihrem Mobil-/Tablet-Gerät. Sie können Ihre Verträge dann von unterwegs bearbeiten. Weil Nitro webbasiert ist, verlieren Sie nichts, wenn Sie auf Mobilgeräte umsteigen. Das bedeutet, dass Sie Verträge in Google-Dokumenten ändern können, bevor Sie sie versenden und mit Nitro speichern. Und Sie können das von überall aus tun, vorausgesetzt, Sie haben eine Internetverbindung.
- Richten Sie den Offline-Zugriff in Google Drive ein, damit Sie offline arbeiten können, bevor Sie neue Inhalte hochladen. Dadurch können Sie auf Reisen arbeiten.
Denken Sie, dass es schwierig ist, Verträge mit Google Docs zu verwalten? Das muss nicht sein. Aber es hilft immer, großartige Software zur Hand zu haben. Wenn Sie mehr erfahren möchten, können Sie eine kostenlose Testversion von Nitro Sign nutzen, um herauszufinden, wie viel Sie mit Verträgen mithilfe von Google Docs erreichen können.
