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Signatures électroniques

Comment ajouter une signature électronique sur Google Docs

Si vous êtes comme beaucoup de gens, vous utilisez Google Docs. Vous utilisez ces documents pour planifier avec différentes équipes. Rédiger de nouveaux contrats. Rédiger des notes d'entreprise. Rédiger les principaux documents commerciaux. Alors, pourquoi semble-t-il que le logiciel en ligne qui a tout à offrir est insuffisant lorsqu'il est temps d'ajouter une signature électronique ?

La bonne nouvelle : ajouter une signature électronique sur Google Docs est beaucoup plus facile que vous ne l'auriez imaginé. Vous avez juste besoin du bon savoir-faire et de quelques étapes clés pour vous aider.

Pourquoi s'embêter? Il existe plusieurs raisons d'ajouter une signature électronique dans Google Docs :

  • Collaboration facile. Google Docs est idéal pour rassembler un grand nombre de personnes dans un seul document. Si vous avez besoin de collaborer sur (et de signer) un document, le faire via Google Docs peut vous faciliter la tâche. Cela peut également vous aider à éviter d'interrompre votre flux de travail habituel.
  • Travail à distance. Beaucoup d'entre nous accèdent à Google Docs sur notre téléphone. Nous aimons les services Web basés sur le cloud comme Google, car ils nous permettent de travailler facilement dans une seule application, puis de fermer l'application sans avoir à télécharger quoi que ce soit. L'ajout d'une signature électronique dans Google Docs facilite la vérification d'un contrat ou d'un document commercial lorsque vous êtes en déplacement.
  • Vous êtes peut-être déjà habitué à Google Docs. Avez-vous déjà téléchargé un logiciel qui vous a semblé frustrant parce qu'il vous obligeait à apprendre un programme entièrement nouveau ? Que faire si vous utilisez Google Docs depuis des années ? Vous êtes probablement à l'aise avec cela. Vous êtes heureux d'y rédiger des contrats. Vous êtes satisfait de la façon dont vous utilisez Google Drive pour tout organiser et vous aimez avoir un stockage dans le cloud. Si vous l'utilisez correctement, vous n'avez pas à compromettre une grande partie de ce que vous faites déjà.

Une fois que vous savez déjà pourquoi , vient ensuite le quoi. Voici tout ce dont vous aurez besoin pour commencer à ajouter des signatures électroniques dans Google Docs.

Travailler avec Google Docs dans Nitro Sign

Si vous apprenez à signer électroniquement un document avec Nitro , vous verrez quelques étapes familières. Voici les bases pour que Nitro fonctionne avec vos fichiers Google Drive :

  • Assurez-vous d'avoir un Google Doc d'un contrat rempli (avec des lignes vierges pour la signature) dans votre compte Google Drive. Modifiez ensuite à Nitro.
  • Dans le tableau de bord Accueil, cliquez sur Outils dans le menu de gauche. 
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  • Sélectionnez Signer.
  • Cela fera apparaître une fenêtre contextuelle.Maintenant, vous pouvez chois.Partagez télécharger un document à partir de vos fichiers locaux ? Si vous travaillez sur un smartphone, vous souhaiterez peut-être simplement sélectionner le fichier dans Google Drive.
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  • Une fois le document ouvert, vous pouvez accéder au panneau Signataires et cliquer sur votre nom et votre adresse e-mail. Cela révélera une liste d'options de champ de formulaire.
  • Faites glisser et déposez vos champs obligatoires dans le document. Par exemple, vous pouvez ajouter à la fois "Signatures" et "Date.
  • Enregistrez le document. Il apparaîtra désormais sous Mes documents . Vous serez libre d'ajouter votre propre signature (en cliquant et en faisant glisser à partir de vos signatures prédéterminées), ou vous pouvez envoyer le document pour demander les signatures des autres.

De cette façon, vous pouvez passer d'un document Google à un contrat prêt à être utilisé dans votre système de gestion des contacts. Cela signifie que vous pouvez effectuer toutes les modifications et la mise en forme dans Google Docs. Si vous préférez procéder ainsi parce que vous connaissez bien le système, il n'est pas nécessaire de le changer brusquement. Il vous suffit de connaître les étapes de base pour ajouter des champs de signature à partir d'un document Google stocké. À partir de là, Nitro peut gérer le reste.

Ajouter une signature électronique sur Google Docs

Imaginons que vous utilisez G Suite et que vous souhaitez apposer directement une signature électronique. Comment créez-vous un nouveau Google Doc que vous pouvez réellement signer ? Ce n'est pas exactement un programme de signature de contrat que vous utilisez. Si vous utilisez une méthode, les étapes peuvent être simples :

Comment ajouter une signature électronique sur Google Docs ( 3 ).png

  • Cela fera apparaître la boîte de dialogue Dessin .
  • Cliquez sur l'icône Ligne pour faire apparaître l'outil de dessin.
Comment ajouter une signature électronique sur Google Docs ( 4 ).png

  • Sous "Ligne", sélectionnez "Scribble".
  • Cliquez sur "Enregistrer et fermer". Cela apportera l'image que vous venez de griffonner dans le document. Vous êtes maintenant libre d'ajouter cela à une ligne sous un contrat, par exemple.

Le problème? Si vous essayez de bien gérer vos contrats, vous aurez besoin de quelques éléments :

  • Logiciel qui vous rappelle qui a signé et qui ne l'a pas fait. Idéalement, votre logiciel de gestion des contrats devrait pouvoir vous rappeler automatiquement. Il peut également envoyer des rappels par e-mail en votre nom si quelqu'un n'a pas encore signé le document.
  • Logiciel qui facilite le passage de Google Docs aux PDF et vice versa. Idéalement, vous pouvez créer des documents centralisés faciles à enregistrer. 
  • Séparation entre vos contrats et le reste de vos Google Docs. Pourquoi? Si vous faites tout dans Google Docs, il peut être difficile d'organiser vos contrats (signés et non signés) à partir de tout le reste : les mémos d'entreprise, par exemple. 

Pour améliorer la façon dont vous gérez la gestion des contrats, nous vous recommandons d'utiliser un service comme Nitro.

Conseils pour l'utilisation de Google Docs pour les contrats

Revenons à l'une des questions initiales. Pourquoi s'embêter avec Google Docs ? Vous pouvez certainement utiliser Nitro pour plus que la gestion des contrats, mais de nombreuses personnes aiment travailler dans Google Docs.Si cela vous ressemble, vous connaissez probablement déjà certaines des fonctionnalités qui rendent Google si facile à utiliser. Mais si ce n'est pas le cas, concentrons-nous sur quelques conseils clés que vous pouvez utiliser pour vous faciliter la vie lorsque vous rédigez ces contrats :

  • Utilisez Google Docs Explore Tool pour faciliter le travail dans le logiciel Google. Ceci est particulièrement important si vous travaillez sur un appareil mobile ou une tablette. Mais cela peut également être utile si vous êtes sur un ordinateur de bureau. La fonction Explorer vous aide à rechercher des informations essentielles sans vous référer constamment à d'autres onglets et navigateurs.
  • Installez l'application Docs sur votre appareil mobile/tablette. Vous pouvez ensuite modifier vos contrats lors de vos déplacements. Étant donné que Nitro est basé sur le Web, vous ne perdrez rien lorsque vous passerez au mobile. Cela signifie que vous pourrez modifier les contrats dans les documents Google, avant de les envoyer et de les enregistrer à l'aide de Nitro. Et vous pouvez le faire de n'importe où,à condition d'avoir une connexion Internet. 
  • Configurez l'accès hors connexion dans Google Drive afin de pouvoir travailler hors connexion avant de télécharger de nouveaux contenus. Cela vous permet de travailler tout en voyageant.

Vous pensez qu'il est difficile de gérer des contrats avec Google Docs ? Ce n'est pas obligé. Mais il est toujours utile d'avoir un excellent logiciel dans votre coins. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez utiliser un essai gratuit de Nitro Sign pour découvrir tout ce que vous pouvez accomplir avec des contrats en utilisant Google Docs.

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