Perché Document AI rappresenta il successo rivoluzionario dell'Enterprise AI

Un  recente articolo di Forbes intitolato "   "  (L'intelligenza artificiale è in aumento, ma la sua adozione è irregolare) ha riportato una nuova analisi di Anthropic su come l'IA si manifesta nel lavoro quotidiano. Anziché una distruzione dei posti di lavoro, i dati suggeriscono una frammentazione del lavoro: l'IA viene utilizzata per parti di lavoro all'interno di molti ruoli e la maggior parte delle persone la utilizza insieme al giudizio umano, non come sostituto completo.

Questo quadro rispecchia quanto abbiamo riscontrato nel rapporto  Nitro sull'intelligenza artificiale aziendale:  in tutti i team aziendali , gli investimenti nell'intelligenza artificiale sono reali e in crescita, ma la sua adozione è disomogenea. Alcuni strumenti vengono acquistati e poi lasciati inutilizzati. Alcune iniziative si fermano in fase pilota. Alcuni team cercano di forzare casi d'uso che non corrispondono esattamente al modo in cui le persone lavorano effettivamente. Allo stesso tempo, una categoria continua a distinguersi: l'intelligenza artificiale applicata ai documenti.

Il lavoro sui documenti è l'ambito in cui l'IA diventa pratica

Nel nostro sondaggio condotto su oltre 1.000 professionisti di aziende con più di 500 dipendenti, i flussi di lavoro documentali mostrano un'adozione quasi universale rispetto ad altri casi d'uso dell'IA aziendale. I dirigenti sono particolarmente coerenti: il 95% degli intervistati di alto livello dichiara di utilizzare l'IA per l'estrazione di dati dai documenti. Le attività documentali sono anche l'ambito in cui l'utilizzo rimane elevato a tutti i livelli professionali, con i dipendenti che segnalano una forte adozione.

Quando si osserva ciò che le persone fanno effettivamente con l'IA, non si tratta di sperimentazioni astratte. Si tratta dello stesso lavoro che rallenta i team ogni settimana:

• Estrazione di dati strutturati da documenti non strutturati
• Gestire attività comuni relative ai PDF
• Riassumere e rivedere contratti e accordi

I dirigenti hanno segnalato un uso intensivo proprio in questi flussi di lavoro, comprese le attività relative ai PDF e le sintesi dei contratti. Questo è il tipo di lavoro che riguarda tutti i reparti, che lo chiamino "gestione dei documenti" o meno. L'ufficio legale esamina i contratti. L'ufficio finanziario esamina i termini e la documentazione di supporto. L'ufficio operativo gestisce i moduli, le fatture e i documenti dei fornitori. L'ufficio acquisti gestisce i cicli di approvazione e si affida a dati puliti. Quando l'IA aiuta con i documenti, il valore è facile da comprendere perché il lavoro è già misurabile.

Il modello di "aumento" è il vero modello di adozione

Uno dei punti più utili nella copertura di Forbes è che l'aumento è una parte importante del modo in cui le persone utilizzano l'IA sul lavoro. Si occupano di redigere, perfezionare, riassumere, estrarre e iterare. Si tratta di un flusso di lavoro che coinvolge l'uomo e corrisponde a ciò che vediamo nei documenti.

I documenti contengono un contesto: includono eccezioni, casi limite e un linguaggio che necessita di interpretazione. I team hanno ancora bisogno di persone che comprendano i rischi, le politiche, gli impegni dei clienti o i requisiti normativi. L'IA accelera il percorso verso una risposta, ma la decisione finale dipende spesso dall'esperienza.

Ecco perché l'IA documentale tende a diffondersi all'interno delle aziende. Supporta la persona che svolge il lavoro invece di chiedere all'organizzazione di riprogettare l'intero lavoro attorno a uno strumento. In pratica, funziona così:

• Un membro del team legale inizia con un riassunto del contratto generato dall'IA, quindi controlla le clausole chiave che sono importanti per quell'attività.
• Un analista finanziario estrae i campi da una pila di PDF, quindi convalida le anomalie invece di digitare tutto manualmente.
• Un responsabile delle operazioni ottiene rapidamente la struttura di base, quindi dedica il proprio tempo a risolvere le eccezioni e a coordinare le parti interessate.

Quando l'IA viene applicata in questo modo, diventa un moltiplicatore di forza per le persone che già sanno cosa significa "buono". È anche qui che la fiducia si costruisce più rapidamente, perché l'utente può verificare il risultato rispetto al documento di origine.

Perché l'IA documentale ha successo mentre altri tentativi di IA falliscono?

Da fuori, può sembrare che l'"adozione dell'IA" sia un'unica tendenza. In realtà, le diverse categorie si comportano in modo molto diverso. L'IA documentale ha successo perché è in linea con quattro realtà aziendali pratiche che altri strumenti spesso ignorano:

1) Si adatta ai flussi di lavoro esistenti

Le persone vivono già nei documenti. Sono il sistema di registrazione di accordi, approvazioni, audit e impegni dei clienti. Quando l'AI supporta quel livello, i team non hanno bisogno di inventare un nuovo modello operativo per ottenere valore.

2) Si concentra su attività ripetibili

L'estrazione dei dati e i flussi di lavoro PDF comuni sono abbastanza coerenti da trarre vantaggio dall'automazione, ma comunque abbastanza complessi da richiedere molto tempo senza di essa. Questo è il punto di forza per l'uso aziendale perché evita gli estremi: la pura sperimentazione da un lato e l'automazione fragile e troppo ingegnerizzata dall'altro.

3) Si traduce in una chiara responsabilità

Quando l'IA entra in contatto con un contratto, una fattura o un documento regolamentato, c'è un responsabile che ha molto a cuore l'accuratezza. Quel responsabile diventa il revisore naturale. La supervisione è integrata nel processo.

4) Crea una storia misurabile per la leadership

I dirigenti possono comprendere il tempo risparmiato sulle attività documentali senza bisogno di lunghe spiegazioni. È facile collegarlo ai costi, ai tempi di ciclo e alla produttività. Questo è importante quando l'investimento è già nell'ordine dei milioni.

La lezione più ampia sull'IA aziendale: l'usabilità guida il comportamento

Il nostro rapporto evidenzia anche una seconda verità importante per qualsiasi strategia di IA: i dipendenti adottano ciò che è utilizzabile. Quando gli strumenti non si adattano al flusso di lavoro, le persone li aggirano. Questo è uno dei motivi per cui l'IA ombra è così frequente nelle organizzazioni. I team non si svegliano cercando di creare rischi di governance. Di solito cercano di portare a termine il lavoro più rapidamente.

L'intelligenza artificiale documentale ha slancio in parte perché risolve un problema che è già urgente per la maggior parte dei team. Inoltre, tende ad essere più facile da integrare nel lavoro quotidiano senza chiedere alle persone di imparare un modo completamente nuovo di operare. Questo è lo standard che l'intelligenza artificiale aziendale deve soddisfare in futuro.

Cosa dovrebbero trarre i leader aziendali da questi studi sull'intelligenza artificiale?

Se state elaborando una roadmap per l'IA aziendale, i flussi di lavoro documentali sono un ottimo punto di partenza, anche se i vostri obiettivi generali vanno oltre i documenti.

Non perché i documenti siano l'unica cosa che conta, ma perché il lavoro sui documenti mette in luce le condizioni che rendono l'AI efficace su larga scala:

• Un caso d'uso mirato con una chiara titolarità
• Risultati misurabili che i team possono convalidare rapidamente
• Un flusso di lavoro in cui l'IA assiste e gli esseri umani applicano il proprio giudizio dove è importante
• Usabilità che riduce la tentazione di instradare lavori sensibili attraverso strumenti non approvati

Se è possibile garantire queste condizioni in altre parti dell'azienda, l'adozione diventa più facile. Se non è possibile, l'IA documentale rimane comunque la prova più affidabile che l'IA aziendale può garantire una produttività reale quando viene applicata al tipo di lavoro giusto.

Per esaminare i risultati del sondaggio in dettaglio, leggete il rapporto completo qui:  IA aziendale: la realtà dietro l'hype