Guida ai 3 tipi di firma elettronica: SES, AES e QES definiti

Esistono tre tipi principali di firme elettroniche, come definito dal  regolamento eIDAS dell'Unione Europea:  Firme elettroniche semplici (SES), firme elettroniche avanzate (AES) e firme elettroniche qualificate (QES). Queste firme si differenziano per il loro livello di sicurezza, autenticazione e validità legale. Mentre la SES è la più elementare, la QES offre il massimo livello di garanzia ed è legalmente equivalente a una firma autografa.

Grazie a una serie di vantaggi aziendali  come l'aumento dell'efficienza, il risparmio sui costi e una maggiore sicurezza, le firme elettroniche svolgono un ruolo importante nella trasformazione digitale di molte organizzazioni.

Esistono diversi tipi di firma elettronica, ciascuno con funzionalità e casi d'uso distinti. La comprensione di ciascun metodo vi aiuterà ad investire nella soluzione più sicura e conforme  alle vostre esigenze aziendali.

Ecco una semplice guida ai tre tipi di firma elettronica, con le loro principali differenze e casi d'uso, per aiutarvi a prendere una decisione informata.

eIDAS: il quadro normativo per la classificazione delle firme elettroniche

Il regolamento eIDAS  (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) è il quadro giuridico fondamentale dell'Unione Europea che disciplina l'identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni digitali.

Questo regolamento standardizza la legalità delle firme elettroniche in tutta l'UE, classificandole in base al livello di garanzia, sicurezza e peso legale che forniscono.

Il regolamento definisce tre livelli distinti di firme elettroniche:

1. Firma elettronica semplice (SES)
2. Firma elettronica avanzata (AES)
3. Firma elettronica qualificata (QES)

Firma elettronica semplice (SES)

La firma elettronica semplice (SES) è il tipo più elementare di firma elettronica e offre il livello più basso di sicurezza e garanzia legale. Una SES funziona catturando l'intenzione del firmatario di accettare un documento, ma senza un alto grado di verifica dell'identità o di sicurezza per proteggere il documento da alterazioni.

Viene utilizzato principalmente per le esigenze di firma quotidiane, dove il rischio di controversie legali è basso. Pur essendo legalmente valida, l'onere della prova per dimostrare l'autenticità ricade sulla parte che fa affidamento sulla firma.

Caratteristiche principali

• Bassa garanzia: Fornisce un livello base di consenso senza una solida verifica dell'identità.
• Sicurezza minima: La firma stessa non è collegata crittograficamente al documento, il che significa che non garantisce l'integrità del documento dopo la firma.
• Facilità d'uso: è il tipo di firma elettronica più comodo da creare e utilizzare.

Esempi e casi d'uso comuni

• Un'immagine scansionata di una firma autografa.
• Una firma disegnata su uno schermo di un computer desktop o mobile.
• Un pulsante "click-to-sign" o "accetto" su un sito web.
• Firma di documenti interni alle risorse umane, come le note spese o le richieste di ferie.
• Conferma della ricezione delle politiche aziendali.
• Accordi di non divulgazione (NDA) o accordi commerciali a basso rischio.

Per un approfondimento sulla legalità specifica delle firme elettroniche semplici nelle diverse giurisdizioni, consultate il nostro eBook Ultimate Guide to Electronic Signatures .

Firma elettronica avanzata (AES)

La firma elettronica avanzata (AES) è una firma elettronica legalmente riconosciuta che offre un livello di sicurezza e di autenticazione più elevato rispetto alla SES. Definita dal regolamento eIDAS, una AES deve soddisfare requisiti tecnici specifici per garantire un elevato grado di verifica dell'identità del firmatario e dell'integrità del documento.

Questo tipo di firma è ideale per i processi aziendali che richiedono una maggiore fiducia nell'identità del firmatario e la prova che il documento non sia stato alterato dopo la firma.

Caratteristiche principali

• Collegamento univoco al firmatario: La firma viene creata utilizzando dati che sono esclusivamente sotto il controllo del firmatario, garantendo un collegamento diretto tra il firmatario e il documento firmato.
• Inevitabile: La firma è collegata in modo crittografico al documento, creando così un sigillo a prova di manomissione. Qualsiasi modifica apportata al documento dopo che è stato firmato invalida la firma, garantendo l'integrità del documento.
• Maggiore garanzia legale: L'identità del firmatario è verificata e legata alla firma, riducendo il rischio legale e l'onere della prova rispetto a una firma elettronica semplice.

Casi d'uso comuni

• Documenti HR: Inserimento dei dipendenti, contratti di lavoro e accordi di politica interna.
• Contratti commerciali: Contratti di vendita, ordini di acquisto e fatture in cui è richiesto un livello medio di garanzia.
• Servizi finanziari: Apertura di nuovi conti clienti o autorizzazione di transazioni finanziarie.
• Documenti legali: Accordi di non divulgazione (NDA) e altri accordi legali che richiedono una maggiore sicurezza rispetto a una SES.

Firma elettronica qualificata (QES)

Una firma elettronica qualificata (QES) rappresenta il massimo livello di sicurezza e validità legale per le firme elettroniche, come definito dal regolamento eIDAS. Una QES è l'unico tipo di firma elettronica legalmente equivalente a una firma autografa e comporta una presunzione di validità legale in tutti gli Stati membri dell'Unione Europea. Ciò significa che l'onere della prova ricade sulla parte che tenta di contestare la firma.

Un QES viene creato utilizzando un certificato qualificato emesso da un Qualified Trust Service Provider (QTSP). I QTSP sono fornitori rigorosamente controllati e accreditati, che garantiscono i più alti standard di sicurezza e affidabilità.

Caratteristiche principali

• Legalmente equivalente a una firma autografa: Una QES ha lo stesso valore legale di una firma fisica con inchiostro umido.
• Massimo livello di sicurezza e autenticazione: L'identità del firmatario è verificata di persona o attraverso un processo remoto equivalente e la firma è creata da un dispositivo di creazione di firma elettronica qualificato.
• Qualified Trust Service Provider (QTSP): il certificato qualificato che lega l'identità del firmatario alla firma deve essere rilasciato da un QTSP presente nell'elenco di fiducia dell'UE.
• Onere della prova: Si presume che un QES sia valido. Se la sua autenticità viene contestata, la parte che contesta la firma ha l'onere di dimostrare che non è valida.

Casi d'uso comuni

• Transazioni di alto valore: Firma di contratti di acquisto di beni immobili o di contratti di leasing.
• Governance aziendale: Delibere del consiglio di amministrazione, accordi con gli azionisti e altri documenti aziendali ufficiali.
• Settore legale e pubblico: Documenti che richiedono una firma autenticata o giurata e interazioni con enti governativi.
• Settore finanziario e bancario: richieste di prestiti di alto valore, mutui e altri accordi bancari formali.

Un confronto tra i tipi di firma elettronica: SES vs. AES vs. QES

La differenza principale tra i tre tipi di firma elettronica è il livello di sicurezza e di garanzia legale che offrono.

Ciò è determinato dal modo in cui ciascuna firma affronta quattro elementi chiave: identità, autenticità, integrità e autenticazione.

La tabella seguente fornisce una ripartizione dettagliata.

Scelta del metodo di firma elettronica più adatto alla vostra azienda

La scelta del giusto metodo di firma elettronica richiede una valutazione strategica delle vostre specifiche esigenze aziendali e dei requisiti normativi globali. Rispondendo a queste domande chiave, potrete determinare il livello di garanzia e conformità necessario per le vostre transazioni.

Qual è il valore aziendale che dovete raggiungere?

Definite gli obiettivi immediati e a lungo termine dell'implementazione della firma elettronica. Sebbene le vostre esigenze attuali possano essere di base, considerate come la vostra roadmap di trasformazione digitale e i vostri piani di crescita potrebbero richiedere livelli più elevati di sicurezza e conformità legale in futuro.

• Esigenze di basso valore: Per i documenti interni di base, una firma elettronica semplice (SES) può essere sufficiente.
• Esigenze in crescita: Con la crescita dell'azienda e la gestione di documenti più critici, una firma elettronica avanzata (AES) offre un aggiornamento necessario in termini di sicurezza e autenticazione.
• Esigenze di alto valore: Per le transazioni legali e altamente regolamentate, una firma elettronica qualificata (QES) garantisce il massimo livello di validità e protezione legale.

Quali sono i casi d'uso all'interno dei flussi di lavoro esistenti?

Analizzate i vostri flussi di lavoro attuali per identificare i casi in cui la firma elettronica può aggiungere valore. Il tipo di firma appropriato dipende in larga misura dal contesto e dall'importanza dei documenti da firmare.

• Attività quotidiane: Per le attività di routine e a basso rischio, come il riconoscimento delle politiche aziendali o l'approvazione delle note spese, una SES è spesso l'opzione più efficiente.
• Operazioni commerciali standard: Per transazioni come i contratti di vendita o l'assunzione di nuovi dipendenti, un AES fornisce la sicurezza e la difendibilità legale necessarie.
• Progetti ad alto rischio: Per progetti di alto valore, transfrontalieri o legalmente complessi (ad esempio, accordi immobiliari, fusioni e acquisizioni), un AES è solitamente richiesto per soddisfare i rigorosi standard normativi e legali.

Quali sono i vostri requisiti di conformità e sicurezza?

L'ambiente legale e normativo è un fattore primario nella scelta. Il rischio associato a una transazione determina il livello di sicurezza e di autenticazione richiesto.

• Documenti a basso rischio: Per i documenti con un'esposizione legale minima, un SES è in genere adeguato.
• Standard di settore: In settori regolamentati come la finanza, la sanità e la legge, un AES o un QES sono spesso richiesti per conformarsi a specifiche leggi sulla protezione dei dati e sulla firma elettronica (ad esempio, eIDAS, ESIGN Act).
• Transazioni globali: Per gli accordi internazionali o transfrontalieri, un QES offre una presunzione legale di validità che semplifica l'applicazione e riduce il rischio legale in più giurisdizioni.

Una volta che avete una chiara comprensione dei vostri requisiti, la scelta di un fornitore di firma elettronica diventa un processo semplice che consiste nell'adattare le sue offerte alle vostre esigenze specifiche.

Domande frequenti sui diversi tipi di firma elettronica

Qual è la differenza tra firma elettronica e firma digitale?

La firma elettronica è un termine legale ampio per indicare qualsiasi processo elettronico che indica l'accettazione di un documento da parte di una persona. La firma digitale, invece, è un tipo specifico di firma elettronica che utilizza una tecnologia crittografica per proteggere un documento e verificare l'identità del firmatario. Tutte le firme digitali sono firme elettroniche, ma non tutte le firme elettroniche sono firme digitali.

Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti?

Sì, in molte giurisdizioni del mondo (compresi gli Stati Uniti e l'UE), le firme elettroniche sono legalmente vincolanti e ammissibili in tribunale. Negli Stati Uniti, il quadro giuridico è costituito dall'ESIGN Act e dall'Uniform Electronic Transactions Act (UETA  - adottato da 49 Stati; New York utilizza l' Electronic Signatures and Records Act ). Nell'Unione Europea, il regolamento eIDAS ne disciplina la legittimazione giuridica.

Un QES è legalmente equivalente a una firma autografa?

Sì. Secondo il regolamento eIDAS, un QES è legalmente equivalente a una firma autografa. Ai sensi del regolamento eIDAS, una firma elettronica qualificata (QES) è l'unico tipo di firma elettronica che ha lo stesso valore legale di una firma autografa. Si presume che sia valida in tutti gli Stati membri dell'UE.

Come si differenziano SES, AES e QES in termini di sicurezza?

I tre tipi di firma elettronica sono classificati in base al loro livello di sicurezza:

• SES offre il livello di sicurezza più basso e non verifica l'identità del firmatario.
• AES offre un livello di sicurezza più elevato, collegando in modo univoco la firma al firmatario, garantendo l'identificazione di quest'ultimo e rendendo rilevabile qualsiasi modifica successiva alla firma.
• QES offre il massimo livello di sicurezza, richiedendo una rigorosa verifica dell'identità da parte di un fornitore di servizi fiduciari qualificato (QTSP).

Qual è il ruolo di un fornitore di servizi fiduciari qualificato (QTSP)?

Un Qualified Trust Service Provider (QTSP) è un'entità altamente regolamentata e accreditata, responsabile della verifica dell'identità del firmatario e dell'emissione dei certificati qualificati necessari per creare un QES. Il loro ruolo è quello di garantire l'integrità e la validità legale della firma, rendendoli una parte cruciale del processo QES.

Ho sempre bisogno di un QES per i miei documenti?

Il livello di firma elettronica richiesto dipende dai requisiti legali e dal rischio associato al documento. Mentre una QES è legalmente equivalente a una firma autografa, una SES è sufficiente per i documenti quotidiani a basso rischio e una AES è spesso un'ottima scelta per i contratti commerciali standard.

Una SES può essere utilizzata in tribunale?

Sì, un SES può essere utilizzato come prova in tribunale. Tuttavia, a differenza di un QES che gode di una presunzione legale di validità, la parte che fa affidamento sul SES avrà l'onere della prova per dimostrare la sua autenticità e l'intenzione del firmatario di essere vincolato dal documento.

Come posso verificare una firma elettronica?

La verifica dipende dal tipo di firma elettronica:

• Lefirme elettroniche avanzate (AES) e le firme elettroniche qualificate (QES) sono verificate con metodi crittografici. Ciò significa controllare le proprietà crittografiche della firma (ad esempio, la convalida della chiave pubblica), confermare che il certificato sia valido ed emesso da un fornitore affidabile e garantire che il documento non sia stato alterato dopo la firma.
• Tutte le firme elettroniche, comprese lefirme elettroniche semplici (SES), devono essere supportate da una traccia di controllo. Questa registra tipicamente gli eventi di firma, i timestamp, gli indirizzi IP, gli indirizzi e-mail e le conferme di consenso esplicito. L'audit trail serve come prova supplementare in caso di contestazione dell'autenticità della firma.

Esempio:
Se si riceve un PDF con firma QES, è possibile aprirlo in un visualizzatore PDF affidabile che supporta la convalida della firma (ad esempio, Adobe Acrobat, Nitro PDF Pro). Il visualizzatore controllerà lo stato di fiducia del certificato, verificherà l'integrità della firma e mostrerà se è valida. Inoltre, la piattaforma di firma elettronica deve fornire un registro di controllo che mostri l'identità verificata del firmatario, quando ha firmato e il metodo utilizzato per autenticarlo.

Cos'è il regolamento eIDAS?

Il regolamento eIDAS è il quadro giuridico dell'Unione europea per l'identificazione elettronica e i servizi fiduciari nel mercato unico dell'UE. Ha stabilito uno standard per lo status legale delle firme elettroniche, dei sigilli elettronici e di altri servizi fiduciari elettronici, garantendo che siano legalmente validi e applicabili in tutti gli Stati membri dell'UE.

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