Perché l'"alta fiducia" è la nuova regola dell'eSigning

Nell'attuale era digitale, in cui la maggior parte delle transazioni commerciali avviene online, le organizzazioni sono sempre più preoccupate per la criminalità informatica e le frodi. Mentre le strette di mano fisiche per la firma dei contratti appartengono al passato, la fiducia con i clienti e i fornitori viene ora stabilita attraverso le transazioni elettroniche. Ciò include la firma di documenti legalmente vincolanti  attraverso firme elettroniche sicure.

Sebbene tutte le firme elettroniche siano importanti, i documenti cruciali comportano un rischio maggiore. Trascurare la sicurezza, la conformità e la protezione nel processo di firma può esporre l'azienda a battaglie legali e a notevoli ripercussioni finanziarie. Il problema è che molte aziende trattano tutte le soluzioni e i processi di firma elettronica allo stesso modo, il che può portare a risultati sfavorevoli e a conseguenze legali.

Sebbene la firma elettronica possa essere vantaggiosa per tutte le organizzazioni, non può essere un approccio "uguale per tutti".

Che cos'è la firma elettronica "ad alta affidabilità"?

Nitro offre la  firma elettronica "ad alta affidabilità"  e ritiene che sia il futuro delle firme elettroniche. Molti Paesi hanno già approvato - o stanno attualmente lavorando per implementare - normative e standard più elevati di conformità alla firma elettronica. High Trust è più di un termine: rappresenta i pilastri più importanti della sicurezza e della conformità dell'eSign che ogni organizzazione dovrebbe prendere in considerazione, indipendentemente dalla soluzione utilizzata.

I 3 componenti dell'eSigning ad alta affidabilità

Una soluzione di firma elettronica sicura che soddisfa gli standard di alta affidabilità combina diversi livelli di protezione, tra cui:

Sicurezza di alto livello

Se una controversia su un documento vi porta in tribunale, dovete dimostrare che il documento è legalmente vincolante. La soluzione di firma elettronica deve:

• applicare un sigillo elettronico per certificare che il documento è rimasto inalterato
• fornire la prova che l'identità del firmatario è stata verificata correttamente
• garantire la crittografia del file a riposo e in transito.

Conformità legale

In molti settori e Paesi le firme elettroniche devono essere conformi a normative rigorose. Per garantire la conformità, una piattaforma di firma elettronica deve  soddisfare i requisiti internazionali più severi  e integrarsi perfettamente con i servizi di verifica dell'identità e di autenticazione governativi e di terze parti.

Prevenzione delle frodi

Le frodi si verificano quando un firmatario si presenta in modo errato o manomette un documento dopo averlo firmato. Per ridurre le frodi e garantire la sicurezza delle firme elettroniche, le piattaforme devono offrire più livelli di  verifica dell'identità , utilizzare tecnologie a prova di manomissione e fornire audit trail integrati per tracciare e registrare tutte le interazioni dei destinatari.

Perché la firma elettronica ad alta affidabilità è più importante che mai

I documenti e gli accordi di alto valore, o quando c'è un alto rischio di controversie, necessitano di misure aggiuntive per garantire che le firme elettroniche siano sicure e legalmente vincolanti. Paesi e settori diversi hanno requisiti di conformità unici, che possono diventare complessi e opprimenti da gestire per le organizzazioni.La collaborazione con un fornitore di software esperto che si concentra su firme elettroniche sicure e ad alta affidabilità è fondamentale.

Il lavoro a distanza e i processi digitali richiedono interazioni ad alta affidabilità, in particolare quando si firmano documenti con soggetti sconosciuti.

Ecco alcuni scenari in cui le firme elettroniche ad alta affidabilità sono essenziali:

• Le organizzazioni di servizi finanziari che si occupano di transazioni e trasferimenti monetari ad alto rischio hanno bisogno di firme elettroniche sicure e ad alta affidabilità con verifica dell'identità. Un caso d'uso comune per i servizi finanziari e le organizzazioni di investimento  è il KYC (Know Your Client/Customer) per verificare l'identità di un cliente, prevenire frodi o attività illegali e/o effettuare un'iscrizione digitale, come la creazione di un nuovo conto bancario o di una carta di credito.
• Datori di lavoro che vogliono verificare le firme dei nuovi assunti. In passato, le aziende svolgevano i colloqui di persona e i dipendenti lavoravano in loco. Oggi i nuovi assunti non vengono sempre incontrati di persona prima di poter accedere a sistemi e database privilegiati, il che significa che è necessario un livello più elevato di verifica dell'identità per prevenire  le frodi .
• Aziende globali che operano o effettuano transazioni in luoghi geografici diversi o in settori con normative specifiche per la firma elettronica. Affinché un documento sia legalmente vincolante, deve soddisfare i più elevati standard di conformità, il che aumenta la complessità e la necessità di una soluzione di firma elettronica sicura e ad alta affidabilità.

Ad esempio, per essere legalmente vincolante nell'UE, un contratto deve soddisfare specifici processi di verifica dell'identità. Tuttavia, tale processo potrebbe non essere richiesto in Nord America. Se un'azienda con sede a Parigi firma un contratto con un'azienda californiana, il documento deve soddisfare gli standard più severi dell'UE. In caso contrario, il documento non è legalmente vincolante e l'azienda con sede a Parigi può interrompere il contratto senza ripercussioni.

Le norme sull'eSign spesso si applicano sia alla sede dei firmatari che a quella dell'azienda. Ciò rende ancora più complicati i processi lavorativi remoti e ibridi.

La vostra organizzazione ha bisogno di una soluzione di firma elettronica ad alta affidabilità?

Le firme elettroniche ad alta affidabilità possono richiedere un processo di workflow più lungo e aggiungere costi aggiuntivi. Se i documenti necessitano di una firma solo per motivi cerimoniali, il processo ad alta affidabilità non è necessario. I dipendenti e i clienti possono anche sentirsi frustrati per i passaggi aggiuntivi che non sono necessari per ogni singolo documento.

Cosa intendiamo per valore "cerimoniale"? Ad esempio, un dipendente di ruolo che deve firmare ufficialmente la propria valutazione delle prestazioni. È probabile che questo documento non necessiti di un'ulteriore verifica dell'identità del firmatario e che non sia coinvolto in un procedimento legale. Se per la firma di un contratto con un nuovo fornitore trovato online si potrebbe desiderare una firma elettronica ad alta affidabilità e sicurezza, lo stesso processo potrebbe non essere necessario per il rinnovo del contratto con l'azienda che si è presentata ogni giorno negli ultimi due anni per fornire servizi all'ufficio.

Per stabilire se un documento ha bisogno di un processo ad alta affidabilità, pensate ai 3 pilastri.

• La firma elettronica deve rispettare una specifica normativa di conformità?
• Temete che il documento possa finire in tribunale?
• Conoscete personalmente la persona o le persone che firmano il documento?

Se si utilizza la firma elettronica solo per velocizzare il processo e la firma è di tipo cerimoniale, si dovrebbe utilizzare il metodo di firma digitale più rapido e semplice possibile.

La flessibilità è fondamentale

Molte piattaforme di firma elettronica offrono un processo di firma elettronica sicuro e ad alta affidabilità per tutti i documenti oppure non offrono affatto questo livello di sicurezza e verifica. Nitro è unica per la sua flessibilità, che consente alle aziende di scegliere il livello di sicurezza e di verifica necessario per ogni documento, in modo che l'organizzazione raggiunga l'approccio più produttivo, conforme ed economico alla firma elettronica.

Contattate i nostri esperti  per saperne di più sull'eSigning ad alta affidabilità. Potete anche programmare una demo o avviare una prova pilota gratuita per esplorare come Nitro si inserisce nei vostri flussi di lavoro in termini di conformità e sicurezza.