Guide de la signature électronique des contrats numériques

La gestion des contrats est un élément essentiel de l'exploitation d'une entreprise. Qu'il s'agisse de signer avec de nouveaux clients, d'embaucher des employés, de mettre à jour les accords avec les clients ou d'établir des relations avec des fournisseurs tiers, les contrats sont omniprésents dans presque tous les aspects des activités quotidiennes de l'entreprise.

Pourtant, de nombreuses entreprises n'ont pas encore modernisé ou normalisé leurs opérations pour y inclure des contrats numériques. Cet oubli peut faire perdre du temps aux employés, aux clients et aux décideurs et laisser de l'argent sur la table dans les relations d'affaires.

Dans cet article, vous trouverez un guide pour moderniser vos flux de travail contractuels grâce à la numérisation et à la signature électronique, ainsi que les avantages que ces processus apporteront à votre organisation.

Pourquoi signer des contrats de manière numérique ?

Pourquoi est-il important pour les entreprises de donner la priorité à la modernisation de leurs processus grâce à la signature électronique ? Tout d'abord, les gens accordent plus d'importance à l'efficacité et à la continuité dans l'environnement de travail numérique d'aujourd'hui.

Dans le rapport 2022 sur la productivité de Nitro , 50 % des personnes interrogées ont déclaré qu'elles utilisaient moins de documents physiques et de processus basés sur le papier depuis le début de la pandémie.

Auparavant, il était raisonnable d'envoyer un contrat et de s'attendre à ce qu'il prenne du temps pour être examiné, signé et scanné ou renvoyé par la poste. Il était également courant de prendre du temps pour envoyer une lettre d'offre à un candidat hautement prioritaire. Aujourd'hui, les entreprises semblent mal préparées lorsqu'elles ne disposent pas de processus contractuels numériques. Les clients veulent le moins de frictions possible lorsqu'ils souscrivent à un nouveau produit ou service, et les demandeurs d'emploi s'attendent à pouvoir signer des contrats rapidement.

Que vous coûtent les processus de signature de contrats obsolètes ?

Il est également important de prendre en compte les coûts d'opportunité des processus contractuels obsolètes. Il est fastidieux d'apporter manuellement des modifications aux contrats en éditant, imprimant, signant et scannant les documents. Elle fait perdre du temps et de l'énergie. Les flux de travail frustrants et répétitifs détournent l'attention d'un travail plus stratégique. Les contrats numériques n'ont pas ces limites, ce qui permet aux équipes de mieux utiliser leur temps.

Les chefs d'entreprise devraient vouloir que leurs employés fassent ce qu'ils font le mieux, et ils devraient vouloir que les employés potentiels sentent que leur temps est valorisé.

Enfin, les travailleurs évoluent dans un monde plus interconnecté que jamais, et nous nous connectons principalement en ligne. De moins en moins de travailleurs du savoir (ceux dont le travail consiste à manipuler ou à utiliser des informations) se rendent chaque jour dans un bureau physique ; ils sont donc moins nombreux à pouvoir collaborer en personne sur des documents papier. Il est important de fournir aux travailleurs des outils mobiles à la demande pour qu'ils soient productifs quel que soit l'endroit où ils travaillent.

Toutes ces considérations nous amènent aux avantages de la signature électronique et des contrats numériques.

4 avantages du passage aux contrats numériques

Quels sont les avantages du passage à un système entièrement numérique pour la gestion des contrats ? Il y en a beaucoup, et nous en soulignons quatre ci-dessous.

1) Accélérer les négociations contractuelles et accroître l'efficacité

2) Minimiser les risques liés à la conformité

La standardisation des flux de travail des contrats numériques permet également de minimiser les erreurs et les risques de non-conformité. Les signatures manquantes sur les documents peuvent retarder les transactions et rendre l'exécution des contrats inutilement inefficace. La mise en place d'une  plateforme de signature électronique sécurisée et conforme  vous permet de mieux contrôler le processus de signature. Les contrats ne sont pas soumis et/ou finalisés tant que toutes les signatures n'ont pas été capturées et sécurisées.

Une solution d'eSigning sécurisée réduit également le risque de falsification des contrats lors de leur transit entre les signataires et les propriétaires des documents. Grâce à des fonctions de sécurité telles que l'authentification à deux facteurs, une piste d'audit complète et d'autres méthodesrobustes de vérification de l'identité , les parties prenantes savent exactement qui a accès à leurs documents et quelles sont les mises à jour importantes qui ont eu lieu à tout moment. Tous les contrats et audits sont ensuite stockés dans un emplacement centralisé.

Dans le cadre d'une activité internationale, il est particulièrement important d'être conscient des risques et des réglementations en matière de conformité. Les accords commerciaux et les transactions transfrontalières peuvent être soumis à des réglementations spécifiques dans chaque pays. Il est donc d'autant plus important de faire appel à un  fournisseur d'eSigning conforme  lorsque l'on envoie des contrats numériques à signer à l'étranger.

3) Créer des flux de travail plus fluides

Les travailleurs sont plus heureux et plus productifs lorsqu'ils disposent d'outils conçus pour améliorer leur efficacité. Dans un environnement contractuel non numérisé et non normalisé, les personnes sont plus susceptibles de ressentir de la confusion ou de l'incertitude quant au statut des demandes, des formulaires, des contrats et des accords. La recherche des signatures, des feuilles de papier et des copies papier des dossiers est également une source de frustration et de perte de temps.

Avec un outil de signature électronique, tout le monde a une visibilité sur le statut d'un document : qui a lancé la demande de signature électronique, combien de signataires il y a et même l'ordre des signataires requis pour compléter un cycle de contrat. Les flux de travail deviennent transparents, sans effort supplémentaire pour courir après le papier.

4) Améliorer la visibilité interne

Ne pas savoir où se trouvent les documents ou comment ils ont été stockés est un problème majeur en interne dans les entreprises. Avec une solution de signature électronique normalisée comme Nitro Sign Premium , les pistes d'audit fournissent un historique complet du parcours de chaque document. Chaque modification peut être suivie en temps réel et/ou a posteriori. La signature électronique, l'enregistrement et le stockage des contrats numériques augmentent la visibilité et réduisent la nécessité de rechercher frénétiquement des documents perdus depuis longtemps.

Cas d'utilisation des contrats numériques

1) Ventes

Les vendeurs ont besoin de beaucoup de temps pour vendre, et toute tâche qui les empêche de le faire est une distraction. L'une des exigences du travail qui peut faire perdre du temps à la vente est de rechercher des contrats et/ou de s'assurer que les bonnes signatures ont été capturées. Le fait de devoir consacrer du temps à des tâches répétitives signifie que l'on passe moins de temps à établir des relations précieuses avec les prospects et les clients.

En dotant les vendeurs de capacités de signature électronique, on leur permet de moins se préoccuper de la gestion des documents. Ils peuvent mettre en place des modèles fiables, automatiser les contrats et créer des flux de travail plus efficaces avec les clients. Quant aux clients, ils bénéficient d'un moyen simple de signer un contrat électroniquement en quelques secondes à partir de n'importe quel appareil doté d'un navigateur.

L' intégration directe dans votre logiciel de relation client  (ou CRM), tel que Salesforce ou une alternative similaire, estun atout supplémentaire pour les équipes de vente qui utilisent un outil d'eSigning. Avec Nitro Sign, par exemple, vous n'avez même pas besoin de quitter l'interface Salesforce pour envoyer un contrat. Il suffit de choisir le contact numérique et le modèle de document et de l'envoyer, le tout à partir du même endroit.

Regardez ce bref aperçu de la simplicité avec laquelle Nitro Sign simplifie le processus de signature pour l'équipe de vente :

2) Ressources humaines

Dans un environnement de recrutement concurrentiel, les équipes des ressources humaines doivent se démarquer. Vous pouvez impressionner les candidats en présentant les lettres d'offre de manière rapide et efficace, tout en facilitant la signature électronique. Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, où la technologie est omniprésente, la rapidité et la facilité offertes par les contrats numériques sont indispensables.

Une fois que les nouveaux employés ont pris leurs fonctions, l'intégration est facilitée par des processus numériques efficaces. Les RH peuvent créer des modèles réutilisables pour envoyer des documents communs et demander des signatures. Les employés peuvent signer tous ces documents beaucoup plus rapidement, sans avoir à les signer, les scanner, les imprimer ou les envoyer par courrier électronique. L'époque où l'on présentait les documents d'intégration dans un dossier imprimé est révolue ; la signature électronique et l'automatisation des documents numériques ont changé la donne.

Découvrez un exemple de flux de travail RH simplifié dans Nitro Sign :

3) Approvisionnement

Le processus d'approvisionnement peut comporter un nombre infini de documents à approuver et à signer. Pensez au nombre de scénarios nécessitant une signature : bons de commande, cahier des charges, nomenclatures, contrats-cadres, signatures d'appels d'offres, conformité des fournisseurs - la liste est longue.

Avec une solution de signature électronique comme Nitro Sign, les professionnels de l'approvisionnement peuvent simplifier les approbations et les signatures et suivre l'état d'avancement afin de ne pas manquer les échéances.

Simplifier les contrats numériques avec Nitro Sign

C'est assez simple : la signature électronique facilite la gestion des contrats numériques d'un bout à l'autre. Et si vous cherchez une  solution de pointe pour les signatures électroniques , Nitro Sign offre une expérience transparente et conviviale pour toutes les tailles et tous les types d'entreprises.

Prenez contact avec nous pour en savoir plus sur Nitro Sign . Nous sommes impatients de vous aider à moderniser et à simplifier la façon dont vous signez les contrats et les documents numériques.