Guía para la firma electrónica de contratos digitales

La gestión de contratos es una parte crucial del funcionamiento de una empresa. Desde la captación de nuevos clientes y la contratación de empleados hasta la actualización de los acuerdos con los clientes y el establecimiento de relaciones con proveedores externos, los contratos impregnan casi todos los aspectos de las operaciones empresariales cotidianas.

Sin embargo, muchas empresas aún no han modernizado o estandarizado sus operaciones para incluir contratos digitales. Este descuido puede costar tiempo a empleados, clientes y responsables de la toma de decisiones y dejar dinero sobre la mesa en las relaciones comerciales.

En este artículo encontrará una guía para modernizar sus flujos de trabajo contractuales mediante la digitalización, la firma electrónica y las ventajas que estos procesos aportarán a su organización.

¿Por qué firmar contratos digitalmente?

¿Por qué es importante que las empresas den prioridad a la modernización de sus procesos con eSigning ahora? Para empezar, las personas valoran más la eficiencia y la fluidez en el entorno de trabajo digital actual.

En el Informe de Productividad 2022 de Nitro , el 50% de los encuestados afirmaron que utilizan menos los documentos físicos y los procesos basados en papel desde el inicio de la pandemia.

Antes, era razonable enviar un contrato y esperar que tardara en ser revisado, firmado y escaneado o devuelto por correo. También era habitual tardar algún tiempo en enviar una carta de oferta a un candidato a un puesto de alta prioridad. Pero ahora, las empresas parecen no estar preparadas cuando no disponen de procesos contractuales digitales. Los clientes quieren la menor fricción posible a la hora de contratar un nuevo producto o servicio, y los solicitantes de empleo esperan poder firmar acuerdos rápidamente.

¿Cuánto le cuestan unos procesos de firma de contratos obsoletos?

También es importante tener en cuenta los costes de oportunidad de los procesos contractuales obsoletos. La tarea de modificar manualmente los contratos editando, imprimiendo, firmando y escaneando documentos es tediosa. Es una pérdida de tiempo y energía. Los flujos de trabajo frustrantes y repetitivos restan tiempo a tareas más estratégicas. Los contratos digitales no tienen estas limitaciones, lo que permite a los equipos aprovechar mejor su tiempo.

Los directivos de las empresas deben querer que sus empleados hagan lo que mejor saben hacer y que los futuros empleados sientan que su tiempo se valora.

Por último, los trabajadores operan en un mundo más interconectado que nunca, y la mayoría nos conectamos en línea. Cada vez son menos los trabajadores del conocimiento (personas cuyo trabajo implica manejar o utilizar información) que acuden a una oficina física cada día; por tanto, son menos los trabajadores que pueden colaborar en persona en documentos impresos. Es importante proporcionar a los trabajadores herramientas móviles a la carta para que sean productivos independientemente de dónde trabajen.

Todas las consideraciones anteriores nos llevan a las ventajas de la firma electrónica y los contratos digitales.

4 ventajas de pasarse a los contratos digitales

¿Cuáles son las ventajas de pasar a un sistema totalmente digital para la gestión de contratos? Hay muchas, y a continuación destacamos cuatro de las principales razones.

1) Acelerar las negociaciones contractuales y aumentar la eficacia

2) Minimizar los riesgos de cumplimiento

La estandarización de los flujos de trabajo de los contratos digitales también minimiza los errores y los riesgos de cumplimiento. La falta de firmas en los documentos puede retrasar los acuerdos y añadir ineficiencias innecesarias a la ejecución de los contratos. Con una  plataforma de eSigning segura y que cumpla la normativa , tendrá más control sobre el proceso de firma. Los contratos no se envían y/o finalizan hasta que todas las firmas se han capturado y asegurado.

Una solución de firma electrónica segura también reduce el riesgo de que los contratos sean manipulados en el tránsito de los firmantes a los propietarios de los documentos. Con funciones de seguridad como la autenticación de dos factores, un completo registro de auditoría y otros sólidos métodos de verificación de identidad , las partes interesadas saben exactamente quién tiene acceso a sus documentos y qué actualizaciones importantes se han producido en todo momento. Todos los contratos y auditorías se almacenan en una ubicación centralizada.

Cuando se realizan negocios a nivel internacional, es especialmente importante ser consciente del riesgo de cumplimiento y de la normativa. Los acuerdos y transacciones comerciales transfronterizos pueden estar sujetos a normativas específicas en cada país. Esto hace que sea aún más crucial contar con un  proveedor de eSigning que cumpla la normativa  cuando se envían contratos digitales para su firma en el extranjero.

3) Crear flujos de trabajo más fluidos

Los trabajadores están más contentos y son más productivos cuando disponen de herramientas diseñadas para mejorar la eficiencia. En un entorno contractual no digitalizado y no estandarizado, las personas son más propensas a sentir confusión o incertidumbre sobre el estado de las solicitudes, formularios, contratos y acuerdos. También lleva mucho tiempo y resulta frustrante buscar firmas, hojas de papel y copias impresas de expedientes.

Con una herramienta de firma electrónica, todo el mundo tiene visibilidad del estado de un documento: quién inició la solicitud de firma electrónica, cuántos firmantes hay e incluso el orden de los firmantes necesarios para completar un ciclo de contrato. Los flujos de trabajo se vuelven fluidos, sin esfuerzo adicional para perseguir el papel.

4) Aumentar la visibilidad interna

No saber dónde están los documentos o cómo se han almacenado es uno de los principales puntos conflictivos a nivel interno en las empresas. Con una solución de firma electrónica estandarizada como Nitro Sign Premium , los registros de auditoría proporcionan un historial de seguimiento completo del recorrido de cada documento. Cada cambio puede ser rastreado en tiempo real y/o posteriormente. Firmar, guardar y almacenar electrónicamente contratos digitales aumenta la visibilidad y reduce la necesidad de buscar frenéticamente documentos perdidos hace tiempo.

Casos prácticos de contratos digitales

1) Ventas

Los vendedores necesitan mucho tiempo para vender, y cualquier tarea que se interponga en su camino es una distracción. Uno de los requisitos del trabajo que puede restar tiempo a las ventas es la búsqueda de contratos y/o asegurarse de que se han capturado las firmas correctas. Tener que dedicar tiempo a tareas repetitivas significa menos tiempo para entablar relaciones valiosas con clientes y posibles clientes.

Equipar a los vendedores con funciones de firma electrónica significa que pueden preocuparse menos por la gestión de documentos. Los vendedores pueden configurar plantillas fiables, automatizar contratos y crear flujos de trabajo más eficientes con los clientes. En cuanto a los clientes, disfrutan de una forma sencilla de firmar un contrato electrónicamente en cuestión de segundos desde cualquier dispositivo con navegador.

Una ventaja añadida para los equipos de ventas con una herramienta de eSigning  es la integración directa en su software de relación con el cliente  (o CRM), como Salesforce o una alternativa similar. Con Nitro Sign, por ejemplo, ni siquiera tiene que salir de la interfaz de Salesforce para enviar un contrato. Basta con elegir el contacto digital y la plantilla del documento y enviarlo, todo desde el mismo lugar.

Vea esta rápida descripción de lo sencillo que hace Nitro Sign el flujo de trabajo de firma para el equipo de ventas:

2) Recursos Humanos

En entornos de contratación competitivos, los equipos de Recursos Humanos necesitan destacar. Puede impresionar a los candidatos presentando las cartas de oferta de una forma rápida y eficaz que, además, permita una firma electrónica sencilla. En el mundo empresarial tecnológico actual, el nivel de rapidez y facilidad que ofrecen los contratos digitales es un requisito.

Una vez que los nuevos empleados empiezan a trabajar, la incorporación es más fácil con procesos digitales eficientes. RRHH puede crear plantillas reutilizables para enviar paquetes de documentos comunes y solicitar firmas. Y los empleados pueden firmar todos esos documentos de nueva contratación mucho más rápido, sin tener que firmar, escanear, imprimir o enviar nada por correo electrónico. Los días en los que se presentaban los materiales de incorporación en una carpeta impresa son cosa del pasado; eSigning y la automatización de documentos digitales han cambiado las reglas del juego.

Experimente un ejemplo de flujo de trabajo de RR.HH. simplificado en Nitro Sign:

3) Adquisiciones

El proceso de adquisición puede implicar un sinfín de documentos que requieren aprobación y firma. Piense en el número de escenarios que requieren una firma: órdenes de compra, SOWs, listas de materiales, contratos marco, aprobación de RFP, conformidad de proveedores... la lista es interminable.

Con una solución de firma electrónica como Nitro Sign, los profesionales de adquisiciones pueden simplificar las aprobaciones y firmas y realizar un seguimiento del estado para que no se incumplan los plazos.

Simplifique los contratos digitales con Nitro Sign

Es bastante sencillo: eSigning facilita la gestión de contratos digitales de principio a fin. Y si está buscando una  solución líder para firmas electrónicas , Nitro Sign proporciona una experiencia fluida y fácil de usar para cualquier tamaño y tipo de empresa.

Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre Nitro  Sign. Estamos deseando ayudarle a modernizar y simplificar su forma de firmar contratos y documentos digitales.