Guida alla firma elettronica dei contratti digitali

La gestione dei contratti è una parte cruciale della gestione di un'azienda. Dall'acquisizione di nuovi clienti e dall'assunzione di dipendenti all'aggiornamento dei contratti con i clienti e all'instaurazione di rapporti con fornitori terzi, i contratti pervadono quasi tutti gli aspetti delle operazioni aziendali quotidiane.

Eppure, molte aziende non hanno ancora modernizzato o standardizzato le loro operazioni per includere i contratti digitali. Questa dimenticanza può costare tempo ai dipendenti, ai clienti e ai responsabili delle decisioni, oltre a lasciare sul tavolo i soldi delle relazioni commerciali.

In questo articolo troverete una guida per modernizzare i vostri flussi di lavoro contrattuali attraverso la digitalizzazione, la firma elettronica e i vantaggi che questi processi porteranno alla vostra organizzazione.

Perché firmare i contratti in modo digitale?

Perché è importante che le aziende diano priorità alla modernizzazione dei processi con la firma elettronica? Innanzitutto, le persone apprezzano maggiormente l'efficienza e la continuità nell'ambiente di lavoro digitale di oggi.

Nel 2022 Productivity Report di Nitro , il 50% degli intervistati ha dichiarato di utilizzare meno i documenti fisici e i processi cartacei dall'inizio della pandemia.

Prima era ragionevole inviare un contratto e aspettarsi che ci volesse del tempo per rivederlo, firmarlo e scannerizzarlo o rispedirlo. Era anche normale che ci volesse un po' di tempo per inviare una lettera di offerta a un candidato ad alta priorità di lavoro. Oggi, invece, le aziende sembrano impreparate quando non dispongono di processi contrattuali digitali. I clienti vogliono il minor attrito possibile quando sottoscrivono un nuovo prodotto o servizio e le persone in cerca di lavoro si aspettano di poter firmare rapidamente i contratti.

Quanto vi costano i processi di firma dei contratti obsoleti?

È importante considerare anche i costi di opportunità dei processi contrattuali obsoleti. Il compito di apportare manualmente modifiche ai contratti attraverso la modifica, la stampa, la firma e la scansione dei documenti è noioso. Fa perdere tempo ed energia alle persone. I flussi di lavoro frustranti e ripetitivi sottraggono tempo a lavori più strategici. I contratti digitali non presentano queste limitazioni e consentono ai team di utilizzare meglio il loro tempo.

I leader aziendali dovrebbero volere che i loro dipendenti facciano ciò che sanno fare meglio e che i potenziali dipendenti sentano che il loro tempo è apprezzato.

Infine, i lavoratori operano in un mondo più interconnesso che mai, e la maggior parte di essi si connette online. Sempre meno lavoratori della conoscenza (persone il cui lavoro implica la gestione o l'utilizzo di informazioni) si recano ogni giorno in un ufficio fisico; di conseguenza, meno lavoratori possono collaborare di persona su documenti cartacei. È importante fornire ai lavoratori strumenti mobili e on-demand per essere produttivi ovunque si trovino.

Tutte queste considerazioni ci portano ai vantaggi dell'eSigning e dei contratti digitali.

4 vantaggi del passaggio ai contratti digitali

Quali sono i vantaggi del passaggio a un sistema completamente digitale per la gestione dei contratti? Sono molti e di seguito ne evidenziamo quattro tra i principali.

1) Accelerare le trattative contrattuali e aumentare l'efficienza

2) Ridurre al minimo i rischi di conformità

La standardizzazione dei flussi di lavoro dei contratti digitali riduce al minimo anche gli errori e i rischi di conformità. Le firme mancanti sui documenti possono bloccare gli accordi e aggiungere inutili inefficienze all'esecuzione dei contratti. Con una  piattaforma di eSigning sicura e conforme , avete un maggiore controllo del processo di firma. I contratti non vengono inviati e/o finalizzati finché tutte le firme non sono state acquisite e protette.

Una soluzione di eSigning sicura riduce anche il rischio di manomissione dei contratti durante il passaggio dai firmatari ai proprietari dei documenti. Grazie a funzioni di sicurezza come l'autenticazione a due fattori, un audit trail completo e altri solidi metodi di verifica dell'identità , le parti interessate sanno esattamente chi ha accesso ai loro documenti e quali aggiornamenti importanti sono stati effettuati in ogni momento. Tutti i contratti e gli audit vengono archiviati in una posizione centralizzata.

Quando si conducono affari a livello internazionale, è particolarmente importante essere consapevoli del rischio di conformità e delle normative. Gli accordi e le transazioni commerciali transfrontaliere potrebbero essere soggetti a normative specifiche in ogni Paese. Questo rende ancora più importante avere un  fornitore di eSigning conforme  quando si inviano contratti digitali da firmare all'estero.

3) Creare flussi di lavoro più fluidi

I lavoratori sono più felici e produttivi quando dispongono di strumenti progettati per migliorare l'efficienza. In un ambiente contrattuale non digitalizzato e non standardizzato, le persone sono più inclini a provare confusione o incertezza sullo stato di richieste, moduli, contratti e accordi. Inoltre, è lungo e frustrante rintracciare firme, fogli di carta e copie cartacee dei file.

Con uno strumento di eSigning, tutti hanno visibilità sullo stato di un documento: chi ha avviato la richiesta di eSignature, quanti firmatari ci sono e persino l'ordine dei firmatari necessari per completare un ciclo contrattuale. I flussi di lavoro diventano fluidi, senza ulteriori sforzi per inseguire la carta.

4) Aumentare la visibilità interna

Non sapere dove si trovano i documenti o come sono stati archiviati è uno dei principali punti dolenti interni alle aziende. Con una soluzione di eSigning standardizzata come Nitro Sign Premium , gli audit trail forniscono una cronologia completa del percorso di ogni documento. Ogni modifica può essere tracciata in tempo reale e/o in seguito. La firma elettronica, il salvataggio e l'archiviazione dei contratti digitali aumentano la visibilità e riducono la necessità di cercare freneticamente i documenti persi da tempo.

Casi d'uso dei contratti digitali

1) Vendite

I venditori hanno bisogno di tempo per vendere e qualsiasi compito che intralci la vendita è una distrazione. Uno dei requisiti del lavoro che può sottrarre tempo alla vendita è la ricerca di contratti e/o la verifica che siano state acquisite le firme giuste. Dover dedicare del tempo a compiti ripetitivi significa perdere tempo per costruire relazioni preziose con i clienti e i potenziali clienti.

Dotando i venditori di funzionalità di firma elettronica, possono preoccuparsi meno della gestione dei documenti. I venditori possono impostare modelli affidabili, automatizzare i contratti e creare flussi di lavoro più efficienti con i clienti. I clienti, invece, possono firmare un contratto elettronicamente in pochi secondi da qualsiasi dispositivo abilitato al browser.

Un ulteriore vantaggio per i team di vendita con uno strumento di eSigning è l' integrazione diretta nel software di gestione delle relazioni con i clienti  (o CRM), come Salesforce o un'alternativa simile. Con Nitro Sign, ad esempio, non è necessario uscire dall'interfaccia di Salesforce per inviare un contratto. Basta scegliere il contatto digitale e il modello di documento e inviarlo, tutto dallo stesso posto.

Guardate questa rapida panoramica di come Nitro Sign semplifica il flusso di lavoro di firma per i team di vendita:

2) Risorse umane

In ambienti di assunzione competitivi, i team delle risorse umane devono distinguersi. È possibile impressionare i candidati presentando le lettere di offerta in modo rapido ed efficiente, consentendo anche una facile firma elettronica. Nell'odierno mondo imprenditoriale orientato alla tecnologia, il livello di velocità e facilità offerto dai contratti digitali è un requisito indispensabile.

Una volta che i nuovi assunti iniziano a lavorare, l'onboarding è reso più semplice da processi digitali efficienti. Le risorse umane possono creare modelli riutilizzabili per inviare pacchetti di documenti comuni e richiedere le firme. E i dipendenti possono firmare tutti i documenti dei nuovi assunti molto più velocemente, senza dover firmare, scansionare, stampare o inviare via e-mail alcunché. I tempi in cui si presentava il materiale di onboarding in una cartella stampata sono ormai lontani; l'eSigning e l'automazione dei documenti digitali hanno cambiato le carte in tavola.

Provate un esempio di flusso di lavoro semplificato per le risorse umane in Nitro Sign:

3) Approvvigionamento

Il processo di approvvigionamento può comportare un numero infinito di documenti che richiedono l'approvazione e la firma. Pensate al numero di scenari che richiedono una firma: ordini di acquisto, SOW, distinte base, accordi quadro, firme di RFP, conformità dei fornitori... l'elenco continua.

Con una soluzione di firma elettronica come Nitro Sign, i professionisti dell'approvvigionamento possono semplificare le approvazioni e le firme e tenere traccia dello stato di avanzamento per non perdere le scadenze.

Semplificare i contratti digitali con Nitro Sign

È piuttosto semplice: la firma elettronica semplifica la gestione dei contratti digitali da un capo all'altro. Se siete alla ricerca di una  soluzione leader per le firme elettroniche , Nitro Sign offre un'esperienza semplice e senza interruzioni per qualsiasi tipo e dimensione di azienda.

Contattateci per saperne di più su Nitro Sign . Saremo lieti di aiutarvi a modernizzare e semplificare le modalità di firma di contratti e documenti digitali.