Een handleiding voor het elektronisch ondertekenen van digitale contracten

Contractbeheer is een cruciaal onderdeel van het runnen van een bedrijf. Van het aannemen van nieuwe klanten en het inhuren van personeel tot het bijwerken van klantenovereenkomsten en het veiligstellen van relaties met externe leveranciers, contracten doordringen bijna elk aspect van de dagelijkse bedrijfsvoering.

En toch hebben veel bedrijven hun activiteiten nog niet gemoderniseerd of gestandaardiseerd om digitale contracten op te nemen. Deze onoplettendheid kan werknemers, klanten en beleidsmakers tijd kosten en geld op tafel laten liggen in zakelijke relaties.

In dit artikel vindt u een handleiding voor het moderniseren van uw contract workflows door middel van digitalisering, eSigning en de voordelen die deze processen uw organisatie zullen brengen.

Waarom contracten digitaal ondertekenen?

Waarom is het belangrijk voor bedrijven om nu prioriteit te geven aan het moderniseren van hun processen met eSigning? Om te beginnen hechten mensen in de huidige digitale werkomgeving meer waarde aan efficiëntie en naadloosheid.

In Nitro's 2022 Productivity Report  zei 50% van de respondenten dat ze minder fysieke documenten en papieren processen gebruiken sinds het begin van de pandemie.

Vroeger was het redelijk om een contract op te sturen en te verwachten dat het tijd kostte om te worden beoordeeld, ondertekend en gescand of teruggemaild. Het was ook normaal om enige tijd te nemen om een aanbiedingsbrief te versturen naar een kandidaat met hoge prioriteit. Maar nu lijken bedrijven onvoorbereid als ze geen digitale contractprocessen hebben. Klanten willen zo min mogelijk wrijving wanneer ze zich aanmelden voor een nieuw product of dienst, en werkzoekenden verwachten dat ze snel overeenkomsten kunnen ondertekenen.

Wat kosten verouderde processen voor het ondertekenen van contracten u?

Het is ook belangrijk om rekening te houden met de opportuniteitskosten van verouderde contractprocessen. Het handmatig aanbrengen van wijzigingen in contracten door het bewerken, afdrukken, ondertekenen en scannen van documenten is vervelend. Het is tijd- en energieverspilling. Frustrerende, repetitieve workflows nemen tijd weg van meer strategisch werk. Digitale contracten kennen deze beperkingen niet, waardoor teams hun tijd beter kunnen benutten.

Zakelijke leiders moeten willen dat hun werknemers doen waar ze goed in zijn en ze moeten willen dat toekomstige werknemers het gevoel hebben dat hun tijd gewaardeerd wordt.

Tot slot werken werknemers in een wereld die meer dan ooit onderling verbonden is, en we zijn vooral online met elkaar verbonden. Minder kenniswerkers (mensen die in hun werk te maken hebben met het verwerken of gebruiken van informatie) gaan elke dag naar een fysiek kantoor; dus minder werknemers kunnen persoonlijk samenwerken aan harde documenten. Het is belangrijk om werknemers te voorzien van on-demand, mobiele tools om productief te zijn, ongeacht waar ze werken.

Alle bovenstaande overwegingen leiden ons naar de voordelen van eSigning en digitale contracten.

4 voordelen van de overstap naar digitale contracten

Wat zijn de voordelen van de overstap naar een volledig digitaal systeem voor het beheer van contracten? Er zijn er heel wat, en we lichten er hieronder vier uit.

1) Snellere contractonderhandelingen en meer efficiëntie

2) Minimaliseer compliance risico's

Het standaardiseren van digitale contract workflows minimaliseert ook fouten en compliance risico's. Ontbrekende handtekeningen op documenten kunnen deals vertragen en onnodige inefficiënties toevoegen aan de uitvoering van contracten. Met een  veilig, compliant eSigning-platform  heb je meer controle over het ondertekeningsproces. Contracten worden pas ingediend en/of afgerond als alle handtekeningen zijn vastgelegd en beveiligd.

Een veilige oplossing voor eSigning vermindert ook het risico dat er met contracten wordt geknoeid tijdens het transport van ondertekenaars naar documenteigenaars. Met beveiligingsfuncties zoals tweefactorauthenticatie, een uitgebreid controletraject en andere robuuste identiteitsverificatiemethoden weten belanghebbenden op elk moment precies wie toegang heeft tot hun documenten en welke belangrijke updates hebben plaatsgevonden. Alle contracten en audits worden vervolgens opgeslagen op een centrale locatie.

Als je internationaal zaken doet, is het extra belangrijk om je bewust te zijn van compliance risico's en regelgeving. Grensoverschrijdende zakelijke overeenkomsten en transacties kunnen onderworpen zijn aan specifieke regelgeving in elk land. Dit maakt het nog crucialer om een  eSigning-leverancier te hebben  die aan de regels voldoet  wanneer je digitale contracten ter ondertekening naar het buitenland stuurt.

3) Meer naadloze workflows creëren

Werknemers zijn gelukkiger en productiever wanneer ze beschikken over tools die ontworpen zijn om de efficiëntie te verbeteren. In een niet-gedigitaliseerde, niet-gestandaardiseerde contractomgeving voelen mensen eerder verwarring of onzekerheid over de status van aanvragen, formulieren, contracten en overeenkomsten. Het is ook tijdrovend en frustrerend om handtekeningen, vellen papier en papieren kopieën van bestanden op te zoeken.

Met een eSigning tool heeft iedereen zicht op de status van een document: wie de eSignature aanvraag heeft gestart, hoeveel ondertekenaars er zijn en zelfs de volgorde van ondertekenaars die nodig is om een contractcyclus te voltooien. Workflows worden naadloos, zonder extra inspanning om papier na te jagen.

4) Interne zichtbaarheid vergroten

Niet weten waar documenten zijn of hoe ze zijn opgeslagen is intern een groot pijnpunt bij bedrijven. Met een gestandaardiseerde oplossing voor eSigning zoals Nitro Sign Premium , bieden audit trails een volledige traceergeschiedenis van elk document. Elke wijziging kan in realtime en/of achteraf worden bijgehouden. Elektronisch ondertekenen, opslaan en bewaren van digitale contracten vergroot de zichtbaarheid en vermindert de noodzaak om naar lang verloren documenten te zoeken.

Digitale contractgebruiksgevallen

1) Verkoop

Verkopers hebben voldoende tijd nodig om te verkopen en alle taken die in de weg staan van de verkoop leiden af. Een van de vereisten van het werk die tijd kan afsnoepen van de verkoop is het achterna zitten van contracten en/of ervoor zorgen dat de contracten worden ondertekend. Een van de vereisten van het werk die tijd kunnen wegnemen van de verkoop, is het achterhalen van contracten en/of ervoor zorgen dat de juiste handtekeningen zijn vastgelegd. Tijd besteden aan repetitieve taken betekent minder tijd besteden aan het opbouwen van waardevolle relaties met zowel prospects als klanten.

Door verkopers uit te rusten met mogelijkheden voor e-handtekeningen, hoeven ze zich minder zorgen te maken over het beheer van documenten. Verkopers kunnen betrouwbare sjablonen instellen, contracten automatiseren en efficiëntere workflows met klanten creëren. En klanten kunnen op een eenvoudige manier binnen enkele seconden een contract elektronisch ondertekenen vanaf elk apparaat dat geschikt is voor browsers.

Een extra pluspunt voor verkoopteams met een tool voor eSigning is de  directe integratie met uw klantrelatiesoftware  (of CRM), zoals Salesforce of een vergelijkbaar alternatief. Met Nitro Sign hoef je bijvoorbeeld de Salesforce-interface niet eens te verlaten om een contract te versturen. U kiest gewoon het digitale contact en de documentsjabloon en verstuurt het, allemaal vanaf dezelfde plek.

Bekijk dit korte overzicht van hoe eenvoudig Nitro Sign de ondertekeningsworkflow voor verkoopteams maakt:

2) Personeelszaken

In een concurrerende omgeving moeten HR-teams opvallen. Je kunt indruk maken op kandidaten door aanbiedingsbrieven op een snelle, efficiënte manier te presenteren, die ook nog eens gemakkelijk eondertekend kan worden. In de technologische zakenwereld van vandaag is de snelheid en het gemak van digitale contracten een vereiste.

Zodra nieuwe werknemers aan de slag gaan, wordt het inwerken gemakkelijker met efficiënte digitale processen. HR kan herbruikbare sjablonen maken om veelvoorkomende documentbundels te versturen en om handtekeningen te vragen. En werknemers kunnen al die nieuwe aanwervingsdocumenten veel sneller ondertekenen zonder iets te hoeven ondertekenen, scannen, printen of e-mailen. De tijd dat onboarding-materiaal in een uitgeprinte portfolio werd gepresenteerd, ligt al lang achter ons; eSigning en digitale documentautomatisering hebben het spel veranderd.

Bekijk een voorbeeld van een vereenvoudigde HR-workflow in Nitro Sign:

3) Inkoop

Het inkoopproces kan een eindeloze hoeveelheid documenten omvatten die moeten worden goedgekeurd en ondertekend. Denk aan het aantal scenario's waarvoor een handtekening nodig is: inkooporders, SOW's, BOM's, raamovereenkomsten, RFP's die moeten worden getekend, naleving van leveranciersrichtlijnen - de lijst is eindeloos.

Met een eSignature-oplossing zoals Nitro Sign kunnen inkoopprofessionals het goedkeuren en ondertekenen vereenvoudigen en de status bijhouden, zodat deadlines niet worden gemist.

Digitale contracten vereenvoudigen met Nitro Sign

Het is vrij eenvoudig: eSigning maakt digitaal contractbeheer van begin tot eind eenvoudiger. En als u op zoek bent naar een  toonaangevende oplossing voor elektronische handtekeningen , dan biedt Nitro Sign een naadloze en gebruiksvriendelijke ervaring voor bedrijven van elke grootte en elk type.

Neem contact met ons op voor meer informatie over Nitro Sign . Wij helpen u graag bij het moderniseren en vereenvoudigen van de manier waarop u digitale contracten en documenten ondertekent.