5 caractéristiques essentielles à rechercher dans un logiciel de signature électronique pour la conformité légale

Les signatures électroniques ont transformé la façon dont les entreprises traitent les documents, concluent des marchés et accomplissent leur travail, mais elles peuvent présenter quelques obstacles juridiques à franchir en fonction de votre secteur d'activité.  Les exigences de conformité en matière de signature électronique  varient selon les secteurs d'activité et les frontières géographiques, ce qui oblige les entreprises à mettre en œuvre des solutions capables de s'adapter facilement à de multiples environnements réglementaires.

Lisez la suite pour connaître les caractéristiques indispensables à rechercher lors de la recherche d'une solution d'eSign capable de relever les défis actuels en matière de conformité.

1. Vérification robuste de l'identité

Les entreprises ont besoin d'une plateforme d'eSign qui offre une authentification multifactorielle allant au-delà de la simple vérification de l'e-mail. Au minimum, votre logiciel d'eSign doit offrir une gamme de méthodes d'identification afin que vous puissiez choisir les meilleures options pour les besoins de conformité de votre organisation.

Les plateformes eSign avancées proposent plusieurs techniques d'authentification pour prouver l'identité du signataire, telles que

• Signatures biométriques
• Mots de passe à usage unique (OTP )
• Contrôles d'identité en temps réel

La puissante API de Nitro permet de  choisir facilement  les méthodes d'identification qui conviennent  à votre entreprise. Notre plateforme eSign s'intègre également aux services d'authentification du gouvernement central pour fournir le plus haut niveau de vérification de l'identité et garantir la conformité avec les réglementations sur les signatures électroniques. Téléchargez le  Ultimate Guide to Electronic Signatures  pour en savoir plus sur les techniques de vérification de l'eSigning.

2. Pistes d'audit détaillées

Les pistes d'audit créent une empreinte numérique des documents signés qui avertit les utilisateurs de toute modification non autorisée, établissant ainsi l'intégrité des documents et vous aidant à démontrer que vous respectez les réglementations. En cas de litige, ces journaux détaillés fournissent la preuve de l'authenticité du document, ce qui permet de faire peser la charge de la preuve sur toute partie contestant la signature.

Recherchez une solution de signature électronique qui assure le suivi des interactions avec les utilisateurs. Par exemple,  le logiciel eSign de Nitro  génère automatiquement des pistes d'audit qui enregistrent des horodatages précis, des adresses IP et des historiques complets de signature pour créer une piste d'audit complète et téléchargeable. Ces enregistrements analysables fournissent les données dont vous avez besoin pour démontrer que vous êtes en conformité avec des réglementations telles que l'identification électronique, l'authentification et les services de confiance (eIDAS) de l'Union européenne, l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) des États-Unis, la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), et bien d'autres encore.

3. Protocoles de cryptage avancés

Le cryptage est devenu une nécessité absolue pour les plateformes de signature électronique afin de lutter contre des méthodes d'attaque de plus en plus sophistiquées. Les cadres de conformité tels que ISO 27001 et SOC 2 exigent que les logiciels maintiennent des protocoles de cryptage qui préservent la sécurité et la confidentialité des données tout au long du processus de signature. Le choix d'une solution de signature électronique qui inclut des capacités de cryptage certifiées vous aide à protéger les informations sensibles tout en respectant les normes de sécurité internationales.

Votre logiciel de signature électronique doit fournir

• le cryptage des données en transit et au repos
• des sceaux cryptographiques qui empêchent la falsification des documents
• des méthodes de décryptage qui limitent l' accès des utilisateurs non autorisés
• l'intégration d'un protocole d'authentification sécurisé.

Ces fonctions de cryptage empêchent les utilisateurs non autorisés d'accéder à vos données et vous aident à garantir la sécurité tout au long du processus de signature.

4. Alignement réglementaire mondial

Étant donné que les niveaux d'authentification varient selon les régions et les secteurs d'activité, vous devez vous assurer que la solution que vous avez choisie est conforme aux  lois sur la signature électronique qui  s'appliquent à votre organisation. Votre logiciel de signature électronique doit pouvoir prendre en charge plusieurs cadres juridiques, tels que eIDAS, UETA, Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) et ZertES (Suisse), ainsi que des exigences spécifiques au secteur, telles que HIPAA et la loi Sarbanes-Oxley.

Nombre de ces réglementations exigent des  signatures électroniques qualifiées (QES ), qui lient l'identité d'un signataire à sa signature au moyen d'un certificat personnel qualifié délivré par un fournisseur de services de confiance qualifié (QTSP). Il est essentiel de disposer de capacités QES pour les transactions à fort enjeu dans les secteurs exigeant une sécurité et une vérification juridique maximales.

Assurez-vous que votre plate-forme de signature électronique peut s'adapter à l'introduction de nouvelles réglementations. Par exemple, les solutions eSign de Nitro s'intègrent parfaitement aux services d'identité et aux initiatives d'identification électronique pour s'aligner sur les diverses lois mondiales et sectorielles tout en protégeant votre entreprise contre l'évolution des exigences. De plus, en tant que QTSP, Nitro propose des QES pour une fraction du coût des solutions d'autres fournisseurs.

5. Stockage et archivage sécurisés des documents

Les différents secteurs d'activité ont des exigences spécifiques en ce qui concerne les normes de sécurité auxquelles les documents doivent répondre pendant leur stockage et la durée de leur conservation. La bonne plateforme de signature électronique doit fournir des référentiels de documents sécurisés et facilement accessibles qui préservent l'intégrité du document original.

Les solutions modernes de signature électronique offrent également un stockage avancé. Ces systèmes suivent et contrôlent les documents archivés pour s'assurer qu'ils restent protégés tout en permettant au personnel autorisé de les retrouver rapidement. Recherchez un logiciel capable de gérer automatiquement la conservation des documents, de fournir un suivi détaillé et d'assurer un accès transparent aux documents pour vos utilisateurs autorisés.

Rester sécurisé et conforme avec Nitro

Les réglementations en matière de signature électronique évoluent constamment, et des secteurs tels que la santé, les services financiers et les secteurs juridiques font l'objet d'une surveillance accrue en ce qui concerne la gestion des documents numériques. En choisissant un logiciel de signature électronique qui donne la priorité à la conformité, vous restez en phase avec l'évolution des normes industrielles et des exigences en matière de protection des données.

Les solutions de signature électronique de Nitro permettent à votre organisation de respecter les lois de conformité et de garantir une expérience de signature numérique sécurisée. Notre engagement en faveur de la conformité ne se limite pas au respect des normes actuelles ; nous concevons des solutions adaptables pour que vos processus de signature numérique soient à l'épreuve du temps.

Contactez Nitro  pour en savoir plus sur les signatures électroniques sécurisées et conformes.