5 Wesentliche Merkmale, auf die Sie bei eSignatur-Software für die Einhaltung von Rechtsvorschriften achten sollten

Elektronische Signaturen haben die Art und Weise verändert, wie Unternehmen Dokumente bearbeiten, Geschäfte abschließen und ihre Arbeit erledigen, doch je nach Branche sind dabei einige rechtliche Hürden zu überwinden.  Die Compliance-Anforderungen für eSigning  variieren von Branche zu Branche und von Land zu Land, so dass Unternehmen Lösungen implementieren müssen, die sich problemlos an verschiedene rechtliche Rahmenbedingungen anpassen lassen.

Lesen Sie weiter, um einen Überblick über die wichtigsten Funktionen zu erhalten, die Sie bei der Suche nach einer eSign-Lösung, die den heutigen Compliance-Anforderungen gerecht wird, beachten sollten.

1. Zuverlässige Identitätsüberprüfung

Unternehmen benötigen eine eSign-Plattform, die eine mehrstufige Authentifizierung bietet, die über eine einfache E-Mail-Verifizierung hinausgeht. Zumindest sollte Ihre eSign-Software eine Reihe von Identifizierungsmethoden anbieten, damit Sie die besten Optionen für die Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens auswählen können.

Fortschrittliche eSign-Plattformen bieten mehrere Authentifizierungsverfahren zum Nachweis der Identität des Unterzeichners, wie z. B.:

• Biometrische Unterschriften
• Einmalige Passwörter (OTPs )
• Identitätsprüfungen in Echtzeit

Die leistungsstarke API von Nitro macht es einfach,  die richtigen Identifizierungsmethoden  für Ihr Unternehmen auszuwählen und anzuschließen . Unsere eSign-Plattform lässt sich auch in zentrale staatliche Authentifizierungsdienste integrieren, um ein Höchstmaß an Identitätsüberprüfung zu gewährleisten und die Einhaltung der Vorschriften für elektronische Signaturen zu garantieren. Laden Sie den  Ultimate Guide to Electronic Signatures  herunter, um mehr über eSigning-Verifizierungstechniken zu erfahren.

2. Detaillierte Prüfpfade

Prüfpfade erstellen einen digitalen Fingerabdruck von signierten Dokumenten, der die Benutzer auf unbefugte Änderungen aufmerksam macht - so wird die Integrität der Dokumente sichergestellt und Sie können die Einhaltung von Vorschriften nachweisen. Im Falle eines Rechtsstreits liefern diese detaillierten Protokolle den Beweis für die Authentizität des Dokuments, so dass jede Partei, die die Signatur anzweifelt, die Beweislast trägt.

Suchen Sie nach einer eSignatur-Lösung, die Benutzerinteraktionen verfolgt.  Die eSign-Software von Nitro  generiert beispielsweise automatisch Prüfprotokolle, die genaue Zeitstempel, IP-Adressen und vollständige Unterzeichnungshistorien aufzeichnen, um ein umfassendes, herunterladbares Prüfprotokoll zu erstellen. Diese analysierbaren Aufzeichnungen liefern die Daten, die Sie benötigen, um die Einhaltung von Vorschriften wie dem Electronic IDentification, Authentication and Trust Services (eIDAS) der Europäischen Union, dem Uniform Electronic Transactions Act (UETA) der Vereinigten Staaten, dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und anderen nachzuweisen.

3. Fortschrittliche Verschlüsselungsprotokolle

Verschlüsselung ist für Plattformen für elektronische Signaturen zu einer absoluten Notwendigkeit geworden, um immer ausgefeiltere Angriffsmethoden abzuwehren. Konformitätsrahmen wie ISO 27001 und SOC 2 verlangen, dass die Software Verschlüsselungsprotokolle unterhält, die die Daten während des gesamten Unterzeichnungsprozesses sicher und geheim halten. Die Wahl einer eSign-Lösung mit zertifizierten Verschlüsselungsfunktionen hilft Ihnen also, sensible Informationen zu schützen und gleichzeitig internationale Sicherheitsstandards zu erfüllen.

Ihre eSign-Software sollte Folgendes bieten:

• Verschlüsselung für Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand
• Kryptografische Siegel, die Dokumentenmanipulationen verhindern
• Entschlüsselungsmethoden, die den Zugriff durch nicht autorisierte Benutzer einschränken
• Integration mit einem sicheren Authentifizierungsprotokoll

Diese Verschlüsselungsfunktionen verhindern, dass unbefugte Benutzer auf Ihre Daten zugreifen können, und helfen Ihnen, die Sicherheit während des gesamten Signiervorgangs zu gewährleisten.

4. Globale regulatorische Anpassung

Da verschiedene Regionen und Branchen unterschiedliche Authentifizierungsniveaus erfordern, müssen Sie sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Lösung die für Ihr Unternehmen geltenden Gesetze zur elektronischen Signatur erfüllt . Ihre eSign-Software sollte in der Lage sein, mehrere gesetzliche Rahmenwerke zu unterstützen, wie z. B. eIDAS, UETA, den Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) und das schweizerische ZertES, sowie branchenspezifische Anforderungen wie HIPAA und den Sarbanes-Oxley Act.

Viele dieser Vorschriften erfordern  qualifizierte elektronische Signaturen (QES) , die die Identität des Unterzeichners durch ein persönliches, qualifiziertes Zertifikat, das von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) ausgestellt wird, an seine Signatur binden. QES-Fähigkeiten sind von entscheidender Bedeutung für Transaktionen mit hohem Risiko in Branchen, die ein Höchstmaß an Sicherheit und rechtlicher Überprüfung erfordern.

Stellen Sie sicher, dass sich Ihre eSign-Plattform an die Einführung neuer Vorschriften anpassen kann. Die eSign-Lösungen von Nitro lassen sich beispielsweise nahtlos in Identitätsdienste und elektronische ID-Initiativen integrieren, um verschiedene globale und branchenspezifische Gesetze zu erfüllen und Ihr Unternehmen zukunftssicher gegen sich ändernde Anforderungen zu machen. Außerdem bietet Nitro als QTSP QES zu einem Bruchteil der Kosten der Lösungen anderer Anbieter an.

5. Sichere Dokumentenspeicherung und Archivierung

Verschiedene Branchen haben spezifische Anforderungen an die Sicherheitsstandards, die Dokumente während der Speicherung erfüllen müssen, und an die Aufbewahrungsdauer. Die richtige eSignatur-Plattform sollte sichere, leicht zugängliche Dokumentenspeicher bieten, die die Integrität des Originaldokuments wahren.

Moderne Lösungen für elektronische Signaturen bieten auch fortschrittliche Speichermöglichkeiten. Diese Systeme verfolgen und überwachen archivierte Dokumente, um sicherzustellen, dass sie geschützt bleiben und gleichzeitig autorisierten Mitarbeitern einen schnellen Zugriff ermöglichen. Achten Sie auf eine Software, die die Aufbewahrung von Dokumenten automatisch verwaltet, eine detaillierte Nachverfolgung ermöglicht und einen nahtlosen Dokumentenzugriff für Ihre autorisierten Benutzer unterstützt.

Bleiben Sie mit Nitro sicher und gesetzeskonform

Die Vorschriften für elektronische Signaturen entwickeln sich ständig weiter, und Branchen wie das Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und der Rechtssektor sehen sich einer zunehmenden Prüfung der digitalen Dokumentenverwaltung gegenüber. Wenn Sie sich für eine eSignatur-Software entscheiden, bei der die Einhaltung von Vorschriften im Vordergrund steht, bleiben Sie mit den sich ändernden Branchenstandards und Datenschutzanforderungen im Einklang.

Mit den eSign-Lösungen von Nitro kann Ihr Unternehmen die Compliance-Gesetze einhalten und ein sicheres digitales Unterschriftserlebnis gewährleisten. Unser Engagement für die Einhaltung von Vorschriften beschränkt sich nicht nur auf die Erfüllung aktueller Standards; wir entwickeln anpassungsfähige Lösungen, um Ihnen eine zukunftssichere Grundlage für Ihre digitalen Unterzeichnungsprozesse zu bieten.

Setzen Sie sich mit Nitro  in Verbindung , um mehr über sichere, gesetzeskonforme elektronische Signaturen zu erfahren.