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Comment annoter un PDF sur Mac

Parfois, vous n'avez pas besoin d'apporter directement des modifications dans un PDF, mais vous devez laisser quelques notes. Si tel est votre cas, il existe des moyens d'utiliser la fonction « Aperçu » sur votre Mac pour baliser un PDF, fournir des commentaires ou même simplement prendre des notes auxquelles vous pourrez vous référer plus tard.

La barre d'outils "Markup" est une solution intéressante pour une équipe qui doit travailler ensemble sur un PDF. Mais comment annoter un PDF avec d'autres outils qui rendront la collaboration encore plus facile ? Examinons les étapes spécifiques ci-dessous.

Ajouter une annotation à un document PDFs avec votre Mac

Commençons par définir une annotation. Il s'agit de toute sorte de note, d'objet ou de surbrillance qui complète le PDF pour votre référence. Et le style d'annotation le plus évident consiste simplement à ajouter une note textuelle à un PDF, de la même manière que vous pourriez ajouter un commentaire dans Word ou un document Google. Voici comment procéder.

  • Ouvrez Nitro PDF Pro pour Mac . Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du bouton Annoter pour afficher la barre d'outils d'annotation de votre document.
  • Sélectionnez le texte Tool.
  • Vous avez maintenant une option pour insérer un texte Box.
Exemple d'annotation

  • Vous avez deux options ici. Cliquez n'importe où sur la page pour insérer un texte Box. Vous remarquerez que lorsque vous commencerez à taper, le Box se développera automatiquement pour correspondre au texte que vous avez. Ou vous pouvez cliquer et faire glisser pour créer un texte Box avec une taille spécifique. Dans ce cas, le logiciel enveloppera le texte à la taille de Box.

C'est un moyen simple d'ajouter du texte directement à votre PDF. Mais gardez à l'esprit que si vous ne voulez pas interférer avec le texte lui-même, vous pouvez insérer une note à la place.

Ajouter une note à un PDFs sur Mac

Une note est livrée avec une zone de texte pliable, avec une petite indication dans le PDF qu'il y a une note à lire. C'est idéal pour tous ceux qui souhaitent partager un PDF sans interférer avec le contenu. Les lecteurs intéressés peuvent consulter vos annotations sans que ces annotations ne couvrent beaucoup d'espace vide dans le PDF. Voici comment les ajouter à votre document.

  • Encore une fois, ouvrez Nitro Sign. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du bouton Annoter pour afficher la barre d'outils d'annotation de votre document.
  • Sélectionnez l'outil Notes plutôt que l'outil Texte .
  • Avec les Notes Tool activées, vous pouvez maintenant cliquer sur le PDFs où vous souhaitez placer votre note. (Ne vous inquiétez pas, vous pouvez toujours modifier la position de la note plus tard simplement en cliquant et en faisant glisser). La note sera insérée sous la forme d'une petite icône attachée à une fenêtre de texte réductible. Quiconque veut lire la note peut simplement déplier la fenêtre et lire.
  • C'est à vous de décider si vous souhaitez masquer la note (la laisser réduite) ou la révéler (la laisser non réduite). C'est un choix stylistique de votre part.
  • Si vous avez besoin d'ajuster le nom sur la note, accédez à Préférences > Édition > Nom et modifiez l'auteur de la note.

Ajout de commentaires sur un PDF partagé

Naturellement, l'une des meilleures raisons d'utiliser l'annotation est lorsque vous partagez le document et collaborez sur son apparence. Au fur et à mesure qu'un PDF est transmis entre collègues et collaborateurs, vous devez laisser des commentaires et des réactions. Ou vous devrez peut-être revoir les commentaires et les commentaires avant de modifier vous-même le PDF.

Les commentaires Tool sont un moyen utile de réagir au développement d'un PDFs sans interférer. Cela aidera également tout le monde à rester sur la même longueur d'onde, car ils savent qui commente quoi et ce qui doit être fait pour corriger le PDFs final.

  • Répétez la première étape ci-dessus : cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Annoter dans la barre d'outils pour afficher le Tool approprié.
  • Cette fois, sélectionnez les commentaires Tool.
  • Avec les commentaires Tool activés, cliquez sur l'emplacement de la page où vous souhaitez placer votre commentaires. Cliquez et faites glisser pour redimensionner le commentaire lorsque vous le placez;cela peut prendre un peu d'ajustement pour s'habituer à la façon dont cela fonctionne.
  • Avec votre commentaire placé dans le PDF, vous pouvez taper sur le texte. Voilà ! Votre commentaire ira directement.

Une autre remarque : si vous utilisez l'outil Modifier ou Sélectionner du texte , vous pouvez toujours double-cliquer sur un commentaire pour le modifier. Vous n'avez pas toujours besoin d'utiliser l'outil Commentaire pour modifier les commentaires que vous avez déjà placés.

Ajoutez une "légende" à votre PDF pour signaler un problème

Cela arrivera à un moment donné : vous devez signaler un problème (poliment, bien sûr) dans un PDF pour attirer leur attention sur quelque chose. C'est assez facile de le faire dans les outils collaboratifs en ligne ; pourquoi ne serait-ce pas aussi facile à faire dans un PDF ? Avec Nitro Sign, cela peut être :

  • Dans Nitro, répétez la même étape dans les autres processus, en cliquant sur la flèche vers le bas à côté du bouton Annoter pour afficher les outils.
  • Sélectionnez le fichier légende Tool.
  • Comme précédemment, cliquez sur l'emplacement sur la page où vous souhaitez placer votre zone de texte de légende.
  • Placez la légende. Vous pouvez maintenant cliquer et faire glisser les poignées de redimensionnement pour redimensionner la zone de texte selon vos spécifications.
  • Cliquez et faites glisser les extrémités pour diriger les spectateurs vers la « ligne de repère ». Cela créera une flèche vers l'emplacement spécifique sur la page dont vous parlez.
  • Si vous devez modifier la légende, sélectionnez l'outil Modifier et cliquez sur la légende. Vous pouvez utiliser l'outil d'édition pour repositionner ou redimensionner la boîte que vous avez créée.

Que se passe-t-il si vous avez placé une légende, mais que vous devez la déplacer ?

  • Désélectionnez la légende. Vous pouvez le faire simplement en cliquant n'importe où sur la page.
  • En maintenant la touche Commande enfoncée tout en utilisant Modifier Tool, vous pouvez maintenant sélectionner et faire glisser l'intégralité de la légende vers un autre emplacement. Remarque : votre légende sera conservée telle que vous l'avez écrite; vous le déplacez simplement.
  • Relâchez la touche Commande pour le placer. Vous pouvez maintenant modifier les composants individuels de la légende, comme vous le pouviez auparavant.

Ajouter une annotation sonore à un PDFs

  • Parfois, vous ne pouvez pas exprimer correctement vos commentaires dans le Word écrit. Il peut être plus facile pour vous de simplement télécharger un fichier audio de vous-même parlant du problème et de le laisser dans le PDFs. Si c'est la meilleure façon de procéder, voici ce que vous voudrez savoir :
  • Si vous souhaitez pré-enregistrer un fichier, faites-le maintenant. Rappelez-vous où vous avez stocké ce fichier sur votre Mac.
  • Dans Nitro Sign, cliquez sur la flèche vers le bas à côté d'Annoter pour afficher la barre d'outils, comme auparavant.
  • Sélectionnez l'outil Son .
  • Cliquez sur une page spécifique dans votre PDF - c'est là que vous placerez le fichier audio.
  • Un menu apparaîtra. Cela vous donnera la possibilité d'utiliser un bouton d'enregistrement rouge pour vous enregistrer maintenant, ou vous pouvez utiliser un fichier son qui a été précédemment enregistré. Choisissez votre option.

Cela créera une annotation de fichier son/audio à côté de la page appropriée. Dès lors, les personnes qui collaborent sur le PDF peuvent entendre les commentaires que vous avez laissés.

Conseils pour les annotations sur votre PDF lorsque vous utilisez un Mac

  • Double-cliquez sur le Tool pour le "verrouiller" en place. Cela vous permet de travailler avec le Tool en continu. Ceci est particulièrement utile si vous savez que vous devrez prendre beaucoup de notes en une seule session de travail, par exemple. Si vous souhaitez déverrouiller le Tool, cliquez sur Modifier ou utilisez Commande + 2. Vous pouvez également visiter cette fonctionnalité dans les Préférences si vous souhaitez la désactiver. Cependant, pour les personnes qui ajoutent beaucoup de commentaires à un PDFs en une seule séance, verrouiller le Tool en place est un moyen utile de l'aborder.
  • Utilisez une légende Tool lorsque vous avez quelque chose de spécifique en tête. Méfiez-vous d'ajouter une note sur un PDFs lorsque vous souhaitez mettre en évidence un problème spécifique. N'ajoutez pas de texte Box et dites "Sur l'une des lignes ici, nous devrions le changer…" car ce n'est pas assez précis. Utilisez plutôt la légende Tool lorsque vous faites cela. C'est essentiellement comme utiliser votre doigt pour pointer vers le PDFs. Cela aidera à réduire la confusion parmi les personnes qui examinent vos annotations pour la première fois.

Prêt à tirer le meilleur parti de vos annotations avec des PDF ? Ensuite, il est temps d'utiliser le logiciel qui le rend aussi simple que possible. Nous vous recommandons de vous inscrire à un essai gratuit de Nitro PDF Pro pour Mac pour découvrir tout ce que le logiciel peut faire pour les PDF à l'ère numérique.

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