Lo que los empleados realmente quieren que la IA automatice… y por qué es importante

La tarea relacionada con documentos que todo el mundo quiere automatizar en primer lugar

Todas las organizaciones tienen una tarea que todo el mundo considera una pérdida de tiempo y que nadie se ha molestado en solucionar. A menudo, se trata de la misma tarea: extraer cifras de un documento e introducirlas en una hoja de cálculo, un CRM o un sistema de reclamaciones, campo por campo. Rara vez aparece en la hoja de ruta de un proyecto, porque por sí sola nunca parece lo suficientemente importante como para justificarla. Sin embargo, entre todos los departamentos, las horas que consume se acumulan en un trabajo que nadie recuerda haber hecho al final de la semana.

El nuevo estudio de Nitro,  «El estado de la IA en los flujos de trabajo documentales: cómo salvar la brecha entre las promesas de la IA y la productividad» , encuestó a 1.300 directivos de empresas de los sectores de servicios financieros, servicios jurídicos, fabricación, sanidad e inmobiliario en EE. UU., Reino Unido y Canadá. Entre las preguntas formuladas figuraba: «¿Qué tareas relacionadas con los documentos le gustaría más que se automatizaran?». Las respuestas fueron inusualmente coherentes. Independientemente del sector o del nivel jerárquico, se mencionaron repetidamente las mismas tareas.

Los directivos y ejecutivos coinciden en qué hay que solucionar primero

Cuando se les preguntó qué tareas relacionadas con los documentos les aliviaría más dejar de realizar manualmente, los directivos situaron la extracción de datos en primer lugar por un amplio margen. El 56 % mencionó la extracción de información de los documentos para introducirla en hojas de cálculo y otros sistemas. A continuación, le siguieron la edición y el formateo, con un 50 %, y la fusión, compresión o conversión de archivos, con un 48 %.

A los ejecutivos, cuando se les preguntó dónde veían la mayor oportunidad de automatización para su organización, señalaron la misma prioridad principal. La extracción de datos volvió a liderar la lista, con un 51 %, seguida de la síntesis y el análisis de documentos, con un 46 %, y la protección, el cifrado o el desbloqueo de documentos, con un 44 %.

Gran parte del informe se centra en las diferentes formas en que los ejecutivos y directivos describen el uso que hace su organización de la IA: cifras de implantación, madurez en materia de gobernanza y avances hacia la consecución de resultados. En cuanto a la cuestión de qué hay que solucionar primero, coinciden: la extracción de datos ocupa el primer puesto en ambas listas.

Querer la automatización y tenerla son dos cosas diferentes

Si ambos grupos coinciden en lo que hay que solucionar, la pregunta lógica que surge a continuación es: ¿por qué no se ha solucionado? El 57 % de los responsables y directores afirma que, en algún momento, una herramienta de PDF o de firma de documentos les ha frustrado lo suficiente como para plantearse medidas drásticas, desde presentar una queja formal al departamento de TI hasta replantearse por completo su trayectoria profesional. Es una cifra difícil de conciliar con cualquier afirmación de que las herramientas actuales funcionan según lo previsto.

Parte de la explicación radica en cómo se utiliza la IA una vez que se ha implantado. Entre los responsables cuyos departamentos han comenzado a utilizar la IA en los flujos de trabajo de documentos, solo el 12 % ha alcanzado una verdadera automatización de principio a fin. El 37 % utiliza herramientas de IA independientes junto con su software de gestión de documentos actual, copiando el contenido en un chatbot y pegando el resultado de nuevo en el flujo de trabajo a mano. Otro 32 % ha conectado una parte de un proceso más amplio que, por lo demás, sigue siendo manual. En cada caso, la tarea manual sigue estando donde siempre ha estado, con una solución alternativa construida a su alrededor.

Los directivos ya son conscientes del coste que supone dejarlo así

Los directivos perciben el lado frustrante de esta situación: el 49 % de los ejecutivos califica la frustración de los empleados con las herramientas de gestión de documentos como un problema significativo o grave que afecta a la moral y la productividad, y solo el 11 % lo considera insignificante.

Además, según el mismo estudio, disponen de pruebas de que solucionar el problema sale a cuenta. Entre los directivos cuyos departamentos han implantado la IA en los flujos de trabajo de documentos, el 93 % señala al menos un resultado cuantificable, como la reducción del tiempo de procesamiento de documentos, la reasignación del tiempo del personal a tareas de mayor valor y la disminución de los incidentes de cumplimiento normativo. A nivel ejecutivo, entre las organizaciones que han superado la fase piloto, esa cifra alcanza el 99 %. Lo que no queda tan claro en el estudio es si la preocupación y las pruebas se han presentado ante la misma persona dentro de la misma organización.

El punto de partida para implementar la automatización de documentos está a la vista

Para cerrar esta brecha hay que partir de las tareas que los empleados siguen identificando y automatizarlas adecuadamente, en lugar de dejar que las personas creen sus propias soluciones provisionales para lo que una herramienta de flujo de trabajo ya debería estar gestionando. La extracción de datos es el primer paso obvio, ya que es en lo que coinciden los directivos y ejecutivos: es donde la carga manual es mayor y son las mismas tareas que ya están generando beneficios cuantificables. Empezar por aquí genera resultados visibles rápidamente y fomenta la confianza de la organización que los equipos de primera línea, más cautelosos, están esperando antes de comprometerse plenamente.

Lee los resultados completos en «El estado de la IA en los flujos de trabajo documentales ».